Վերահսկել ծրագրի ծախսերը ավելի մեծ շահութաբերության համար

Ծախսերի վերահսկումը կենսական դեր է խաղում ցանկացած ֆինանսական ռազմավարության մեջ: Ինչպե՞ս եք պահպանում բյուջեն, երբ հետևում եք ձեր ծրագրի ֆինանսներին: Ինչպես անձնական բյուջե մշակելը, ձեզ համար հասանելի են մի քանի տարբերակներ՝ դասակարգել ծախսերը, որոշել ամենաթանկ ապրանքները և գտնել լուծումներ՝ սահմանափակելու ծախսերը յուրաքանչյուր ոլորտում: Այս բոլոր գործողությունները կատարելուց հետո դուք կկարողանաք վերահսկել բյուջեն, վերլուծել ձեր շահութաբերությունը և ավելացնել շահույթը:

Ծախսերի վերահսկման հիմնական սկզբունքները նույնն են բոլոր բյուջեների համար՝ լինեն կորպորատիվ, թե անձնական: Այս հոդվածում, Finance de Demain Consulting Բացատրում է ծախսերի վերահսկման հայեցակարգը և ինչպես է այն տեղավորվում ծախսերի կառավարման ավելի մեծ համակարգում:

Ի՞նչ է ծախսերի վերահսկումը:

Ծախսերի վերահսկումը ընկերության շահույթի ավելացմանն ուղղված ծախսերի բացահայտման և նվազեցման սկզբունք է: Այն կարող է իրականացվել ծրագրի մակարդակով կամ ամբողջ ընկերության մակարդակով:

Այս դեպքում մենք կկենտրոնանանք ծախսերի վերահսկման գործընթացի կիրառման վրա ծրագրի կամ նախագծերի խմբի շրջանակներում:

Որպես ծրագրի մենեջեր՝ ծախսերի վերահսկումը կծառայի ձեզ՝ վերահսկելու ձեր ռեսուրսների կառավարման պլանը և արձագանքելու բյուջեի գերակատարմանը:

Եթե ​​դուք գերազանցում եք ձեր նախագծի բյուջեն, հաշվետվության գործիքը նույնպես կարող է օգտակար լինել: Ենթադրենք, որ անկախ դիզայներին, որը դուք վարձել եք նոր նախագծի համար, պատկերները խմբագրելու համար սպասվածից շատ ավելի երկար է պահանջվել:

Այս լրացուցիչ ծախսերը բացահայտելուց հետո դուք կարող եք որոշել ձեր հաջորդ նախագծի համար ներքին դիզայներ վարձել՝ ծախսերը նվազեցնելու և արդյունավետություն ձեռք բերելու համար:

Ինչպե՞ս կարող է ծախսերի վերահսկումը փոխել:

Ձեր թիմը չի՞ բավարարում ծրագրի շրջանակը կամ բյուջեն: Այստեղ է, որ ծախսերի վերահսկումը դառնում է կարևոր: Նույնիսկ եթե դուք բյուջեում եք, ծախսերը վերահսկելը կարող է օգնել ձեզ նվազեցնել այն և ավելացնել եկամուտը ճանապարհին:

Այս գործընթացը պատկերացում է տալիս ընկերության ընդհանուր ծախսերի մասին. այն ընդգծում է ամենաթանկ ոլորտները և հետագայում նույնականացնում է ծախսերը նշված ոլորտներից յուրաքանչյուրում:

Որպես առաջին քայլ՝ ծախսերի վերահսկումը կարող է կիրառվել նախագծի նկատմամբ՝ նպատակ ունենալով նվազեցնել ծախսերը այս մասշտաբով և այդպիսով մեծացնել ընկերության շահույթը:

Որո՞նք են ծախսերի վերահսկման մեթոդները:

Սկզբում ծախսերի վերահսկումը կարող է տեղի ունենալ բիզնեսի ավելի բարձր մակարդակներում, բայց հաճախ դա տեղի է ունենում նախագծի մակարդակում: Հենց այս մակարդակում կարող եք գնահատել մեկ ծրագրի իրական ծախսերը և արդյունավետ կառավարել դրանք:

Ահա հինգ քայլերը, որոնք պետք է հետևել՝ ավելի լավ վերահսկելու ծրագրի ծախսերը.

