Las etapas de un plan de proyecto que aseguran el éxito del proyecto

Un plan de proyecto es la culminación de una cuidadosa planificación por parte de un director de proyecto. Es el documento principal que guía el progreso de un proyecto. Esta es la guía del gerente de proyecto.

Aunque los planes de proyecto difieren de una empresa a otra, hay diez pasos que deben estar absolutamente en un plan de proyecto para evitar confusiones e improvisaciones forzadas durante la fase de ejecución del proyecto.

En este artículo Te traigo mis consejos para ayudarte a redactar bien tu plan de proyecto. Si desea ejecutar con éxito su proyecto, su plan de proyecto debe incluir absolutamente los siguientes elementos:

1. Objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto se definen en el acta de constitución del proyecto. Sin embargo, también deben incluirse en el plan del proyecto para explicar mejor los objetivos del proyecto. Sin embargo, un gerente de proyecto elige incorporar objetivos en el plan del proyecto, lo importante es mantener un vínculo claro entre la carta del proyecto – el primer documento clave de un proyecto – y el segundo documento clave del proyecto, su plan de proyecto.

2. Alcance del proyecto

Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en el estatuto y debe ser refinado aún más en el plan del proyecto por el gerente del proyecto. Al definir el alcance, el gerente del proyecto puede comenzar a mostrar cómo se verá el objetivo del proyecto.

Si el alcance no está definido, puede extenderse a lo largo del proyecto. Esto conduce a sobrecostos y plazos incumplidos.

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Por ejemplo, si dirige un equipo de marketing para crear un folleto para la línea de productos de una empresa, debe enumerar la cantidad de páginas y proporcionar ejemplos de cómo se verá el producto terminado.

Para algunos miembros del equipo, un folleto puede significar dos páginas, mientras que otros pueden considerar diez páginas adecuadas. Definir el alcance puede hacer que todo el equipo esté en sintonía desde el principio.

3. Hitos y principales entregables

Los principales logros de un proyecto se denominan hitos y los principales productos de trabajo se denominan entregables principales. Ambos representan los componentes principales del trabajo en un proyecto. Un plan de proyecto debe identificar estos elementos, definirlos y establecer plazos para su finalización.

Si una organización está llevando a cabo un proyecto para desarrollar un nuevo software, los principales entregables pueden ser la lista final de requisitos comerciales y cómo implementarlos.

Luego, el proyecto podría tener hitos para la finalización del diseño, las pruebas del sistema, las pruebas de aceptación del usuario y la fecha de implementación del software. Estos hitos están asociados con los productos de trabajo, pero se relacionan más con los procesos que con los productos en sí.

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Los hitos y los plazos de entrega clave no tienen por qué ser fechas exactas, pero cuanto más específicas, mejor. Las fechas precisas ayudan a los gerentes de proyectos a desglosar las estructuras de trabajo con mayor precisión.

En esta etapa del plan, creará hitos para poder tomar entregas grandes o de alto nivel y dividirlas en entregas más pequeñas, que se pueden describir en la siguiente etapa.

4. La estructura de descomposición del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo divide los hitos y los principales resultados de un proyecto en partes más pequeñas para que se pueda asignar la responsabilidad de cada faceta a una persona.

Al desarrollar esta estructura, el gerente del proyecto tiene en cuenta muchos factores, como las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo del proyecto, las interdependencias entre las tareas, los recursos disponibles y la fecha límite general del proyecto.

Los gerentes de proyecto son, en última instancia, los responsables del éxito del proyecto, pero no pueden hacer el trabajo solos. La estructura de desglose es una herramienta que utiliza el director del proyecto para garantizar la responsabilidad del proyecto.

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Esta herramienta también les dice a las partes interesadas del proyecto quién es responsable de qué. Si el director del proyecto está preocupado por una tarea, sabe exactamente con quién reunirse sobre esta preocupación.

