El papel de un asistente virtual en una empresa

Si eres como la mayoría de los blogueros, ¿siempre has pensado que tenías que hacerlo solo? ¿Es este tu caso? Y sí, la mayoría de los emprendedores empiezan por su cuenta o contratan a un asistente virtual.

En este artículo, te muestro por qué un asistente virtual es importante para tu negocio. Pero primero, aquí hay un curso de capacitación que lo ayudará hace posible tener éxito en el emprendimiento.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA) es alguien que brinda servicios de soporte a otras empresas desde una ubicación remota.

El término nació en la década de 1990 a partir de la posibilidad de trabajar virtualmente gracias a las mejoras tecnológicas. Un asistente virtual es alguien que es contratado para realizar las tediosas tareas del día a día de tu negocio.

Puede ser en otra ciudad, estado o país. También pueden ser personas que vengan a tu oficina o se reúnan en un espacio de coworking una vez a la semana. Realmente depende de ti.

Lo más importante es que se encarguen de completar las tareas que su cliente necesita sin problema, ya sea porque odian hacerlo o porque les lleva demasiado tiempo.

Los asistentes virtuales son particularmente buscados por emprendedores y negocios en línea. Estas empresas necesitan ayuda pero no quieren contratar personal físicamente. Para servirle, Finance de Demain trabaja con un promedio de dos asistentes virtuales.

Qué hace un asistente virtual

En teoría, un asistente virtual puede hacer todo lo que hace cualquier otro personal de apoyo. Sin embargo, las tareas de soporte virtual no se limitan al trabajo de oficina. Muchos asistentes virtuales ofrecen servicios de marketing, diseño web y otros.

Algunos asistentes virtuales se especializan en un conjunto de habilidades específico. Por ejemplo, un asistente virtual de marketing solo hace trabajo de marketing. Otros asistentes virtuales realizan una variedad de tareas pero en una industria específica. Por ejemplo, un asistente virtual para empresas inmobiliarias.

La mayoría de los asistentes virtuales tienen su propio negocio de asistente virtual en el hogar. Esto les permite ganar más y tener un mejor control sobre las tareas que realizan. Sin embargo, muchas pequeñas empresas contratan asistentes virtuales como parte de un trabajo o contrato.

Finalmente, muchos VA usan sitios independientes o sitios de coworking para encontrar proyectos rápidos y de tiempo limitado.

¿Cómo puede un asistente virtual beneficiar a su negocio?

Porque delegar tareas que consumen su tiempo y energía, que no le gusta hacer y que lo mantienen en el ciclo de pasar de una tarea tediosa a otra, un VA le permitirá recuperar el control de sus asuntos.

Hacer crecer su equipo significa que puede hacer un trabajo esencial, concentrarse en la estrategia y en el panorama general. Puedes empezar a soñar y planificar a mayor escala.

¿Cómo sabe cuándo está listo para contratar a un asistente virtual?

Cuando estará listo para contratar es diferente para todos, lo que hace que la decisión sea muy difícil. Recomendamos contratar un VA antes de que crea que está listo para comenzar.

La razón de esto es que la mayoría de las personas (¡incluido yo mismo!) esperamos hasta que ya estamos en un punto de "locura" para comenzar a delegar y pedir ayuda con el negocio. Entonces, si está listo para hacer crecer su negocio y cree que está listo, le recomiendo que comience a buscar a su asistente virtual.

Será mucho más fácil para ambos si incorpora a alguien al equipo cuando las cosas estén un poco más tranquilas, de modo que las cosas funcionen sin problemas cuando lleguen los momentos de mayor actividad.

Aquí hay algunas preguntas para responder antes de tomar la decisión final de contratación:

• ¿Está listo para hacer crecer su negocio más rápido de lo que ha sido hasta ahora?
• ¿Puede permitirse pagar a alguien cada mes?
• ¿Tienes tareas definidas para empezar a delegar?

Si respondió afirmativamente a todas estas preguntas, entonces está listo para comenzar el proceso de contratación de VA.

¿Cómo contratar un VA?

Si bien la asistencia virtual es una excelente idea de negocio desde casa, obtener ayuda virtual es crucial para que los propietarios de negocios desde casa maximicen sus ingresos y faciliten el crecimiento. Como propietario de un negocio desde casa, llega un momento en el que es imposible hacerlo todo, al menos lo suficientemente bien como para ser eficaz y eficiente.

La contratación de un asistente virtual liberará su tiempo para que pueda concentrarse en su trabajo, en las tareas que producen los mejores resultados comerciales para usted. Además, muchos Los asistentes virtuales son mejores que tú. en algunas tareas.

A la larga, siempre es más rápido y más barato contratar trabajos para los que no está calificado.

El primer paso de la contratación. de un asistente virtual es hacer una lista de las tareas que desea subcontratar. Haz una lista completa, priorizando las actividades que quieres delegar primero. Por ejemplo, la gestión del correo electrónico requiere mucho tiempo y es tediosa, colóquela en la parte superior de su lista.

