કંપનીમાં વર્ચ્યુઅલ સહાયકની ભૂમિકા

જો તમે મોટાભાગના બ્લોગર્સ જેવા છો, તો શું તમે હંમેશા વિચાર્યું છે કે તમારે એકલા જવું પડશે? શું આ તમારો કેસ છે? અને હા, મોટા ભાગના સાહસિકો પોતાની જાતે જ શરૂઆત કરે છે અથવા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને હાયર કરે છે.

આ લેખમાં, હું તમને બતાવીશ કે શા માટે વર્ચ્યુઅલ સહાયક તમારા વ્યવસાય માટે મહત્વપૂર્ણ છે. પરંતુ પ્રથમ, અહીં એક તાલીમ અભ્યાસક્રમ છે જે કરશે ઉદ્યોગસાહસિકતામાં સફળ થવાનું શક્ય બનાવે છે.

વર્ચ્યુઅલ સહાયક શું છે?

વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ (VA) એ એવી વ્યક્તિ છે જે દૂરસ્થ સ્થાનથી અન્ય વ્યવસાયોને સહાયક સેવાઓ પ્રદાન કરે છે.

આ શબ્દનો જન્મ 1990 ના દાયકામાં તકનીકી સુધારણાને કારણે વર્ચ્યુઅલ રીતે કામ કરવાની સંભાવનામાંથી થયો હતો. વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ એવી વ્યક્તિ છે જેને તમારા વ્યવસાયના રોજબરોજના કંટાળાજનક કાર્યો કરવા માટે રાખવામાં આવે છે.

તે અન્ય શહેર, રાજ્ય અથવા દેશમાં હોઈ શકે છે. તે એવા લોકો પણ હોઈ શકે કે જેઓ તમારી ઑફિસમાં આવે અથવા અઠવાડિયામાં એકવાર સહકાર્યકર જગ્યામાં મળે. તે ખરેખર તમારા પર નિર્ભર છે.

સૌથી મહત્વની બાબત એ છે કે તેઓ તેમના ક્લાયન્ટની જરૂર હોય તેવા કાર્યોને કોઈ સમસ્યા વિના પૂર્ણ કરવાની કાળજી લે છે, કારણ કે તેઓ તેને કરવાનું નફરત કરે છે અથવા કારણ કે તે ઘણો સમય લે છે.

વર્ચ્યુઅલ સહાયકો ખાસ કરીને ઉદ્યોગસાહસિકો અને ઑનલાઇન વ્યવસાયો દ્વારા માંગવામાં આવે છે. આ કંપનીઓને મદદની જરૂર છે પરંતુ તેઓ ભૌતિક રીતે સ્ટાફ રાખવા માંગતી નથી. તમારી સેવા કરવા માટે, Finance de Demain સરેરાશ બે વર્ચ્યુઅલ સહાયકો સાથે કામ કરે છે.

વર્ચ્યુઅલ સહાયક શું કરે છે

સિદ્ધાંતમાં, વર્ચ્યુઅલ મદદનીશ તે બધું કરી શકે છે જે કોઈપણ અન્ય સપોર્ટ સ્ટાફ કરે છે. જો કે, વર્ચ્યુઅલ સપોર્ટ કાર્યો માત્ર ઓફિસના કામ પૂરતા મર્યાદિત નથી. ઘણા વર્ચ્યુઅલ સહાયકો પ્રદાન કરે છે માર્કેટિંગ સેવાઓ, વેબ ડિઝાઇન અને અન્ય.

કેટલાક વર્ચ્યુઅલ સહાયકો ચોક્કસ કૌશલ્ય સમૂહમાં નિષ્ણાત છે. ઉદાહરણ તરીકે, માર્કેટિંગ વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ માત્ર માર્કેટિંગનું કામ કરે છે. અન્ય વર્ચ્યુઅલ સહાયકો વિવિધ કાર્યો કરે છે પરંતુ ચોક્કસ ઉદ્યોગમાં. ઉદાહરણ તરીકે, રિયલ એસ્ટેટ કંપનીઓ માટે વર્ચ્યુઅલ સહાયક.

મોટાભાગના વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટનો પોતાનો ઘર-આધારિત વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ બિઝનેસ હોય છે. આનાથી તેઓ વધુ કમાણી કરી શકે છે અને તેઓ જે કાર્યો કરે છે તેના પર વધુ સારું નિયંત્રણ ધરાવે છે. જો કે, ઘણા નાના વ્યવસાયો નોકરી અથવા કરારના ભાગ રૂપે વર્ચ્યુઅલ સહાયકોને ભાડે રાખે છે.

