Kontrollálja a projekt költségeit a nagyobb jövedelmezőség érdekében

A költségkontroll létfontosságú szerepet játszik minden pénzügyi stratégiában. Hogyan maradhat a költségvetésnél, amikor nyomon követi projektje pénzügyeit? Csakúgy, mint a személyes költségvetés kialakítása, számos lehetőség áll rendelkezésére: a kiadások osztályozása, a legdrágább tételek meghatározása és megoldások keresése a kiadások korlátozására az egyes területeken. Mindezen műveletek elvégzése után ellenőrizheti a költségvetést, hogy elemezze jövedelmezőségét és növeli a profitot.

A költségkontroll alapelvei minden költségvetésnél azonosak, legyen az vállalati vagy személyes. Ebben a cikkben, Finance de Demain Consulting Elmagyarázza a költségkontroll fogalmát és azt, hogy hogyan illeszkedik egy nagyobb költséggazdálkodási rendszerbe.

Mi a költségkontroll?

A költségkontroll a vállalati nyereség növelését célzó kiadások azonosításának és csökkentésének elve. Elvégezhető projektszinten vagy teljes vállalati szinten.

Ebben az esetben a költségellenőrzési folyamat alkalmazására koncentrálunk egy projekt vagy projektcsoport keretein belül.

Projektmenedzserként a költségkontroll arra szolgál, hogy figyelemmel kísérje erőforrás-gazdálkodási tervét, és reagáljon a költségvetés túllépéseire.

Ha túllépi a projekt költségvetését, egy jelentéskészítő eszköz is jól jöhet. Tegyük fel, hogy egy új projekthez bérelt szabadúszó tervezőnek a vártnál sokkal tovább tartott a képek szerkesztése.

Miután azonosította ezt a többletköltséget, dönthet úgy, hogy házon belüli tervezőt bérel a következő projektjéhez a költségek csökkentése és a hatékonyság növelése érdekében.

Hogyan hozhat változást a költségek ellenőrzése?

Csapata nem tudja teljesíteni a projekt hatókörét vagy költségvetését? Itt válik fontossá a költségkontroll. Még akkor is, ha a költségkereten belül van, a költségek ellenőrzése segíthet tovább csökkenteni azokat, és növelni a bevételt az út során.

Ez a folyamat betekintést nyújt a teljes vállalati költésbe: kiemeli a legdrágább területeket, és tovább azonosítja az egyes területek költéseit.

Első lépésként a költségkontroll alkalmazható a projektre azzal a céllal, hogy ilyen mértékű költségeket csökkentsünk, és ezáltal potenciálisan növeljük a vállalat nyereségét.

Mik azok a költségkontroll technikák?

Kezdetben a költségkontroll az üzlet magasabb szintjein is megvalósulhat, de gyakran a projekt szintjén történik. Ezen a szinten tudja felmérni a projektenkénti tényleges költségeket, és hatékonyan kezelni azokat.

Íme az öt lépés, amelyet követni kell egy projekt költségeinek jobb kontrollálásához:

1. Tervezze meg költségvetését

Először is meg kell terveznie költségvetését annak érdekében, hogy részletes költségbecslést kapjon, és hatékonyan allokálja az erőforrásokat. A részletes projektterv kidolgozása csökkenti a költségek eltéréseit, amelyek az eredeti költségvetés és a tényleges kiadások közötti különbséget jelentik.

Költségvetési tervében szerepeljen:

• A projekthez szükséges csapattagok száma
• A projekt befejezéséhez szükséges idő becslése
• A projekthez szükséges anyagok

A projekthez szükséges idő és anyagok kiszámításakor tartson némi lazaságot a költségvetésben. A váratlan nem ritka, és előfordulhat, hogy meg kell hosszabbítania a projekt idővonalát, vagy további erőforrásokat kell kérnie.

2. Kövesse nyomon az összes kiadást

A projektköltség-ellenőrzés második lépése a projektkiadások előrehaladásának nyomon követése. Könnyebben megteheti a korrekciós intézkedéseket, ha valós időben észleli a költségek eltéréseit.

A projekt végén már késő lesz, a pénzt elköltik. Ezen a ponton már csak tanulni kell belőle, hogy a jövőben ne fordulhasson elő ez a helyzet.

A projekt során felmerülő költségek hatékony nyomon követéséhez állítson be a projekt mérföldköveit. Minden mérföldkőnél elemezheti kiadásait, és biztosíthatja a projekt hatókörének tiszteletben tartását. És ha valaha költségtúllépést észlel egy adott mérföldkőnél, akkor a projekt későbbi szakaszában találhat megoldást ezek csökkentésére.

3. Változásvezérlő rendszerek használata

Lényeges, hogy a projekt tervezési szakaszában világos célokat tűzzünk ki. E célok elérése érdekében változtatási ellenőrzési folyamatra lehet szükség.

