Uloga virtualnog asistenta u poduzeću

Ako ste poput većine blogera, jeste li uvijek mislili da morate ići sami? Je li ovo vaš slučaj? I da, većina poduzetnika započinje sama ili unajmljuje virtualnog pomoćnika.

U ovom članku ću vam pokazati zašto je virtualni asistent važan za vaše poslovanje. Ali prvo, ovdje je tečaj obuke koji će omogućava uspjeh u poduzetništvu.

Što je virtualni asistent?

Virtualni asistent (VA) je netko tko pruža usluge podrške drugim tvrtkama s udaljene lokacije.

Pojam je rođen 1990-ih iz mogućnosti virtualnog rada zahvaljujući tehnološkim poboljšanjima. Virtualni asistent je netko tko je angažiran da obavlja zamorne svakodnevne zadatke vašeg poslovanja.

Može biti u drugom gradu, državi ili državi. To također mogu biti ljudi koji jednom tjedno dolaze u vaš ured ili se sastaju u coworking prostoru. To zapravo ovisi o vama.

Najvažnije je da bez problema obave zadatke koji su im klijenti potrebni, bilo zato što to mrze ili zato što im oduzima previše vremena.

Virtualni asistenti posebno su traženi od strane poduzetnika i internetskih tvrtki. Ove tvrtke trebaju pomoć, ali ne žele fizički zaposliti osoblje. Da ti služim, Finance de Demain radi s prosječno dva virtualna pomoćnika.

Što virtualni asistent radi

U teoriji, virtualni pomoćnik može učiniti sve što i bilo koje drugo pomoćno osoblje. Međutim, zadaci virtualne podrške nisu ograničeni na uredski rad. Mnogi virtualni pomoćnici pružaju marketinške usluge, web dizajn i drugi.

Neki virtualni pomoćnici specijalizirani su za određeni skup vještina. Na primjer, marketinški virtualni asistent radi samo marketinški posao. Drugi virtualni pomoćnici obavljaju različite zadatke, ali u određenoj industriji. Na primjer, virtualni asistent za tvrtke za nekretnine.

Većina virtualnih asistenata ima vlastitu tvrtku za virtualne asistente. To im omogućuje da zarade više i imaju bolju kontrolu nad zadacima koje obavljaju. Međutim, mnoge male tvrtke unajmljuju virtualne pomoćnike kao dio posla ili ugovora.

Naposljetku, mnogi VA koriste web-mjesta za slobodnjake ili coworking stranice kako bi pronašli brze, vremenski ograničene projekte.

Kako virtualni asistent može koristiti vašem poslovanju?

Budući da delegiranje zadataka koji vam oduzimaju vrijeme i energiju, u kojima ne uživate i koji vas drže u krugu prelaska s jednog zamornog zadatka na drugi, VA će vam omogućiti da ponovno preuzmete kontrolu nad svojim poslovima.

Povećanje vašeg tima znači da možete obavljati bitne poslove, usredotočiti se na strategiju i širu sliku. Možete početi sanjati i planirati na većoj razini.

Kako ćete znati kada ste spremni zaposliti virtualnog asistenta?

Kada ćete biti spremni za zapošljavanje različito je za svakoga, što odluku čini tako teškom. Preporučujemo da unajmite VA prije nego što mislite da ste spremni za rad.

Razlog za to je što većina ljudi (uključujući i mene!) čeka da već dođemo do točke "ludila" da bi počeli delegirati i tražiti pomoć u poslovanju. Dakle, ako ste spremni za razvoj svog poslovanja i mislite da ste spremni, toplo vam preporučujem da počnete tražiti svog virtualnog pomoćnika.

Oboma će biti puno lakše ako dovedete nekoga u tim kada su stvari malo mirnije, tako da stvari teku glatko kada dođe do najveće gužve.

Evo nekoliko pitanja na koja morate odgovoriti prije donošenja konačne odluke o zapošljavanju:

• Jeste li spremni razvijati svoje poslovanje brže nego do sada?
• Možete li si priuštiti da nekoga plaćate svaki mjesec?
• Imate li definirane zadatke za početak delegiranja?

