La etapoj de projekta plano, kiuj certigas projektan sukceson

Projekta plano estas la kulmino de zorga planado de projektestro. Ĝi estas la ĉefa dokumento, kiu gvidas la progreson de projekto. Ĉi tio estas la gvidilo de la projektestro.

Kvankam projektplanoj diferencas de firmao al firmao, ekzistas dek paŝoj kiuj absolute devas esti en projektplano por eviti konfuzon kaj trudan improvizon dum la projektekzekuta fazo.

En ĉi tiu artikolo, Mi alportas al vi miajn konsilojn por helpi vin skribi vian projektplanon bone. Se vi volas sukcese efektivigi vian projekton, via projekta plano devas nepre inkluzivi la jenajn elementojn:

1. Projektceloj

La projektceloj estas difinitaj en la projektĉarto. Tamen, ili ankaŭ devus esti inkluzivitaj en la projektplanon por plu klarigi la projektcelojn. Tamen projektestro elektas korpigi celojn en la projektplanon, la grava afero estas konservi klaran ligon inter la projekto ĉarto – la unua ŝlosila dokumento de projekto – kaj la dua ŝlosila dokumento de la projekto, ĝia projektplano.

2. Projekta Amplekso

Kiel la projektceloj, la amplekso estas difinita en la ĉarto kaj devas esti plue rafinita en la projektplano fare de la projektestro. Difinante la amplekson, la projektestro povas komenci montri kiel ĝi aspektos la celo de la projekto.

Se la amplekso ne estas difinita, ĝi povas etendiĝi tra la tuta projekto. Ĉi tio kondukas al kostaj superfluoj kaj maltrafitaj limdatoj.

Artikolo por legi: Kiel Gvidi Prosperan Komercon?

Ekzemple, se vi gvidas merkatan teamon krei broŝuron por la produkta linio de kompanio, vi devus listigi la nombron da paĝoj kaj doni ekzemplojn pri kiel aspektos la preta produkto.

Por iuj teamanoj, broŝuro povas signifi du paĝojn, dum aliaj povas konsideri dek paĝojn adekvataj. Difini amplekson povas akiri la tutan teamon sur la sama paĝo de la komenco.

3. Mejloŝtonoj kaj ĉefaj liveroj

La ĉefaj atingoj de projekto estas nomitaj mejloŝtonoj kaj la ĉefaj laborproduktoj estas nomitaj ĉefaj liveroj. Ili ambaŭ reprezentas la ĉefajn komponantojn por labori pri projekto. Projekta plano devus identigi ĉi tiujn elementojn, difini ilin kaj fiksi templiniojn por ilia kompletigo.

Se organizo entreprenas projekton por evoluigi novan programaron, la ĉefaj liveroj povus esti la fina listo de komercaj postuloj kaj kiel efektivigi ilin.

Tiam la projekto povus havi mejloŝtonojn por finkonstruado de dezajno, sistema testado, uzanta akceptotestado, kaj softvardeplojo dato. Ĉi tiuj mejloŝtonoj estas asociitaj kun laborproduktoj, sed ili rilatas pli al la procezoj ol al la produktoj mem.

Artikolo por legi: La loko de cifereca merkatado en komerco

Mejloŝtonoj kaj ŝlosilaj livertempoj ne devas esti precizaj datoj, sed ju pli specifaj des pli bone. Precizaj datoj helpas al projektestroj malkonstrui laborstrukturojn pli precize.

En ĉi tiu etapo de la plano, vi kreos mejloŝtonojn por ke vi povu preni grandajn aŭ altnivelajn liverojn kaj disrompi ilin en pli malgrandajn liverojn, kiuj povas esti priskribitaj en la sekva etapo.

4. La Laborrompa Strukturo

Labor-rompostrukturo rompas la mejloŝtonojn kaj gravajn liveraĵojn de projekto en pli malgrandajn pecojn tiel ke unu persono povas esti asignita respondeco por ĉiu faceto.

Disvolvante ĉi tiun strukturon, la projektestro enkalkulas multajn faktorojn kiel la fortoj kaj malfortoj de la projektteamanoj, la interdependecoj inter taskoj, la disponeblaj rimedoj kaj la ĝenerala limdato de la projekto.

Projektestroj estas finfine respondecaj pri la sukceso de la projekto, sed ili ne povas fari la laboron sole. La paneostrukturo estas ilo, kiun la projektestro uzas por certigi respondecon por la projekto.

Artikolo por legi: Jen 14 riĉiĝi-rapidaj konsiletoj

Ĉi tiu ilo ankaŭ diras al projektaj koncernatoj, kiu respondecas pri kio. Se la projektestro zorgas pri tasko, li scias precize kiun renkonti pri ĉi tiu zorgo.