છેવટે, ઘણા VAs ઝડપી, સમય-મર્યાદિત પ્રોજેક્ટ્સ શોધવા માટે ફ્રીલાન્સ સાઇટ્સ અથવા સહકાર્યકર સાઇટ્સનો ઉપયોગ કરે છે.

વર્ચ્યુઅલ સહાયક તમારા વ્યવસાયને કેવી રીતે લાભ આપી શકે છે?

કારણ કે તમારા સમય અને શક્તિનો વપરાશ કરતા કાર્યોને સોંપવા, જે તમને કરવામાં આનંદ નથી આવતો અને જે તમને એક કંટાળાજનક કાર્યમાંથી બીજા તરફ જવાના ચક્રમાં રાખે છે, VA તમને તમારી બાબતો પર ફરીથી નિયંત્રણ મેળવવાની મંજૂરી આપશે.

તમારી ટીમમાં વધારો કરવાનો અર્થ છે કે તમે આવશ્યક કામ કરી શકો છો, વ્યૂહરચના અને મોટા ચિત્ર પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો. તમે મોટા પાયે સપના જોવાનું અને આયોજન કરવાનું શરૂ કરી શકો છો.

જ્યારે તમે વર્ચ્યુઅલ સહાયકને ભાડે આપવા માટે તૈયાર છો ત્યારે તમે કેવી રીતે જાણો છો?

જ્યારે તમે ભાડે લેવા માટે તૈયાર થશો તે દરેક માટે અલગ છે, જે નિર્ણયને ખૂબ મુશ્કેલ બનાવે છે. તમને લાગે કે તમે જવા માટે તૈયાર છો તે પહેલાં અમે VA ભાડે લેવાની ભલામણ કરીએ છીએ.

આનું કારણ એ છે કે મોટા ભાગના લોકો (મારી જાતને શામેલ છે!) જ્યાં સુધી અમે પહેલાથી જ "ગાંડપણ" ના બિંદુ પર ન પહોંચીએ ત્યાં સુધી રાહ જુઓ અને વ્યવસાયમાં મદદ માટે પૂછવાનું શરૂ કરો. તેથી, જો તમે તમારો વ્યવસાય વધારવા માટે તૈયાર છો અને તમને લાગે છે કે તમે તૈયાર છો, તો હું ખૂબ ભલામણ કરું છું કે તમે તમારા વર્ચ્યુઅલ સહાયકને શોધવાનું શરૂ કરો.

જ્યારે વસ્તુઓ થોડી શાંત હોય ત્યારે જો તમે કોઈ વ્યક્તિને ટીમમાં લાવશો તો તમારા બંને માટે તે ઘણું સરળ રહેશે, જેથી જ્યારે તે સૌથી વ્યસ્ત સમય પર પહોંચે ત્યારે વસ્તુઓ સરળતાથી ચાલે.

અંતિમ ભરતીનો નિર્ણય લેતા પહેલા જવાબ આપવા માટે અહીં કેટલાક પ્રશ્નો છે:

• શું તમે તમારો વ્યવસાય અત્યાર સુધી જેટલો ઝડપી હતો તેના કરતા વધુ ઝડપથી વધારવા માટે તૈયાર છો?
• શું તમે દર મહિને કોઈને પૈસા ચૂકવવા પરવડી શકો છો?
• શું તમારી પાસે સોંપણી શરૂ કરવા માટે વ્યાખ્યાયિત કાર્યો છે?

જો તમે આ તમામ પ્રશ્નોના જવાબ હામાં આપ્યા હોય, તો તમે VA ભરતી પ્રક્રિયા શરૂ કરવા માટે તૈયાર છો.

VA કેવી રીતે રાખવો?

જ્યારે વર્ચ્યુઅલ સહાય એ ઘરનો વ્યવસાયનો શ્રેષ્ઠ વિચાર છે, ત્યારે ઘરના વ્યવસાયના માલિકો માટે તેમની આવક વધારવા અને વૃદ્ધિને સરળ બનાવવા માટે વર્ચ્યુઅલ સહાય મેળવવી મહત્વપૂર્ણ છે. ઘરના વ્યવસાયના માલિક તરીકે, એવો સમય આવે છે જ્યારે બધું કરવું અશક્ય છે, ઓછામાં ઓછું અસરકારક અને કાર્યક્ષમ બનવા માટે પૂરતું છે.

વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને રાખવાથી તમારો સમય ખાલી થશે જેથી તમે તમારા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો, એવા કાર્યો પર કે જે તમારા માટે શ્રેષ્ઠ વ્યવસાયિક પરિણામો આપે છે. વધુમાં, ઘણા વર્ચ્યુઅલ સહાયકો તમારા કરતા વધુ સારા છે કેટલાક કાર્યોમાં.

લાંબા ગાળે, તમે જે નોકરી કરવા માટે લાયક ન હોવ તે નોકરીઓ રાખવાનું હંમેશા ઝડપી અને સસ્તું હોય છે.

ભરતીનું પ્રથમ પગલું વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટનો અર્થ એ છે કે તમે જે કાર્યોને આઉટસોર્સ કરવા માંગો છો તેની યાદી બનાવવી. તમે જે પ્રવૃત્તિઓને પ્રથમ સોંપવા માંગો છો તેને પ્રાથમિકતા આપીને એક વ્યાપક સૂચિ બનાવો. ઉદાહરણ તરીકે, ઈમેલ મેનેજમેન્ટ સમય માંગી લે તેવું અને કંટાળાજનક છે, તેને તમારી યાદીમાં ટોચ પર મૂકો.

અથવા કદાચ તકનીકી સમસ્યાઓ તમારો ઘણો સમય લઈ રહી છે, તમે તમારી વેબસાઇટ મેનેજમેન્ટને આઉટસોર્સ કરી શકો છો. અથવા તમારી કંપનીના એકાઉન્ટ્સને અપ ટુ ડેટ રાખો.

આગળનું પગલું કોને નોકરીએ રાખવો તે શોધી રહ્યું છે. વર્ચ્યુઅલ સહાયકને ભાડે રાખવાની ઘણી રીતો છે. તમે VA સેવાનો ઉપયોગ કરી શકો છો જે તેમને નોકરી પર રાખે છે અને તાલીમ આપે છે, અને પછી તેઓ તમને જરૂરી સેવાઓના આધારે એક વ્યક્તિને સોંપે છે.

છેલ્લો વિકલ્પ એ છે કે તમારા નેટવર્કમાં કોઈ એવી વ્યક્તિને નોકરીએ રાખવો કે જેની પાસે સંદર્ભો છે. જ્યારે તમે વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટની શોધમાં જાહેરાત પોસ્ટ કરી શકો છો, ત્યારે પહેલાથી જ વિશ્વસનીય ઓળખપત્રો ધરાવતાં એકને શોધવાથી તમારો સમય અને માથાનો દુખાવો બચશે.

વર્ચ્યુઅલ સહાયકો ઓફર કરી શકે તેવી સેવાઓની સૂચિ

રચનાત્મક લખાણ

• બ્લોગ પોસ્ટ્સ લખો
• ઈબુક્સ, પુસ્તકો, ન્યૂઝલેટર્સ, ઈમેલ ફનલ વગેરે લખો.
• ઑડિઓ અથવા વિડિયો ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટ્સ લખો અથવા સંપાદિત કરો.
• ફેસબુક, ટ્વિટર અથવા ઇન્સ્ટાગ્રામ માટે સોશિયલ મીડિયા પોસ્ટ્સ લખો.
• બ્લોગ પોસ્ટ્સ, પુસ્તકો, વેબસાઇટ્સ, ન્યૂઝલેટર્સ, રેસિપી વગેરેનું સંપાદન અને સુધારવું.
• તમારા ઇમેઇલ માર્કેટિંગ માટે ઇમેઇલ્સ તૈયાર કરો
• ઓનલાઈન સ્ટોર્સ (સ્ટોર/પ્રોડક્ટ મેનેજર) માટે ઉત્પાદન વર્ણનની રચના
• પ્રશંસાપત્રોનું સંકલન/સંપાદન.
• વગેરે ...