O tal vez los problemas tecnológicos están ocupando demasiado de su tiempo, puede subcontratar la administración de su sitio web. O mantener la contabilidad de su empresa al día.

El siguiente paso es averiguar a quién contratar. Hay muchas formas de contratar a un asistente virtual. Puede usar un servicio de VA que los contrate y los capacite, y luego le asignan una persona según los servicios que necesita.

La última opción es contratar a alguien en su red que tenga referencias. Si bien puede publicar un anuncio en busca de un asistente virtual, encontrar uno que ya tenga credenciales confiables le ahorrará tiempo y dolores de cabeza.

Lista de servicios que pueden ofrecer los asistentes virtuales

escritura creativa

• Escribir publicaciones de blog
• Escriba libros electrónicos, libros, boletines, embudos de correo electrónico, etc.
• Escriba o edite transcripciones de audio o video.
• Escribe publicaciones en las redes sociales para Facebook, Twitter o Instagram.
• Edición y revisión de publicaciones de blogs, libros, sitios web, boletines, recetas, etc.
• Prepara emails para tu email marketing
• Creación de descripciones de productos para tiendas online (store/product manager)
• Recopilación/edición de testimonios.
• Etc ...

administrador / gerencia

• Atención al cliente vía email, chat o teléfono.
• Seguimiento y respuesta de correos electrónicos.
• Organizar buzones
• Administrar los comentarios del blog.
• Soporte de seminario web en vivo
• Gestión de agenda
• Crear presentaciones de PowerPoint
• Gestión de suministros y suministros.
• Concertar entrevistas
• Contestar llamadas telefónicas
• Reutilizar contenido (Ejemplo: convertir un video en una publicación de blog escrita o una publicación de blog en una publicación de redes sociales)
• Redactar actas de reuniones por videoconferencia
• Administrar calendarios editoriales de blogs
• Tareas de incorporación de clientes, como responder correos electrónicos y enviar facturas y contratos
• Seguimiento de clientes potenciales / clientes actuales
• Presentación de los invitados
• Hacer arreglos de viaje
• Elaboración de formularios
• reanudar la creación
• Contratación y formación de nuevos miembros del equipo.
• traducción
• Lluvia de ideas para publicaciones de blog, productos, etc.

NB: Las tareas administrativas se encuentran entre los servicios más demandados. Ayudar a los dueños de negocios con estas tareas diarias les libera tiempo para ganar más dinero. Muy precioso !

Diseño Gráfico

• Creación de gráficos para publicaciones de blog.
• edición de fotos
• Creación de diapositivas para webinars o talleres.
• Diseño de tarjetas de visita, flyers, logos, menús, señalética, etc.
• Búsqueda de imágenes para publicaciones de blog, libros, redes sociales, etc.
• Creación de guías de estilo de marca.
• Diseño de libros electrónicos o archivos PDF para suscripciones a boletines

NB: Canva tiene toneladas de plantillas y es fácil de usar si buscas crear gráficos.

Medios de comunicación social

• Programación de actualizaciones de redes sociales.
• Creación y gestión de cuenta de Pinterest
• Crear y administrar pines promocionados
• Administrar grupos de Facebook
• Creación y gestión de grupos de LinkedIn
• Crear encuestas en redes sociales
• Ajustar los horarios de publicación.
• Creación y gestión de publicaciones en Instagram.
• Responder a los mensajes de las redes sociales.

Cuenta contable

• Gestión de pagos y facturación.
• Tramitación de pedidos y devoluciones.
• Gestión de colecciones
• Gestión de nóminas
• Facturación y Facturas.

¿Cómo usar esta lista de servicios de asistente virtual?

Como puedes ver, son muchos los servicios que puedes ofrecer como Asistente Virtual.

Según el tipo de servicio que le interese, puede combinar un paquete de servicios relacionados y vender como un paquete de servicios: facturado por proyecto o como un servicio mensual continuo.

Si encuentra algo que despierta su interés, investigue más. Si después de su investigación todavía está interesado, averigüe cómo puede adquirir las habilidades necesarias si aún no las tiene.

Puede aprender de videos de YouTube, libros en Amazon o cursos que encuentre en línea.

Y recuerde, el hecho de que esté comenzando con un servicio como VA no significa que tendrá que ofrecer ese servicio por el resto de su vida. Usted es libre de actualizar o agregar servicios adicionales.

Habilidades necesarias para ser un asistente virtual

Muchas de las habilidades requeridas para ser asistente virtual son las mismas que se requieren para ser asistente administrativo o secretaria. Por ejemplo, usted debe tener habilidades organizativas superiores. También debe tener un comportamiento telefónico agradable y habilidades en el uso de las nuevas tecnologías.

Como VA, también necesitará habilidades específicas para trabajar por cuenta propia. Por ejemplo, debería poder realizar múltiples tareas, especialmente si está haciendo malabarismos con varios clientes.

