A virtuális asszisztens szerepe egy cégben

Ha olyan vagy, mint a legtöbb blogger, mindig is azt gondoltad, hogy egyedül kell megtenned? Ez a te eseted? És igen, a legtöbb vállalkozó önállóan indul, vagy felvesz egy virtuális asszisztenst.

Ebben a cikkben megmutatom, miért fontos a virtuális asszisztens az Ön vállalkozása számára. De először itt van egy képzési tanfolyam, amely megtörténik lehetővé teszi a sikeres vállalkozói tevékenységet.

Mi az a virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens (VA) olyan személy, aki távoli helyről nyújt támogatási szolgáltatásokat más vállalkozásoknak.

A kifejezés az 1990-es években született a technológiai fejlesztéseknek köszönhetően virtuális munkavégzés lehetőségéből. A virtuális asszisztens olyan személy, akit felvesznek a vállalkozás fárasztó napi feladatainak elvégzésére.

Lehet, hogy egy másik városban, államban vagy országban van. Lehetnek olyan emberek is, akik hetente egyszer eljönnek az irodájába, vagy találkoznak egy közös munkahelyen. Ez tényleg tőled függ.

A legfontosabb az, hogy ügyfeleiknek gond nélkül elvégezzék azokat a feladatokat, amelyekre szüksége van, akár azért, mert utálják, akár azért, mert túl sok időt vesz igénybe.

A virtuális asszisztenseket különösen a vállalkozók és az online vállalkozások keresik. Ezeknek a cégeknek segítségre van szükségük, de nem akarnak fizikailag alkalmazottakat felvenni. Téged szolgálni, Finance de Demain átlagosan két virtuális asszisztenssel dolgozik.

Mit csinál egy virtuális asszisztens

Elméletileg egy virtuális asszisztens mindent meg tud tenni, amit bármely más támogató személyzet. A virtuális támogatási feladatok azonban nem korlátozódnak az irodai munkára. Számos virtuális asszisztens biztosít marketing szolgáltatások, webdesign és mások.

Egyes virtuális asszisztensek egy adott készségkészletre specializálódtak. Például, egy marketing virtuális asszisztens csak marketingmunkát végez. Más virtuális asszisztensek különféle feladatokat látnak el, de egy adott iparágban. Például, virtuális asszisztens ingatlancégek számára.

A legtöbb virtuális asszisztensnek van saját otthoni virtuális asszisztens üzlete. Ez lehetővé teszi számukra, hogy többet keressenek, és jobban ellenőrizzék az elvégzett feladatokat. Sok kisvállalkozás azonban munka vagy szerződés részeként alkalmaz virtuális asszisztenseket.

Végül, sok VA szabadúszó vagy coworking webhelyeket használ a gyors, időkorlátozott projektek megtalálásához.

Milyen előnyökkel járhat vállalkozása számára egy virtuális asszisztens?

Mivel olyan feladatok delegálása, amelyek felemésztik az időt és energiát, amelyeket nem szívesen végeznek, és amelyek az egyik fárasztó feladatról a másikra való ugrás körforgásában tartanak, a VA lehetővé teszi, hogy visszaszerezze az irányítást ügyei felett.

A csapat növekedése azt jelenti, hogy alapvető munkát végezhet, a stratégiára és a teljes képre koncentrálhat. Elkezdhet álmodozni és nagyobb léptékben tervezni.

Honnan tudhatja, hogy készen áll egy virtuális asszisztens felvételére?

Az, hogy mikor lesz kész a felvételre, mindenki számára más és más, ami nagyon megnehezíti a döntést. Javasoljuk, hogy vegyen fel egy VA-t, mielőtt úgy gondolja, hogy készen áll az indulásra.

Ennek az az oka, hogy a legtöbb ember (köztük én is!) megvárja, amíg már az „őrültség” pontjára kerülünk, és elkezdenek delegálni és segítséget kérni az üzlethez. Tehát, ha készen áll vállalkozása bővítésére, és úgy gondolja, hogy készen áll, erősen ajánlom, hogy kezdje el keresni virtuális asszisztensét.

Mindkettőtöknek sokkal könnyebb dolguk lesz, ha behozol valakit a csapatba, amikor a dolgok egy kicsit nyugodtabbak, így a dolgok simán mennek a legforgalmasabb időszakokban.