એડમિનિસ્ટ્રેટર / મેનેજમેન્ટ

• ઇમેઇલ, ચેટ અથવા ફોન દ્વારા ગ્રાહક સેવા.
• ફોલો અપ કરો અને ઈમેલનો જવાબ આપો.
• મેઇલબોક્સ ગોઠવો
• બ્લોગ ટિપ્પણીઓનું સંચાલન કરો.
• લાઇવ વેબિનાર સપોર્ટ
• કેલેન્ડર મેનેજમેન્ટ
• પાવરપોઈન્ટ પ્રસ્તુતિઓ બનાવો
• પુરવઠા અને પુરવઠાનું સંચાલન
• ઇન્ટરવ્યુ ગોઠવો
• ફોન કોલ્સનો જવાબ આપો
• સામગ્રીનો ફરીથી ઉપયોગ કરો (ઉદાહરણ: વિડિઓને લેખિત બ્લોગ પોસ્ટમાં અથવા બ્લોગ પોસ્ટને સોશિયલ મીડિયા પોસ્ટમાં રૂપાંતરિત કરવી)
• વીડિયો કોન્ફરન્સ મીટિંગની મિનિટ્સ લખો
• બ્લોગ સંપાદકીય કેલેન્ડર્સનું સંચાલન કરો
• ગ્રાહકના ઓનબોર્ડિંગ કાર્યો જેમ કે ઈમેઈલનો જવાબ આપવો અને ઈન્વોઈસ અને કોન્ટ્રાક્ટ સબમિટ કરવા
• સંભવિત ગ્રાહકો/વર્તમાન ગ્રાહકોનું ફોલો-અપ
• મહેમાનોની રજૂઆત
• પ્રવાસની વ્યવસ્થા કરો
• ફોર્મની તૈયારી
• સર્જન ફરી શરૂ કરો
• ટીમના નવા સભ્યોની ભરતી અને તાલીમ
• અનુવાદ
• બ્લૉગ પોસ્ટ્સ, પ્રોડક્ટ્સ વગેરે માટે મંથન.

એનબી: વહીવટી કાર્યો સૌથી વધુ ઇચ્છિત સેવાઓ પૈકી એક છે. આ દૈનિક કાર્યોમાં વ્યવસાય માલિકોને મદદ કરવાથી વધુ પૈસા કમાવવા માટે તેમનો સમય ખાલી થાય છે. ખૂબ કિંમતી!

ગ્રાફિક ડિઝાઇન

• બ્લોગ પોસ્ટ્સ માટે ગ્રાફિક્સ બનાવવું
• ફોટો એડિટિંગ
• વેબિનાર અથવા વર્કશોપ માટે સ્લાઇડ્સ બનાવવી.
• બિઝનેસ કાર્ડ્સ, ફ્લાયર્સ, લોગો, મેનુ, સાઈનેજ વગેરેની ડિઝાઈન.
• બ્લોગ પોસ્ટ્સ, પુસ્તકો, સોશિયલ મીડિયા વગેરે માટે છબી શોધ.
• બ્રાન્ડ શૈલી માર્ગદર્શિકાઓનું નિર્માણ.
• ન્યૂઝલેટર સબ્સ્ક્રિપ્શન્સ માટે ઇ-પુસ્તકો અથવા પીડીએફ ફાઇલોની ડિઝાઇન

એનબી: Canva માં ઘણા બધા નમૂનાઓ છે અને જો તમે ગ્રાફિક્સ બનાવવા માંગતા હોવ તો તેનો ઉપયોગ કરવો સરળ છે.

સામાજિક મીડિયા

• સોશિયલ મીડિયા અપડેટ્સ શેડ્યૂલ કરી રહ્યાં છે.
• Pinterest એકાઉન્ટનું નિર્માણ અને સંચાલન
• પ્રમોટ કરેલ પિન બનાવો અને મેનેજ કરો
• ફેસબુક જૂથોનું સંચાલન કરો
• LinkedIn જૂથોની રચના અને સંચાલન
• સોશિયલ મીડિયા પોલ બનાવો
• પ્રકાશનના સમયપત્રકને સમાયોજિત કરો.
• ઇન્સ્ટાગ્રામ પર પોસ્ટનું સર્જન અને સંચાલન.
• સોશિયલ મીડિયા સંદેશાઓનો જવાબ આપો.

એકાઉન્ટ હિસાબ

• ચુકવણીઓ અને ઇન્વૉઇસિંગનું સંચાલન.
• ઓર્ડર અને રિટર્ન પર પ્રક્રિયા કરી રહી છે.
• કલેક્શન મેનેજમેન્ટ
• પેરોલ મેનેજમેન્ટ
• બિલિંગ અને ઇન્વૉઇસેસ.