Ako ste na sva ova pitanja odgovorili potvrdno, onda ste spremni za početak procesa zapošljavanja VA.

Kako zaposliti VA?

Iako je virtualna pomoć izvrsna ideja za kućni posao, dobivanje virtualne pomoći ključno je za vlasnike kućnih tvrtki kako bi povećali svoje prihode i olakšali rast. Kao vlasnik kućne tvrtke, dođe vrijeme kada je nemoguće učiniti sve, barem dovoljno dobro da bude učinkovito i učinkovito.

Angažiranje virtualnog asistenta oslobodit će vam vrijeme kako biste se mogli usredotočiti na svoj posao, na zadatke koji vam donose najbolje poslovne rezultate. Štoviše, mnogi virtualni pomoćnici bolji su od vas u nekim zadacima.

Dugoročno, uvijek je brže i jeftinije zaposliti poslove za koje niste kvalificirani.

Prvi korak zapošljavanja virtualnog asistenta je napraviti popis zadataka koje želite prepustiti vanjskim suradnicima. Napravite opsežan popis, dajući prioritet aktivnostima koje prvo želite delegirati. Na primjer, upravljanje e-poštom oduzima puno vremena i zamorno je, stavite ga na vrh svog popisa.

Ili vam možda tehnološki problemi oduzimaju previše vremena, možete eksternalizirati upravljanje svojim web mjestom. Ili održavajte račune svoje tvrtke ažurnima.

Slijedeći korak smišlja koga zaposliti. Postoji mnogo načina za angažiranje virtualnog asistenta. Možete koristiti VA servis koji ih zapošljava i obučava, a zatim vam dodijeli osobu na temelju usluga koje trebate.

Posljednja opcija je da zaposlite nekoga u svojoj mreži tko ima reference. Iako možete objaviti oglas tražeći virtualnog pomoćnika, pronalazak onog koji već ima pouzdane vjerodajnice uštedjet će vam vrijeme i glavobolje.

Popis usluga koje virtualni asistenti mogu ponuditi

kreativno pisanje

• Pišite postove na blogu
• Pišite e-knjige, knjige, biltene, tokove e-pošte itd.
• Napišite ili uredite audio ili video transkripte.
• Pišite objave na društvenim mrežama za Facebook, Twitter ili Instagram.
• Uređivanje i revidiranje postova na blogovima, knjiga, web stranica, biltena, recepata itd.
• Pripremite e-poštu za svoj e-mail marketing
• Izrada opisa proizvoda za online trgovine (trgovina / product manager)
• Sastavljanje / uređivanje svjedočanstava.
• Itd ...

Administrator / menadžment

• Služba za korisnike putem e-pošte, chata ili telefona.
• Pratite i odgovarajte na e-poštu.
• Organizirajte poštanske sandučiće
• Upravljanje komentarima na blogu.
• Podrška za webinar uživo
• Upravljanje kalendarom
• Izradite PowerPoint prezentacije
• Upravljanje zalihama i zalihama
• Dogovorite intervjue
• Odgovarati na telefonske pozive
• Ponovna upotreba sadržaja (Primjer: pretvaranje videozapisa u pisani post na blogu ili posta na blogu u post na društvenim mrežama)
• Pišite zapisnike videokonferencijskih sastanaka
• Upravljajte uredničkim kalendarima bloga
• Zadaci uključivanja korisnika kao što su odgovaranje na e-poštu i podnošenje faktura i ugovora
• Praćenje potencijalnih / trenutnih kupaca
• Predstavljanje gostiju
• Organizirajte putovanja
• Priprema obrazaca
• Izrada životopisa
• Zapošljavanje i obuka novih članova tima
• Traduction
• Oluja ideja za postove na blogu, proizvode itd.