A változásvezérlés olyan lépések összessége, amelyek az érintettek által a projekt során végrehajtott összes változtatást szabályozzák. Lehetővé teszi, hogy megakadályozza a célok elsodródását azáltal, hogy azonnal felkészíti Önt a változásokra, amint azok megjelennek, és ennek megfelelően alakítja a projektet.

4. Az ellenőrzési folyamat szakaszai

alapozás

A változás-ellenőrzési folyamat akkor kezdődik, amikor egy érdekelt fél változtatást kér a projektben. A kérés változhat: lehet határidő-hosszabbítás vagy új projektteljesítés.

Értékelés

A projektmenedzser vagy az osztályvezető átvizsgálja a kérést az alapvető információkra, például a szükséges erőforrásokra, a kérés hatására és a kérés címzettjére. A kezdeti értékelés után a változtatási kérelem az elemzési fázisba kerül.

Elemzés

Az elemzési szakaszban az illetékes projektmenedzser jóváhagyja vagy elutasítja a kérést. Egyes esetekben változás-ellenőrző bizottságot lehet felállítani a változtatások jóváhagyásának ellenőrzésére. A projektmenedzser jóváhagyja vagy elutasítja a kérést, és értesíti a csapatot.

A projekt méretétől függően a projektmenedzser a változást egy változásnaplóba is naplózhatja, hogy a projekt valamennyi érintettje megkapja az információkat.

Végrehajtás

A változtatás végrehajtása a projekt szakaszától függően változhat, de általában magában foglalja az ütemterv és a teljesítések frissítését, valamint a projektcsapat tájékoztatását.

Fel kell mérnie a projekt hatókörét, és meg kell győződnie arról, hogy az ütemterv megváltoztatása nem lesz jelentős hatással a tervezett célokra.

A kerítés

A kérelem dokumentálása, terjesztése és végrehajtása után át lehet lépni a záró szakaszba. Javasoljuk, hogy készítsen egy hivatalos lezárási tervet, hogy a csapat minden tagja hozzáférhessen ezekhez az információkhoz, és a jövőben hivatkozhasson rájuk.

A projektek módosításainak hatékony áttekintésével a költségkontroll magától értetődik.

A projekt költségvetésének és sikerének pontos előrejelzése magában foglalja a lelkiismeretes menedzsment fenntartását az elejétől a végéig. Az előre nem látható események elkerülhetetlenek az úton, de bizonyos rendszerek kialakítása segít elkerülni ezeket az eltéréseket.

4. Gazdálkodj az időddel

Az időgazdálkodás szerves része a költségkontrollnak: a projekt teljes időtartamának növekedésével a projekt összköltsége is nő. Annak érdekében, hogy ne lépje túl az előirányzott költségvetést, mindenekelőtt tiszteletben kell tartania a projekt ütemtervét.

Fogadjon el időgazdálkodási stratégiákat a termelékenység növelése érdekében, és segítse a csapattagokat abban, hogy a költségvetésen belül időben elvégezhessék a munkát.

Íme néhány időgazdálkodási tipp:

Timeboxing

A Timeboxing egy célorientált időgazdálkodási stratégia, amely magában foglalja a feladatok elvégzését egy " időblokk ".

például, ha blogbejegyzést kell írnia, annak felvázolásához kétórás blokkot hozhat létre. Ezután egy kis szünet után visszatérhet egy újabb háromórás blokkhoz, hogy elkészítse az első vázlatot.

Idő blokkolása

Az időblokkolás hasonló az időkerethez, de ahelyett, hogy minden egyes feladathoz beállítana egy bizonyos időt, a naptár bizonyos időszakait letiltja a kapcsolódó munkák számára.

A Pomodoro-módszer

Az időkerethez és az időblokkoláshoz hasonlóan a Pomodoro technika is segít abban, hogy rövid időn belül elvégezze a feladatait, és szüneteket tartson a munkamenetek között.

például, dolgozzon 25 percig, majd tartson négyszer öt perces szünetet. Ezután a negyedik munkamenet után tartson hosszabb szünetet 20 vagy 30 percs.

nyeld le a varangyot

SMark Twain híres idézete szerint: „Ha le kell nyelned egy varangyot, jobb, ha reggel először tedd meg.” Az időgazdálkodási stratégia Az „edd meg a békát” kifejezést ezek a szavak ihlették, és arra ösztönöz, hogy először intézd el a fontos vagy összetett feladatokat, mielőtt a kevésbé fontos vagy kevésbé sürgős feladatokon dolgoznál.

A Pareto-elv

Még mindig a 80-20 szabály Ez az elv egy alapvető szabályon alapul: időnk 20%-át a munka 80%-ának elvégzésére fordítjuk. Konkrétan, ha a feladatoknak ezt a 80%-át kellően gyorsan tudjuk feldolgozni, így több időnk marad a munkanapunk során, hogy a fennmaradó 20%-ot elintézzük, ami az idő 80%-át fogja igénybe venni.