1. Պլանավորեք ձեր բյուջեն

Նախ, դուք պետք է պլանավորեք ձեր բյուջեն, որպեսզի ստանաք ծախսերի մանրամասն գնահատում և արդյունավետորեն բաշխեք ռեսուրսները: Ծրագրի մանրամասն պլանի մշակումը կնվազեցնի ծախսերի շեղումները, որոնք տարբերվում են ձեր սկզբնական բյուջեի և իրական ծախսերի միջև:

Ձեր բյուջեի պլանում ներառեք.

• Ծրագրի համար անհրաժեշտ թիմի անդամների թիվը
• Նախագիծն ավարտելու համար անհրաժեշտ ժամանակի նախահաշիվը
• Նախագծի համար անհրաժեշտ նյութեր

Ծրագրի համար անհրաժեշտ ժամանակն ու նյութերը հաշվարկելիս մի քիչ թուլացրե՛ք ձեր բյուջեն: Անսպասելին հազվադեպ չէ, և ձեզ հարկավոր է երկարացնել ծրագրի ժամանակացույցը կամ պահանջել լրացուցիչ ռեսուրսներ:

2. Վերահսկել բոլոր ծախսերը

Ծրագրի ծախսերի վերահսկման երկրորդ քայլը ծրագրի ծախսերի առաջընթացի մոնիտորինգն է: Դուք կկարողանաք ավելի հեշտությամբ ուղղիչ գործողություններ կատարել, եթե իրական ժամանակում նկատեք ծախսերի տարբերություններ:

Ծրագրի ավարտին արդեն ուշ կլինի, գումարը կծախսվի։ Այս պահին ձեզ մնում է միայն դասեր քաղել դրանից՝ ապագայում այս իրավիճակի կրկնությունը կանխելու համար:

Ծրագրի ընթացքում ձեր ծախսերը արդյունավետորեն վերահսկելու համար սահմանեք ծրագրի կարևոր կետեր: Յուրաքանչյուր նշաձողում դուք կարող եք վերլուծել ձեր ծախսերը և համոզվել, որ նախագծի շրջանակը հարգված է: Եվ եթե դուք երբևէ նկատում եք ծախսերի գերակատարում տվյալ նշաձողում, կարող եք լուծում գտնել՝ դրանք նվազեցնելու համար ավելի ուշ նախագծում:

3. Օգտագործեք փոփոխության կառավարման համակարգեր

Ծրագրի պլանավորման փուլում անհրաժեշտ է հստակ նպատակներ դնել: Այս նպատակներին հասնելու համար փոփոխությունների վերահսկման գործընթաց կարող է անհրաժեշտ լինել:

Փոփոխությունների վերահսկումը մի շարք քայլեր է, որոնք կարգավորում են ծրագրի ընթացքում շահագրգիռ կողմերի կատարած բոլոր փոփոխությունները: Այն թույլ է տալիս կանխել նպատակների շեղումը` նախապատրաստելով ձեզ փոփոխություններին, հենց որ դրանք հայտնվեն, և այդպիսով համապատասխանաբար հարմարեցնելով նախագիծը:

4. Վերահսկիչ գործընթացի փուլերը

պրիմինգ

Փոփոխությունների վերահսկման գործընթացը սկսվում է այն ժամանակ, երբ շահագրգիռ կողմը պահանջում է փոխել նախագծում: Հարցումը կարող է տարբեր լինել. դա կարող է լինել վերջնաժամկետների երկարաձգում կամ ծրագրի նոր արդյունքներ:

Գնահատում

Ծրագրի ղեկավարը կամ բաժնի ղեկավարը սկանավորում է հիմնական տեղեկատվության հարցումը, ինչպիսիք են անհրաժեշտ ռեսուրսները, հարցման ազդեցությունը և հարցումը ստացողներին: Նախնական գնահատումից հետո փոփոխության հարցումը տեղափոխվում է վերլուծության փուլ:

Վերլուծություն

Վերլուծության փուլում ծրագրի համապատասխան ղեկավարը հաստատում կամ մերժում է հարցումը: Որոշ դեպքերում փոփոխությունների վերահսկման հանձնաժողով կարող է ստեղծվել՝ վերահսկելու փոփոխությունների հաստատումը: Ծրագրի ղեկավարը հաստատում կամ մերժում է հարցումը և ծանուցում է թիմին:

Կախված ծրագրի չափից՝ ծրագրի ղեկավարը կարող է նաև փոփոխությունները գրանցել փոփոխության մատյանում՝ ապահովելու, որ ծրագրի բոլոր շահագրգիռ կողմերը ստանան տեղեկատվություն:

Իրականացում

Փոփոխության իրականացումը կարող է տարբեր լինել՝ կախված ծրագրի փուլից, բայց ընդհանուր առմամբ ներառում է ժամանակացույցի և արդյունքների թարմացում, ինչպես նաև ծրագրի թիմի տեղեկացում:

Դուք պետք է գնահատեք ծրագրի շրջանակը և հաստատեք, որ ժամանակացույցի փոփոխությունը մեծ ազդեցություն չի ունենա ծրագրված նպատակների վրա:

Ցանկապատը

Հարցումը փաստաթղթավորելուց, տարածելուց և իրականացնելուց հետո կարող եք անցնել փակման փուլին: Խորհուրդ է տրվում, որ դուք ունենաք փակման պաշտոնական պլան, որպեսզի թիմի բոլոր անդամները կարողանան մուտք գործել և անդրադառնալ այս տեղեկատվությանը ապագայում:

Արդյունավետորեն վերանայելով ձեր նախագծերի փոփոխությունները՝ ծախսերի վերահսկումը պետք է բնականոն լինի:

Նախագծի բյուջեի և հաջողության ճշգրիտ կանխատեսումը ներառում է բարեխիղճ կառավարում սկզբից մինչև վերջ: Ճանապարհին անկանխատեսելի իրադարձություններն անխուսափելի են, սակայն որոշակի համակարգերի ստեղծումն օգնում է պաշտպանվել այդ շեղումներից:

4. Կառավարեք ձեր ժամանակը

Ժամանակի կառավարումը ծախսերի վերահսկման անբաժանելի մասն է. երբ ծրագրի ընդհանուր տևողությունը մեծանում է, ծրագրի ընդհանուր արժեքը նույնպես մեծանում է: Որպեսզի չգերազանցեք հատկացված բյուջեն, նախևառաջ պետք է հարգեք ծրագրի ժամանակացույցը:

Ընդունեք ժամանակի կառավարման ռազմավարություններ՝ արտադրողականությունը բարձրացնելու և թիմի անդամներին օգնելու բյուջեի սահմաններում ժամանակին ավարտելու աշխատանքը:

Ահա ժամանակի կառավարման որոշ խորհուրդներ.

Timeboxing

Timeboxing-ը նպատակաուղղված ժամանակի կառավարման ռազմավարություն է, որը ներառում է առաջադրանքների կատարումը « ժամանակի բլոկ .

Օրինակ, եթե Ձեզ անհրաժեշտ է բլոգային գրառում գրել, կարող եք ստեղծել երկու ժամանոց բլոկ՝ այն ուրվագծելու համար։ Այնուհետև, ընդմիջումից հետո, կարող եք վերադառնալ երեք ժամ տևողությամբ մեկ այլ բլոկ՝ առաջին սևագիր անելու համար:

Ժամանակի արգելափակում

Ժամանակի արգելափակումը նման է timeboxing-ին, սակայն յուրաքանչյուր առանձին առաջադրանքի համար որոշակի ժամանակ սահմանելու փոխարեն, դուք կարգելափակեք ձեր օրացույցի որոշակի ժամանակահատվածներ հարակից աշխատանքների համար:

Պոմոդորոյի մեթոդը

Ինչպես timeboxing-ը և time blocking-ը, Pomodoro տեխնիկան օգնում է ձեզ կատարել ձեր առաջադրանքները կարճ ժամանակում և ընդմիջումներ կատարել աշխատանքային նիստերի միջև:

Օրինակ, աշխատեք 25 րոպե, ապա չորս անգամ հինգ րոպե ընդմիջեք։ Այնուհետև, չորրորդ աշխատանքային նստաշրջանից հետո, ավելի երկար ընդմիջեք 20 կամ 30 րոպեs.