Íme néhány kérdés, amelyeket meg kell válaszolni, mielőtt meghozná a végső döntést a felvételről:

• Készen áll arra, hogy az eddigieknél gyorsabban növekszik vállalkozása?
• Megengedheti magának, hogy havonta fizessen valakinek?
• Vannak meghatározott feladatok a delegálás megkezdéséhez?

Ha ezekre a kérdésekre igennel válaszolt, akkor készen áll a VA felvételi folyamatának megkezdésére.

Hogyan béreljünk VA-t?

Míg a virtuális segítségnyújtás nagyszerű otthoni üzleti ötlet, a virtuális segítségnyújtás kulcsfontosságú az otthoni vállalkozások tulajdonosai számára, hogy maximalizálják bevételeiket és elősegítsék a növekedést. Otthoni vállalkozás tulajdonosaként eljön az idő, amikor lehetetlen mindent megtenni, legalábbis elég jól ahhoz, hogy hatékony és eredményes legyen.

Egy virtuális asszisztens alkalmazása felszabadítja az idejét, így a munkájára, az Ön számára a legjobb üzleti eredményeket hozó feladatokra összpontosíthat. Ráadásul sokan a virtuális asszisztensek jobbak, mint te egyes feladatokban.

Hosszú távon mindig gyorsabb és olcsóbb olyan munkákat felvenni, amelyekre nem vagy képes.

A felvétel első lépése A virtuális asszisztens feladata, hogy listát készítsen azokról a feladatokról, amelyeket kiszervez. Készítsen átfogó listát, priorizálva azokat a tevékenységeket, amelyeket először delegálni szeretne. Például, Az e-mailek kezelése időigényes és fárasztó, helyezze a lista élére.

Vagy lehet, hogy a technológiai problémák túl sok idejét foglalják el, és kiszervezheti webhelye kezelését. Vagy tartsa naprakészen cége számláit.

A következő lépés kitalálja, kit vegyen fel. Sokféleképpen lehet virtuális asszisztenst bérelni. Használhat egy VA-szolgáltatást, amely felveszi és betanítja őket, majd kijelölnek Önnek egy személyt a szükséges szolgáltatások alapján.

Az utolsó lehetőség, hogy felvesz valakit a hálózatából, akinek referenciái vannak. Bár feladhat egy virtuális asszisztenst kereső hirdetést, ha olyant talál, amely már rendelkezik megbízható hitelesítő adatokkal, időt és fejfájást takarít meg.

A virtuális asszisztensek által kínált szolgáltatások listája

kreatív írás

• Írj blogbejegyzéseket
• Írjon e-könyveket, könyveket, hírleveleket, e-mail-tölcséreket stb.
• Írjon vagy szerkesszen hang- vagy videóátiratokat.
• Írjon közösségi média bejegyzéseket a Facebookra, Twitterre vagy Instagramra.
• Blogbejegyzések, könyvek, weboldalak, hírlevelek, receptek stb. szerkesztése és átdolgozása.
• Készítsen e-maileket az e-mail marketinghez
• Termékleírások készítése webáruházak számára (üzlet / termékmenedzser)
• Ajánlások összeállítása / szerkesztése.
• Stb ...

Adminisztrátor / menedzsment

• Ügyfélszolgálat e-mailben, chaten vagy telefonon.
• Kövesse nyomon és válaszoljon az e-mailekre.
• Postafiókok rendszerezése
• Blogbejegyzések kezelése.
• Élő webinárium támogatás
• Naptárkezelés
• Hozzon létre PowerPoint prezentációkat
• Kellékek és kellékek kezelése
• Interjúkat szervezni
• Telefonhívások fogadása
• Tartalom újrafelhasználása (Példa: videó írásos blogbejegyzéssé vagy blogbejegyzés átalakítása közösségi médiabejegyzéssé)
• Írjon jegyzőkönyvet a videokonferencia értekezleteiről
• Blogszerkesztői naptárak kezelése
• Ügyfélbefogadási feladatok, például e-mailekre való válaszadás, számlák és szerződések benyújtása
• A potenciális ügyfelek / jelenlegi ügyfelek nyomon követése
• A vendégek bemutatása
• Utazási megállapodásokat intézni
• Űrlapok elkészítése
• Létrehozás folytatása
• Új csapattagok felvétele és betanítása
• Traduction
• Ötletbörze blogbejegyzések, termékek stb.

NB: Az adminisztratív feladatok a legkeresettebb szolgáltatások közé tartoznak. Ha segít a vállalkozások tulajdonosainak ezekben a napi feladatokban, idejük szabadul fel, hogy több pénzt keressenek. Nagyon értékes!