A dolgok elintézése (GTD)

Feltalálta David Allen a 2000-es évek elején a módszer „ Getting Things Done » vagy franciául „Getting things done”, javasolja, hogy előtte készítsenek egy listát a tervezett feladatokról írásban. Miután megszabadult ezektől a megfontolásoktól, ahelyett, hogy a munkairányítási eszközökre hagyatkozna, képes lesz cselekedni anélkül, hogy ki kellene találnia, mit tegyen.

Intuitívnak tűnhet a termelékenységre összpontosítani a költségkontroll részeként, de a projektteljesítmény a cash flow sarokköve.

Ha csapata nem produktív, akkor nem fogja betartani a projekt határidejét, és a határidők be nem tartása további költségeket generál. Logikus, hogy ha a projektje többe kerül, a vállalat pénzforgalma csökken. 

5. Kövesse nyomon az elnyert értéket

A megszerzett érték nyomon követése segíthet megjósolni egy projekt pénzügyi eredményét. Ez a költségkontroll módszer költségelszámolási ismereteket igényel. Segítségével észlelheti a változó költségek kezdetét, és így megelőzheti a jövőbeli projektek eltéréseit.

A megszerzett érték a projekten belül ténylegesen elvégzett feladatok mennyisége. A megszerzett érték nyomon követéséhez és annak ellenőrzéséhez, hogy az ütemterv szerint halad-e, meg kell szoroznia az elvégzett feladatok százalékos arányát a projekt költségvetésével.

Lépések a keresett érték nyomon követéséhez

A megszerzett érték nyomon követéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

Lépés 1: százalékban határozza meg az egyes feladatok teljesítési fokát.

Lépés 2: állítsa be a tervezett értéket (Tervezett érték vagy PV) vagy a tervezett munka költségvetési költsége. Ez a tervezett munka elvégzésére felhatalmazott költségvetés.

Lépés 3: határozza meg a szerzett értéket (Earned Value vagy EV), vagy az elvégzett munka költségvetési költsége. Ez a ténylegesen elvégzett munka mennyisége.

Lépés 4: állapítsa meg a tényleges költséget (Tényleges költség vagy AC), amely az elvégzett munka tényleges költségét jelenti. Ezek a már elvégzett munkával kapcsolatos költségek.

Lépés 5: költség eltérések kiszámítása (Költségeltérés vagy önéletrajz) levonva a megszerzett értéket a tényleges költségből (CV = EV – AC).

Lépés 6: állítsa össze az eredményeket.

Az első három lépésben össze kell gyűjtenie a projekt költséginformációit, míg az utolsó három lépésben számításokat és elemzéseket kell végeznie. A költségeltérések a projekt költségállapotát jelzik.

Amikor Ön szabályozza a költségeket, az önéletrajz az a mérőszám, amely meghatározza, hogy a projekt megfelel-e a költségvetésnek. A Negatív önéletrajz azt jelenti, hogy a projekt túllépi a költségvetést.

A költségeket irányítani kell, vagy a költségeket kezelni?

Gyakori, hogy összekeverik a költségszabályozást a költséggazdálkodással. Ez két külön kifejezés, amelyeket helyesen kell meghatározni és megérteni. A költségkontroll egy részfolyamat a költséggazdálkodás nagyobb rendszerén belül.

Míg a költségkontroll a költségek azonosításáról és a nyereség növelése érdekében történő csökkentéséről szól, a költséggazdálkodás a projekt költségeinek becslésének, költségvetésének elkészítésének és ellenőrzésének átfogó folyamata.

Vállalatának valószínűleg sok alkalmazottja vesz részt a költségkezelésben. A csapat méretétől függően különböző emberek dolgozhatnak az erőforrás-tervezésen és a költségvetés-tervezésen.

A hatékony költségkontroll érdekében a csapatoknak figyelemmel kell kísérniük a kiadásokat az üzlet különböző szintjein, hogy kellő figyelmet fordítsanak az üzleti költségvetés minden egyes részére, és alaposan elemezzék azokat.

Használja a költségszabályozást a projekt költségeinek nyomon követésére és csökkentésére

A költségadatok nyomon követése a projekt kiadásainak csökkentése érdekében fárasztó folyamat, de a költségkezelés közvetlen hatással van a jövedelmezőségre.

A költségek hatékony kezelése érdekében hozzon létre egy testreszabható irányítópultot, hogy minden információ kéznél legyen. Ez az automatizálás lehetővé teszi a projektmenedzsment és a költségkontroll közötti zsonglőrködést, mindezt egy helyen.

Írjon nekünk egy megjegyzést. De mielőtt elmész, itt van egy robot, amivel nagyon egyszerűen kereshetsz EUR/USD kereskedéssel.