5. El presupuesto de inversión

El presupuesto de un proyecto muestra cuánto dinero se asigna para completar el proyecto. El director del proyecto es responsable de la asignación adecuada de estos recursos.

Para un proyecto que tiene proveedores, el director del proyecto se asegura de que los entregables se completen de acuerdo con los términos del contrato, prestando especial atención a la calidad. Algunos presupuestos de proyectos están vinculados al plan de recursos humanos.

Es importante establecer el costo de cada paso considerando el tiempo requerido y el costo de la mano de obra necesaria para completar las tareas. El costo del proyecto está relacionado con la duración del proyecto, que se reduce al alcance del proyecto. El alcance, los hitos, las tareas y el presupuesto deben estar alineados y ser realistas.

6. El plan de recursos humanos

El plan de recursos humanos muestra cómo se dotará de personal al proyecto. Define quién formará parte del equipo del proyecto y cuánto tiempo debe comprometerse cada persona.

Al desarrollar este plan, el director del proyecto negocia con los miembros del equipo y sus supervisores cuánto tiempo puede dedicar cada miembro del equipo al proyecto. Si se necesita personal adicional para consultar sobre el proyecto, pero es parte del equipo del proyecto, esto también se documenta en el plan de dotación de personal. Nuevamente, se consulta a los supervisores correspondientes.

7. El plan de gestión de riesgos

Muchas cosas pueden salir mal al ejecutar un proyecto. Aunque es difícil anticipar todos los posibles desastres o incidentes menores, se pueden predecir muchas trampas. En el plan de gestión de riesgos, el director del proyecto identifica todos los riesgos del proyecto. También determina la probabilidad de que estos escenarios ocurran y las estrategias para mitigarlos.

Al formular este plan, el director del proyecto puede buscar información del patrocinador del proyecto o de su equipo de proyecto.

Se implementan estrategias de mitigación para los riesgos que es probable que ocurran o que tengan altos costos asociados con ellos. Los riesgos que es poco probable que ocurran y los que tienen costos bajos se anotan en el plan, incluso si no tienen estrategias de mitigación.

8. El plan de comunicación

Un plan de comunicaciones describe cómo se comunicará un proyecto a diversas audiencias. Al igual que la estructura de desglose del trabajo, un plan de comunicaciones asigna la responsabilidad de completar cada componente a un miembro del equipo del proyecto.

En este paso, es importante describir cómo se comunicarán y resolverán los problemas dentro del equipo. También se debe especificar la frecuencia de comunicación con el equipo y las partes interesadas. Todo mensaje tiene un público objetivo. Ayuda a los gerentes de proyecto a garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.

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9. El Plan de Gestión de las Partes Interesadas

Un plan de gestión de interesados ​​identifica cómo se utilizarán los interesados ​​en el proyecto. A veces, las partes interesadas solo necesitan recibir información. Esto se puede tener en cuenta en el plan de comunicación.

10. El plan de gestión del cambio

Un plan de gestión de cambios establece un marco para realizar cambios en el proyecto. Aunque los gerentes de proyecto tienden a querer evitar cambios en el proyecto, a veces son inevitables.

El plan de gestión de cambios proporciona protocolos y procesos para realizar cambios. Es esencial para la rendición de cuentas y la transparencia que los patrocinadores del proyecto, los administradores del proyecto y los miembros del equipo del proyecto sigan el plan de gestión del cambio.

En resumen….

El plan del proyecto es un documento importante para el éxito del proyecto. Sirve como una brújula en la conducción del proyecto, de principio a fin. Por lo tanto, requiere la participación activa de todos los actores para consensuar los distintos puntos. También es importante tomarse todo el tiempo necesario para definirlo.

El mayor riesgo de un plan mal definido es que usted está expuesto a disputas que deben resolverse sobre puntos de desacuerdo que no se han enmarcado.

Los invito a compartir sus opiniones y experiencias en los comentarios.