Grafikai tervezés

• Grafika készítése blogbejegyzésekhez
• fénykép szerkesztés
• Diák készítése webináriumokhoz vagy workshopokhoz.
• Névjegykártyák, szórólapok, logók, menük, feliratok stb.
• Képkeresés blogbejegyzésekhez, könyvekhez, közösségi oldalakhoz stb.
• Márkastílus útmutatók készítése.
• E-könyvek vagy PDF fájlok tervezése hírlevél-előfizetéshez

NB: A Canva rengeteg sablont tartalmaz, és könnyen használható, ha grafikát szeretne készíteni.

Közösségi média

• A közösségi média frissítéseinek ütemezése.
• Pinterest fiók létrehozása és kezelése
• Kiemelt gombostűk létrehozása és kezelése
• Facebook-csoportok kezelése
• LinkedIn csoportok létrehozása és kezelése
• Hozzon létre közösségi média szavazásokat
• Állítsa be a közzétételi ütemezéseket.
• Posztok létrehozása és kezelése az Instagramon.
• Válaszolj a közösségi média üzeneteire.

Számlavezetés

• Fizetések és számlázás kezelése.
• Rendelések és visszaküldések feldolgozása.
• Gyűjteménykezelés
• Fizetéskezelés
• Számlázás és számlák.

Hogyan kell használni a virtuális asszisztensi szolgáltatások listáját?

Amint látja, virtuális asszisztensként számos szolgáltatást kínálhat.

Attól függően, hogy milyen szolgáltatás iránt érdeklődik, összekapcsolhatja a kapcsolódó szolgáltatások csomagját, és szolgáltatáscsomagként értékesítheti: projektenként vagy folyamatos havi szolgáltatásként számlázva.

Ha talál valamit, ami felkelti az érdeklődését, kutasson tovább. Ha a kutatás után is érdeklődik, nézze meg, hogyan szerezheti meg a szükséges készségeket, ha még nem rendelkezik velük.

Tanulhat a YouTube-videókból, az Amazonon található könyvekből vagy az online kurzusokból.

És ne feledje, csak azért, mert egy olyan szolgáltatást kezd, mint a VA, még nem jelenti azt, hogy élete hátralévő részében megragadja a szolgáltatást. Szabadon frissíthet vagy hozzáadhat további szolgáltatásokat.

A virtuális asszisztenshez szükséges készségek

A virtuális asszisztenshez szükséges készségek közül sok megegyezik az adminisztratív asszisztenshez vagy titkárnőhöz szükséges képességekkel. Például, kiváló szervezőkészséggel kell rendelkeznie. Kellemes telefonos viselkedéssel és új technológiák használatának készségeivel is rendelkeznie kell.

VA-ként az önfoglalkoztatáshoz speciális készségekre is szüksége lesz. Például, képesnek kell lennie többfeladatos munkavégzésre, különösen, ha több ügyféllel zsonglőrködik.

Képesnek kell lennie a munkára koncentrálni, az otthoni környezetben. Otthoni irodájában is szüksége van a megfelelő felszerelésre.

Egyes virtuális asszisztensi munkák további készségeket igényelnek, beleértve web design, rendezvényszervezés, könyvelés és még sok más.

Kereshet olyan virtuális asszisztensi állásokat, amelyek megkövetelik az Ön sajátos készségeit. A konkrét készségek mellett a munkáltatók gyakran keresnek olyan jelölteket, akik képzéssel és/vagy irodai tapasztalattal rendelkeznek valamilyen adminisztratív minőségben.

A virtuális asszisztens alapvető tulajdonságai

Megbízhatóság

Ez az egyik legfontosabb, mert sajnos úgy tűnik, hogy ez a leggyakoribb. Sok ügyfél elmondta nekem, hogy csalódottak voltak azokban a VA-kban, akik nem számoltak be előrehaladásukról, vagy egyszerűen nem teljesítettek.

Ez teljesen megbocsáthatatlan, és nem csak a virtuális asszisztens iparágat rontja el, de a következő virtuális asszisztensnek viselnie kell az ügyfél gyanakvását és kétségeit az ilyen típusú szolgáltatások használatának hatékonyságával kapcsolatban.

Ebben az iparágban a professzionalizmus a legfontosabb, ezért ha egy ügyfél felhívja Önt, hívja vissza. Ha e-mailt kap, válaszolnia kell! Nem kell azonnal, de legalább másnap.