Napomena: Administrativni poslovi su među najtraženijim uslugama. Pomaganje vlasnicima tvrtki s ovim svakodnevnim zadacima oslobađa njihovo vrijeme da zarade više novca. Vrlo dragocjeno!

Grafički dizajn

• Izrada grafike za postove na blogu
• Uređivanje fotografija
• Izrada slajdova za webinare ili radionice.
• Dizajn posjetnica, letaka, logotipa, jelovnika, natpisa itd.
• Pretraživanje slika za postove na blogu, knjige, društvene medije itd.
• Izrada stilskih vodiča marke.
• Dizajn e-knjiga ili PDF datoteka za pretplatu na newsletter

Napomena: Canva ima mnoštvo predložaka i jednostavan je za korištenje ako želite stvarati grafike.

Društveni mediji

• Zakazivanje ažuriranja na društvenim mrežama.
• Izrada i upravljanje Pinterest računom
• Stvorite promovirane pribadače i upravljajte njima
• Upravljajte Facebook grupama
• Stvaranje i upravljanje LinkedIn grupama
• Napravite ankete na društvenim mrežama
• Prilagodite rasporede objavljivanja.
• Kreiranje i upravljanje objavama na Instagramu.
• Odgovarajte na poruke društvenih medija.

Računsko knjigovodstvo

• Upravljanje plaćanjem i fakturiranjem.
• Obrada narudžbi i povrata.
• Upravljanje zbirkom
• Upravljanje plaćama
• Naplata i fakture.

Kako koristiti ovaj popis usluga virtualnog pomoćnika?

Kao što vidite, postoji mnogo usluga koje možete ponuditi kao virtualni asistent.

Ovisno o vrsti usluge koja vas zanima, možete kombinirati paket povezanih usluga i prodavati kao paket usluga: naplaćuje se po projektu ili kao stalna mjesečna usluga.

Ako pronađete nešto što vas zanima, dodatno istražite. Ako ste nakon istraživanja i dalje zainteresirani, saznajte kako možete steći potrebne vještine ako ih već nemate.

Možete učiti iz YouTube videa, knjiga na Amazonu ili tečajeva koje pronađete na internetu.

I zapamtite, samo zato što počinjete s uslugom kao što je VA ne znači da ćete zapeti nudeći tu uslugu do kraja života. Možete slobodno nadograditi ili dodati dodatne usluge.

Vještine potrebne za virtualnog asistenta

Mnoge vještine potrebne za virtualnog asistenta iste su kao one potrebne za administrativnog asistenta ili tajnika. Na primjer, morate imati vrhunske organizacijske sposobnosti. Također morate imati ugodno telefoniranje i vještine korištenja novih tehnologija.

Kao VA, također ćete trebati specifične vještine za samozapošljavanje. Na primjer, trebali biste moći obavljati više zadataka, pogotovo ako žonglirate s više klijenata.

Morate se moći koncentrirati na posao, u svom kućnom okruženju. Također vam je potrebna odgovarajuća oprema u vašem kućnom uredu.

Neki poslovi virtualnog pomoćnika zahtijevaju dodatne vještine, uključujući web dizajn, planiranje događaja, računovodstvo i još mnogo toga.

Možete tražiti poslove virtualne pomoći koji zahtijevaju vaše posebne vještine. Osim specifičnih vještina, poslodavci često traže kandidate s obukom i/ili uredskim iskustvom na nekim administrativnim poslovima.

Bitne kvalitete virtualnog asistenta

Pouzdanost

Ovo je jedan od najvažnijih jer se, nažalost, čini najčešćim. Mnogo mi je klijenata reklo da su bili razočarani VA-ima koji nisu prijavili svoj napredak ili jednostavno nisu ostvarili rezultate.

To je potpuno neoprostivo i ne samo da stvara loš glas industriji virtualne pomoći, već sljedeći pozvani virtualni asistent mora nositi sumnje i sumnje korisnika o učinkovitosti korištenja ove vrste usluga. .

Profesionalnost je najvažnija u ovoj industriji, pa ako vas klijent nazove, trebali biste ga nazvati. Ako primite e-mail, morate odgovoriti! Ne mora biti odmah, ali barem sljedeći dan.