વર્ચ્યુઅલ સહાયક સેવાઓની આ સૂચિનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?

જેમ તમે જોઈ શકો છો, ત્યાં ઘણી સેવાઓ છે જે તમે વર્ચ્યુઅલ સહાયક તરીકે ઑફર કરી શકો છો.

તમને જે પ્રકારની સેવામાં રુચિ છે તેના આધારે, તમે સંબંધિત સેવાઓના બંડલને જોડી શકો છો અને સેવાઓના બંડલ તરીકે વેચી શકો છો: પ્રોજેક્ટ દીઠ અથવા ચાલુ માસિક સેવા તરીકે બિલ કરવામાં આવે છે.

જો તમને એવી કોઈ વસ્તુ મળે જે તમારી રુચિને ઉત્તેજન આપે, તો વધુ સંશોધન કરો. જો તમારા સંશોધન પછી પણ તમને રુચિ છે, તો શોધો કે જો તમારી પાસે તે પહેલાથી જ ન હોય તો તમે જરૂરી કૌશલ્યો કેવી રીતે પ્રાપ્ત કરી શકો.

તમે YouTube વિડિઓઝ, એમેઝોન પરના પુસ્તકો અથવા તમને ઑનલાઇન શોધતા અભ્યાસક્રમોમાંથી શીખી શકો છો.

અને યાદ રાખો, તમે VA જેવી સેવાથી શરૂઆત કરી રહ્યાં છો એનો અર્થ એ નથી કે તમે તમારા બાકીના જીવન માટે તે સેવા ઓફર કરતા અટકી જશો. તમે અપગ્રેડ કરવા અથવા વધારાની સેવાઓ ઉમેરવા માટે મુક્ત છો.

વર્ચ્યુઅલ સહાયક બનવા માટે કૌશલ્યની જરૂર છે

વર્ચ્યુઅલ સહાયક બનવા માટે જરૂરી ઘણી કુશળતાઓ વહીવટી સહાયક અથવા સચિવ બનવા માટે જરૂરી હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમારી પાસે શ્રેષ્ઠ સંસ્થાકીય કુશળતા હોવી આવશ્યક છે. તમારી પાસે સુખદ ટેલિફોન વર્તણૂક અને નવી તકનીકોનો ઉપયોગ કરવાની કુશળતા હોવી આવશ્યક છે.

VA તરીકે, તમારે સ્વ-રોજગાર માટે ચોક્કસ કુશળતાની પણ જરૂર પડશે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે મલ્ટિટાસ્ક કરવા માટે સમર્થ હોવા જોઈએ, ખાસ કરીને જો તમે બહુવિધ ક્લાયન્ટ્સને જગલિંગ કરી રહ્યાં હોવ.

તમારે તમારા ઘરના વાતાવરણમાં, કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં સક્ષમ હોવું જોઈએ. તમારે તમારા હોમ ઑફિસમાં યોગ્ય સાધનોની પણ જરૂર છે.

કેટલીક વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ નોકરીઓ માટે વધારાના કૌશલ્યોની જરૂર હોય છે, જેમાં સમાવેશ થાય છે વેબ ડિઝાઇન, ઇવેન્ટ પ્લાનિંગ, એકાઉન્ટિંગ અને ઘણું બધું.

તમે વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્સ નોકરીઓ શોધી શકો છો જેમાં તમારી ચોક્કસ કુશળતા જરૂરી છે. ચોક્કસ કૌશલ્યો ઉપરાંત, નોકરીદાતાઓ ઘણીવાર અમુક વહીવટી ક્ષમતામાં તાલીમ અને/અથવા ઓફિસ અનુભવ ધરાવતા ઉમેદવારોની શોધ કરે છે.

વર્ચ્યુઅલ સહાયકના આવશ્યક ગુણો

વિશ્વસનીયતા

આ એક સૌથી મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે, કમનસીબે, તે સૌથી સામાન્ય લાગે છે. ઘણા બધા ગ્રાહકોએ મને કહ્યું છે કે તેઓ VAs થી નિરાશ થયા છે જેમણે તેમની પ્રગતિની જાણ કરી ન હતી, અથવા માત્ર વિતરિત કરી ન હતી.