Jó kommunikációs készség

Az első ponttól kezdve tájékoztatnia kell az ügyfelet a munkája előrehaladásáról, ezért határozza meg, hogyan és mikor frissítse őket, amikor ügyfél lesz, és minden új feladat megkezdése előtt.

Ha egy ügyfélnek állandóan üldöznie kell Önt a frissítésekért, akkor Ön nem végzi jól a munkáját.

Idő beosztás

A kutatások nyilvánvalóan azt mondják, hogy csak egy dologra kell összpontosítania, és ez nem hatékony a többfeladatos munkavégzéshez. Természetesen az adott feladatra kell koncentrálnia, de több ügyféllel is fog dolgozni; akik azt hiszik, hogy ők az egyik és legfontosabb vásárlód.

Valószínűleg sok dolga van egy nap alatt, ezért tervezzen előre. Ütemezze be a feladatokat, amikor a leghatékonyabb. Használjon Google-naptárt, és jelölje be a személyes tárgyakat egy színnel, a munkadarabokat pedig egy másik színnel.

Ha tudja, hogy reggel ír a legjobban, próbálja meg késő délutánra ütemezni az értekezleteket. Minden munkafeladatát beleillesztheti a naptárába (beleértve a tervezési időt is), hogy reálisan tudja, van-e ideje mindent elvégezni.

Ressource

Gyakran kap olyan e-maileket, amelyekben technikai kérdéseket tesznek fel, amelyeket a Google segítségével könnyen megtalálhatnak, vagy azt kérdezik, hogy mennyibe kerülnek a szolgáltatásai, amikor még csak nem is vették a fáradságot, hogy meglátogassák webhelyét és/vagy közösségi oldalait.

Sok olyan dolgot kérnek majd tőled, amit még soha, és csak ki kell találnod, hogyan tedd meg. A VA-któl elvárják, hogy megoldásokat nyújtsanak és megoldják az ügyfelek problémáit.

Ha nem vagy képes megoldani egy problémát és kitalálni, hogyan csinálj valamit, akkor nem leszel jó VA.

A virtuális asszisztens nem Yoda, ezért irreális azt feltételezni, hogy ő képes lesz mindezt megtenni. De tudnia kell, hogyan kell kutatni ahhoz, hogy önállóan megtalálja az információt. Mindaddig rendben lesz, amíg őszinte vagy ügyfeleddel a képességeid mértékét illetően.

Az ügyfelek sem várják el, hogy mindent tudjon. Mondja el nekik, hogy még soha nem végezte ezt a munkát; de szívesen megtudod, hogyan, és visszatérsz hozzá.

Folytassa a képzést, ahol YouTube-videókat nézhet, készségeket cserélhet más VA-kkal, kérdéseket tehet fel a VA fórumain, és általában részt vehet.

Igyekezzen naprakészen tartani a mozgást és változást, mind az iparágban, mind a technológiai világban. Döntse el, mely dolgokról szeretne többet megtudni, majd végezzen kutatást.

Elvárások kezelése és bizalomépítés

Nemcsak tudnia kell, mit csinál, hanem arról is gondoskodnia kell, hogy az ügyfél tudja, mit csinál. Az ügyfelek gyakran soha nem dolgoztak együtt virtuális asszisztenssel, így ha nem tudják, mit tehetnek, és hogyan működik mindez, komolyan kétségbe vonják, hogy képes-e segíteni nekik.

Valószínűleg egy új ügyfél megkeresi, hogy végigvezesse őket a folyamaton, ezért Önnek ismernie kell és el kell magyaráznia, hogyan dolgozik. Ez többnyire tapasztalattal jár, de gyakorold az új kérdéslistádat vagy a szerepjátékodat; és még önkéntes munkát is végez egy ismert vállalkozónál, így kaphat egy ajánlást, és kipróbálhatja, ha ez aggaszt.

Egyedül dolgozni

Úgy tűnik, meglehetősen gyakori, hogy a szabadúszók magányosnak érzik magukat, ami meglep, mivel teljesen boldog vagyok, ha egyedül dolgozom, és soha nem gondoltam volna, hogy egyesek hiányolják, hogy mások legyenek mellettem.

Persze, néha közös munkahelyeket használok, máskor pedig kávézókban dolgozom, de nem szabad elfelejteni, hogy egész héten egyedül vagyok.

Ha van tapasztalatod a virtuális segítségnyújtás terén, ne felejts el kommentet hagyni. Nem hagyhatom azonban anélkül, hogy bemutassam ezt a személyes pénzügyekről szóló prémium képzést.