Debe poder concentrarse en el trabajo, en el entorno de su hogar. También necesita el equipo adecuado en su oficina en casa.

Algunos trabajos de asistente virtual requieren habilidades adicionales, que incluyen diseño web, planificación de eventos, contabilidad y mucho más.

Puede buscar trabajos de Asistencia Virtual que requieran sus habilidades particulares. Además de las habilidades específicas, los empleadores a menudo buscan candidatos con capacitación y/o experiencia en la oficina en alguna capacidad administrativa.

Las cualidades esenciales de un asistente virtual

Fiabilidad

Este es uno de los más importantes porque, desafortunadamente, parece ser el más común. Muchos clientes me han dicho que se han sentido decepcionados con los VA que no informaron su progreso o simplemente no cumplieron.

Esto es completamente imperdonable y no solo le da mala fama a la industria de la asistencia virtual, sino que el próximo asistente virtual llamado debe cargar con las sospechas y dudas del cliente sobre la efectividad del uso de este tipo de servicios.

El profesionalismo es primordial en esta industria, por lo que si un cliente te llama, debes devolverle la llamada. ¡Si recibes un correo electrónico, debes responder! No tiene que ser inmediatamente, pero al menos tiene que ser al día siguiente.

Buena capacidad de comunicación

Desde el primer punto, debes informar al cliente del progreso de tu trabajo, por lo que establece cómo y cuándo actualizarlos cuando se convierta en cliente, y antes de iniciar cada nueva tarea.

Si un cliente tiene que perseguirlo constantemente para obtener actualizaciones, entonces no está haciendo bien su trabajo.

Gestión del tiempo

Aparentemente, la investigación dice que solo debe concentrarse en una cosa y eso es ineficiente para realizar múltiples tareas. Por supuesto, debe concentrarse en la tarea en cuestión, pero también trabajará con múltiples clientes; que piensan que son su único y más importante cliente.

Probablemente tenga mucho que hacer en un día, así que planee con anticipación. Programe las tareas cuando sea más eficiente. Utilice un calendario de Google y marque los elementos personales de un color y los elementos de trabajo de otro.

Si sabe que escribe mejor por la mañana, intente programar reuniones para el final de la tarde. También puede incluir todas sus tareas laborales en su calendario (incluido el tiempo de planificación) para saber de manera realista si tiene tiempo para hacer todo.

Recurso

A menudo recibirás correos electrónicos con preguntas técnicas, que podrían encontrar fácilmente usando Google, o preguntando cuánto cuestan tus servicios, cuando ni siquiera se han molestado en visitar tu sitio web y/o tus redes sociales.

Se le pedirá que haga muchas cosas que nunca ha hecho antes, y solo tiene que descubrir cómo hacerlo. Se espera que los VA proporcionen soluciones y resuelvan los problemas de los clientes.

Si no tiene la capacidad de resolver un problema y descubrir cómo hacer algo, entonces no será un buen asistente virtual.

El asistente virtual no es Yoda, por lo que no es realista suponer que podrá hacerlo todo. Pero hay que saber investigar para encontrar la información por uno mismo. Mientras sea honesto con su cliente sobre el alcance de sus habilidades, estará bien.

Los clientes tampoco esperan que lo sepas todo. Dígales que nunca antes ha hecho este trabajo en particular; pero usted está feliz de averiguar cómo y volver a él.

Debe continuar capacitándose, donde puede ver videos de YouTube, intercambiar habilidades con otros VA, hacer preguntas en los foros de VA y, en general, participar.

Trate de mantenerse al día con lo que se mueve y cambia, tanto en su industria como en el mundo de la tecnología. Decide las cosas sobre las que quieres saber más y luego investiga.

Gestionar las expectativas y generar confianza

No solo necesita saber lo que está haciendo, sino que también debe asegurarse de que el cliente sepa lo que está haciendo. A menudo, un cliente nunca ha trabajado con un asistente virtual, por lo que si no sabe lo que puede hacer y cómo funciona todo, dudará seriamente de su capacidad para ayudarlo.

Es probable que un nuevo cliente lo busque para guiarlo a través del proceso, por lo que necesita saber y explicar cómo trabaja. Esto viene principalmente con la experiencia, pero practique su nueva lista de preguntas o juego de roles; e incluso trabajar como voluntario para un contratista que conoce, para que pueda obtener un testimonio y probarlo, si eso le preocupa.

Trabajar solo

Parece ser bastante común que los freelancers se sientan solos, lo que me sorprende porque soy completamente feliz trabajando solo y nunca pensé que algunas personas extrañarían tener a otros cerca.

Claro, a veces uso espacios de coworking y otras veces trabajo en cafés, pero estar solo toda la semana es algo a tener en cuenta.

Si tienes alguna experiencia en asistencia virtual, no olvides dejarme un comentario. Sin embargo, no puedo dejarlos sin presentarles esta capacitación premium sobre finanzas personales.