આ સંપૂર્ણપણે અક્ષમ્ય છે અને તે માત્ર વર્ચ્યુઅલ સહાય ઉદ્યોગને ખરાબ નામ જ નથી આપતું, પરંતુ આગામી વર્ચ્યુઅલ સહાયકને આ પ્રકારની સેવાઓનો ઉપયોગ કરવાની અસરકારકતા વિશે ગ્રાહકની શંકાઓ અને શંકાઓ સહન કરવી જોઈએ.

આ ઉદ્યોગમાં વ્યવસાયિકતા સર્વોપરી છે, તેથી જો કોઈ ક્લાયંટ તમને કૉલ કરે, તો તમારે તેમને પાછા કૉલ કરવો જોઈએ. જો તમને ઈમેલ મળે, તો તમારે જવાબ આપવો જ પડશે! તે તરત જ હોવું જરૂરી નથી, પરંતુ ઓછામાં ઓછું તે બીજા દિવસે હોવું જોઈએ.

સારી સંચાર કુશળતા

પ્રથમ બિંદુથી, તમારે તમારા ક્લાયન્ટને તમારા કાર્યની પ્રગતિની જાણ કરવી આવશ્યક છે, તેથી જ્યારે તે ક્લાયન્ટ બને ત્યારે અને દરેક નવું કાર્ય શરૂ કરતા પહેલા તેને કેવી રીતે અને ક્યારે અપડેટ કરવું તે સ્થાપિત કરો.

જો કોઈ ગ્રાહકને અપડેટ્સ માટે સતત તમારો પીછો કરવો પડે, તો તમે તમારું કામ બરાબર કરી રહ્યાં નથી.

સમય વ્યવસ્થાપન

સંશોધન દેખીતી રીતે કહે છે કે તમારે ફક્ત એક વસ્તુ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ અને તે મલ્ટીટાસ્કિંગ માટે બિનકાર્યક્ષમ છે. અલબત્ત, તમારે હાથ પરના કાર્ય પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું પડશે, પરંતુ તમે બહુવિધ ગ્રાહકો સાથે પણ કામ કરશો; જેઓ વિચારે છે કે તેઓ તમારા એક અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ ગ્રાહક છે.

તમારી પાસે કદાચ એક દિવસમાં ઘણું કરવાનું છે, તેથી આગળની યોજના બનાવો. જ્યારે તમે સૌથી વધુ કાર્યક્ષમ હોવ ત્યારે કાર્યોનું સુનિશ્ચિત કરો. Google કૅલેન્ડરનો ઉપયોગ કરો અને વ્યક્તિગત વસ્તુઓને એક રંગ અને કામની વસ્તુઓને બીજા રંગમાં ચિહ્નિત કરો.

જો તમે જાણો છો કે તમે સવારે શ્રેષ્ઠ લખો છો, તો મોડી બપોર સુધી મીટિંગ્સ શેડ્યૂલ કરવાનો પ્રયાસ કરો. તમે તમારા તમામ કાર્ય કાર્યોને તમારા કૅલેન્ડરમાં ફિટ કરી શકો છો (આયોજન સમય સહિત) વાસ્તવિકતાથી જાણવા માટે કે તમારી પાસે બધું પૂર્ણ કરવા માટે સમય છે કે નહીં.

સંસાધન

તમને વારંવાર તમને ટેક્નિકલ પ્રશ્નો પૂછતા ઈમેઈલ પ્રાપ્ત થશે, જે તેઓ Google નો ઉપયોગ કરીને સરળતાથી શોધી શકે છે, અથવા જ્યારે તેઓએ તમારી વેબસાઇટ અને/અથવા તમારા સામાજિક નેટવર્ક્સની મુલાકાત લેવાની તસ્દી લીધી નથી ત્યારે તમારી સેવાઓની કિંમત કેટલી છે તે પૂછવામાં આવશે.

તમને ઘણી બધી વસ્તુઓ કરવા માટે કહેવામાં આવશે જે તમે પહેલાં ક્યારેય કર્યું નથી, અને તમારે તે કેવી રીતે કરવું તે શોધવાનું રહેશે. VA એ ઉકેલો પ્રદાન કરવાની અને ગ્રાહક સમસ્યાઓનું નિરાકરણ કરવાની અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે.

જો તમારી પાસે સમસ્યા હલ કરવાની અને કંઈક કેવી રીતે કરવું તે સમજવાની ક્ષમતા ન હોય, તો પછી તમે સારા VA નહીં બની શકો.

વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ યોડા નથી, તેથી તે આ બધું કરી શકશે એવું માનવું અવાસ્તવિક છે. પરંતુ તમારે તમારી જાતે માહિતી શોધવા માટે કેવી રીતે સંશોધન કરવું તે જાણવું પડશે. જ્યાં સુધી તમે તમારી કૌશલ્યની મર્યાદા વિશે તમારા ક્લાયન્ટ સાથે પ્રમાણિક છો, ત્યાં સુધી તમે ઠીક હશો.

ગ્રાહકો પણ અપેક્ષા રાખતા નથી કે તમે બધું જાણો છો. તેમને કહો કે તમે આ ચોક્કસ કામ પહેલાં ક્યારેય કર્યું નથી; પરંતુ તમે કેવી રીતે અને તેના પર પાછા આવો તે જાણીને ખુશ છો.

તમારે તાલીમ આપવાનું ચાલુ રાખવું જોઈએ, જ્યાં તમે YouTube વિડિઓઝ જોઈ શકો છો, અન્ય VA સાથે વેપાર કૌશલ્ય મેળવી શકો છો, VA ફોરમ પર પ્રશ્નો પૂછી શકો છો અને સામાન્ય રીતે ભાગ લઈ શકો છો.

તમારા ઉદ્યોગમાં અને ટેકની દુનિયા બંનેમાં, શું આગળ વધી રહ્યું છે અને બદલાઈ રહ્યું છે તેની સાથે અદ્યતન રહેવાનો પ્રયાસ કરો. તમે જે વસ્તુઓ વિશે વધુ જાણવા માગો છો તે નક્કી કરો, પછી તમારું સંશોધન કરો.

અપેક્ષાઓનું સંચાલન કરવું અને વિશ્વાસનું નિર્માણ કરવું

તમે શું કરી રહ્યાં છો તે તમારે માત્ર જાણવાની જરૂર નથી, પરંતુ તમારે ખાતરી કરવાની પણ જરૂર છે કે ગ્રાહક જાણે છે કે તેઓ શું કરી રહ્યાં છે. ઘણીવાર ક્લાયન્ટે ક્યારેય વર્ચ્યુઅલ સહાયક સાથે કામ કર્યું નથી, તેથી જો તેઓ જાણતા નથી કે તેઓ શું કરી શકે છે અને તે બધું કેવી રીતે કાર્ય કરે છે, તો તેઓ તેમની મદદ કરવાની તમારી ક્ષમતા પર ગંભીરતાથી શંકા કરશે.

એક નવો ક્લાયંટ તમને પ્રક્રિયામાં માર્ગદર્શન આપવા માટે તમને શોધે તેવી શક્યતા છે, તેથી તમારે જાણવું અને તમે કેવી રીતે કામ કરો છો તે સમજાવવાની જરૂર છે. આ મોટે ભાગે અનુભવ સાથે આવે છે, પરંતુ તમારા પ્રશ્નોની નવી સૂચિ અથવા રોલ-પ્લેનો અભ્યાસ કરો; અને તમે જાણતા હો તેવા કોન્ટ્રાક્ટર માટે સ્વયંસેવક પણ કામ કરો, જેથી તમે પ્રશંસાપત્ર મેળવી શકો અને જો તે તમને ચિંતા કરે તો તેને અજમાવી જુઓ.

એકલા કામ કરો

ફ્રીલાન્સર્સ માટે એકલતા અનુભવવી તે એકદમ સામાન્ય લાગે છે, જે મને આશ્ચર્યચકિત કરે છે કારણ કે હું એકલા કામ કરીને સંપૂર્ણપણે ખુશ છું અને ક્યારેય વિચાર્યું નથી કે કેટલાક લોકો અન્ય લોકો સાથે રહેવાનું ચૂકી જશે.

ચોક્કસ, કેટલીકવાર હું કો-વર્કિંગ સ્પેસનો ઉપયોગ કરું છું અને અન્ય સમયે હું કાફેમાં કામ કરું છું, પરંતુ આખું અઠવાડિયું એકલા રહેવું એ ધ્યાનમાં રાખવા જેવી બાબત છે.

જો તમને વર્ચ્યુઅલ સહાયતા પર કોઈ અનુભવ હોય, તો પછી મને ટિપ્પણી કરવાનું ભૂલશો નહીં. જો કે, હું તમને પર્સનલ ફાઇનાન્સ પર આ પ્રીમિયમ તાલીમ રજૂ કર્યા વિના છોડી શકતો નથી.