5. La investbuĝeto

La buĝeto de projekto montras kiom da mono estas asignita por kompletigi la projekton. La projektestro respondecas pri la taŭga asigno de ĉi tiuj rimedoj.

Por projekto, kiu havas provizantojn, la projektestro certigas, ke la liveroj estas kompletigitaj laŭ la kondiĉoj de la kontrakto, atentante la kvaliton. Iuj projektaj buĝetoj estas ligitaj al la plano de homaj rimedoj.

Gravas establi la koston de ĉiu paŝo rigardante la bezonatan tempon kaj la koston de la laboro necesa por plenumi la taskojn. La kosto de la projekto rilatas al la daŭro de la projekto, kiu dependas de la amplekso de la projekto. Amplekso, mejloŝtonoj, taskoj kaj buĝeto devus esti vicigitaj kaj realismaj.

6. La plano de homaj rimedoj

La plano de homaj rimedoj montras kiel la projekto estos dungita. Ĝi difinas kiu estos parto de la projektteamo kaj kiom longe ĉiu persono devas fari.

Disvolvante ĉi tiun planon, la projektestro intertraktas kun teamanoj kaj iliaj kontrolistoj kiom da tempo ĉiu teamano povas dediĉi al la projekto. Se necesas plia kunlaborantaro por konsulti pri la projekto sed estas parto de la projektteamo, tio ankaŭ estas dokumentita en la dungita plano. Denove, la taŭgaj kontrolistoj estas konsultitaj.

7. La plano pri administrado de risko

Multaj aferoj povas misfunkcii dum funkciado de projekto. Kvankam estas malfacile antaŭvidi ĉiun eblan katastrofon aŭ negravan okazaĵon, multaj faŭltoj povas esti antaŭviditaj. En la riska administra plano, la projektestro identigas ĉiujn projektajn riskojn. Ĝi ankaŭ determinas la verŝajnecon de ĉi tiuj scenaroj okazantaj kaj la strategiojn por mildigi ilin.

Formulante ĉi tiun planon, la projektestro povas serĉi kontribuon de la projektsponsoro aŭ ilia projektteamo.

Mildigaj strategioj estas enmetitaj por riskoj kiuj verŝajne okazos aŭ kiuj havas altajn kostojn asociitajn kun ili. Riskoj kiuj verŝajne ne okazas kaj tiuj kiuj havas malaltajn kostojn estas notitaj en la plano, eĉ se ili ne havas mildigajn strategiojn.

8. La komunika plano

Komunika plano priskribas kiel projekto estos komunikita al diversaj spektantaroj. Same kiel la strukturo de laboro, komunika plano asignas respondecon por kompletigi ĉiun komponenton al membro de la projektteamo.

En ĉi tiu paŝo, estas grave priskribi kiel aferoj estos komunikitaj kaj solvitaj ene de la teamo. La ofteco de komunikado kun la teamo kaj koncernatoj ankaŭ devus esti precizigita. Ĉiu mesaĝo havas celgrupon. Ĝi helpas projektestrojn certigi, ke la ĝustaj informoj ricevas al la ĝustaj homoj en la ĝusta tempo.

Artikolo por legi: 1 financaj konsiletoj por novgeedzoj

9. La Stakeholder Management Plan

Koncerna administra plano identigas kiel koncernatoj estos uzitaj en la projekto. Foje koncernatoj nur bezonas ricevi informojn. Ĉi tio povas esti konsiderata en la komunika plano.

10. La plano de administrado de ŝanĝoj

Ŝanĝadministra plano establas kadron por fari ŝanĝojn al la projekto. Kvankam projektestroj emas voli eviti ŝanĝojn al la projekto, foje ili estas neeviteblaj.

La ŝanĝadministra plano disponigas protokolojn kaj procezojn por fari ŝanĝojn. Estas esence por respondigebleco kaj travidebleco, ke projektsponsoroj, projektestroj kaj projektteamanoj sekvas la ŝanĝadministradplanon.

En resumo….

La projektoplano estas grava dokumento por la sukceso de la projekto. Ĝi funkcias kiel kompaso en la konduto de la projekto, de komenco ĝis fino. Tial ĝi postulas la aktivan partoprenon de ĉiuj koncernatoj por konsenti pri la diversaj punktoj. Ankaŭ gravas preni la tutan tempon necesan por difini ĝin.

La plej grava risko de malbone difinita plano estas, ke vi estas elmontrita al disputoj solvindaj pri punktoj de malkonsento, kiuj ne estis enkadrigitaj.

Mi invitas vin dividi viajn opiniojn kaj spertojn en la komentoj.