Dobre komunikacijske vještine

Od prve točke, morate obavijestiti klijenta o tijeku vašeg rada, stoga odredite kako i kada ih ažurirati kada postane klijent, a prije pokretanja svakog novog zadatka.

Ako vas kupac stalno mora loviti za ažuriranjima, onda ne radite svoj posao kako treba.

Upravljanje vremenom

Istraživanje očito kaže da biste se trebali usredotočiti samo na jednu stvar, a to je neučinkovito za multitasking. Naravno, morate se usredotočiti na zadatak koji imate, ali također ćete raditi s više klijenata; koji misle da su vaš jedan i najvažniji kupac.

Vjerojatno imate puno toga za napraviti u jednom danu, pa planirajte unaprijed. Rasporedite zadatke kada ste najučinkovitiji. Koristite Google kalendar i označite osobne predmete jednom bojom, a radne stavke drugom.

Ako znate da najbolje pišete ujutro, pokušajte zakazati sastanke za kasno poslijepodne. Također možete uklopiti sve svoje radne zadatke u svoj kalendar (uključujući vrijeme planiranja) kako biste realno znali imate li vremena obaviti sve.

Resurs

Često ćete primati e-poštu s tehničkim pitanjima, koja bi lako mogli pronaći pomoću Googlea, ili s pitanjem koliko koštaju vaše usluge, a da se nisu ni potrudili posjetiti vašu web stranicu i/ili vaše društvene mreže.

Od vas će se tražiti da radite puno stvari koje nikada prije niste radili, a samo morate smisliti kako to učiniti. Očekuje se da će VA ponuditi rješenja i riješiti probleme korisnika.

Ako nemate sposobnost riješiti problem i smisliti kako nešto učiniti, tada nećete biti dobar VA.

Virtualni asistent nije Yoda, pa je nerealno pretpostaviti da će moći sve. Ali morate znati istraživati ​​da biste sami došli do informacija. Sve dok ste iskreni sa svojim klijentom o opsegu svojih vještina, bit ćete dobro.

Klijenti također ne očekuju da znate sve. Recite im da nikada prije niste radili ovaj posao; ali sretni ste saznati kako i vratiti se na to.

Trebali biste nastaviti trenirati, gdje možete gledati YouTube videozapise, razmjenjivati ​​vještine s drugim VA, postavljati pitanja na VA forumima i općenito sudjelovati.

Pokušajte biti u tijeku s onim što se kreće i mijenja, kako u vašoj industriji tako iu svijetu tehnologije. Odlučite se o stvarima o kojima želite znati više, a zatim istražite.

Upravljanje očekivanjima i izgradnja povjerenja

Ne samo da morate znati što radite, već morate biti sigurni da kupac zna što radi. Često klijent nikada nije radio s virtualnim asistentom, pa ako ne zna što sve može i kako to sve funkcionira, ozbiljno će sumnjati u vašu sposobnost da mu pomognete.

Novi klijent će vas vjerojatno potražiti da ga vodite kroz proces, pa morate znati i objasniti kako radite. To uglavnom dolazi s iskustvom, ali vježbajte svoj novi popis pitanja ili igrajte ulogu; pa čak i volontirajte za izvođača kojeg poznajete, tako da možete dobiti izjavu i pokušati, ako vas to brine.

Radi sam

Čini se da je prilično uobičajeno da se freelanceri osjećaju usamljeno, što me iznenađuje jer sam potpuno sretan radeći sam i nikad nisam mislio da će nekima nedostajati drugi u blizini.

Naravno, ponekad koristim co-working prostore, a ponekad radim u kafićima, ali biti sam cijeli tjedan nešto je što treba imati na umu.

Ako imate iskustva s virtualnom pomoći, ne zaboravite mi ostaviti komentar. Međutim, ne mogu vas ostaviti bez predstavljanja ove vrhunske obuke o osobnim financijama.