կուլ տալ դոդոշին

SԸստ Մարկ Տվենի հայտնի մեջբերումների. «Եթե դու պետք է դոդոշ կուլես, ավելի լավ է դա անես առաջինը առավոտյան»: Ժամանակի կառավարման ռազմավարություն «Կեր գորտը» ոգեշնչված է այս խոսքերով և խրախուսում է ձեզ նախ հոգալ կարևոր կամ բարդ խնդիրների մասին՝ նախքան քիչ կարևոր կամ պակաս հրատապ խնդիրների վրա աշխատելը:

Պարետոյի սկզբունքը

Դեռ կոչվում է 80-20 կանոն Այս սկզբունքը հիմնված է մի հիմնարար կանոնի վրա՝ մենք մեր ժամանակի 20%-ը տրամադրում ենք աշխատանքի 80%-ը կատարելուն: Կոնկրետ, առաջադրանքների այս 80%-ը բավական արագ մշակելու ունակությունը, հետևաբար, մեզ ավելի շատ ժամանակ է թողնում աշխատանքային օրվա ընթացքում՝ հոգալու մնացած 20%-ը, որը մեզ կխլի ժամանակի 80%-ը:

Գործերի կատարում (GTD)

Հնարել է Դեյվիդ Ալեն 2000-ականների սկզբին մեթոդը « Getting Things կատարվել է » կամ «Գործերը կատարել» ֆրանսերենով, խորհուրդ է տալիս նախապես գրավոր կազմել պլանավորված առաջադրանքների ցանկը: Այս նկատառումներից ազատվելուց հետո, աշխատանքի կառավարման գործիքներին ապավինելու փոխարեն, դուք կկարողանաք քայլեր ձեռնարկել՝ առանց հասկանալու, թե ինչ անել:

Կարող է հակասական թվալ արտադրողականության վրա կենտրոնանալը որպես ծախսերի վերահսկման մաս, սակայն նախագծի կատարումը դրամական հոսքերի հիմնաքարն է:

Եթե ​​ձեր թիմը արդյունավետ չէ, դուք չեք կատարի ծրագրի վերջնաժամկետները, իսկ ժամկետները չկատարելը լրացուցիչ ծախսեր է առաջացնում: Տրամաբանորեն, եթե ձեր նախագիծն ավելի շատ արժե, ձեր ընկերության դրամական հոսքերը նվազում են: 

5. Հետևեք վաստակած արժեքին

Ձեր վաստակած արժեքին հետևելը կարող է օգնել ձեզ կանխատեսել ծրագրի ֆինանսական արդյունքը: Ծախսերի վերահսկման այս մեթոդը պահանջում է ծախսերի հաշվառման գիտելիքներ: Այն կարող է օգնել ձեզ բացահայտել փոփոխական ծախսերի սկիզբը և, հետևաբար, կանխել շեղումները ապագա ծրագրերում:

Վաստակած արժեքը նախագծի շրջանակներում իրականում կատարված առաջադրանքների քանակն է: Ստացված արժեքին հետևելու և տեսնելու համար, թե արդյոք դուք ժամանակացույցի մեջ եք, դուք պետք է բազմապատկեք կատարված առաջադրանքների տոկոսը ծրագրի բյուջեով:

Ձեռք բերված արժեքին հետևելու քայլեր

Ստացված արժեքին հետևելու համար հետևեք հետևյալ քայլերին.

Քայլ 1: որոշել յուրաքանչյուր առաջադրանքի կատարման աստիճանը տոկոսով:

Քայլ 2: սահմանել պլանավորված արժեքը (Պլանավորված արժեք կամ PV) կամ պլանավորված աշխատանքի բյուջեով նախատեսված արժեքը: Սա այն բյուջեն է, որը լիազորված է իրականացնել նախատեսված աշխատանքները։

Քայլ 3: որոշել վաստակած արժեքը (Earned Value կամ EV), կամ կատարված աշխատանքի բյուջեով նախատեսված արժեքը: Սա իրականում կատարված աշխատանքի ծավալն է:

Քայլ 4: սահմանել իրական արժեքը (Փաստացի արժեքը կամ AC), որը ներկայացնում է կատարված աշխատանքի փաստացի արժեքը: Սրանք արդեն իսկ կատարված աշխատանքների հետ կապված ծախսեր են։

Քայլ 5: հաշվարկել ծախսերի շեղումները (Cost Variance կամ CV) վաստակած արժեքը փաստացի արժեքից հանելով (CV = EV – AC):

Քայլ 6: կազմել արդյունքները.

Առաջին երեք քայլերի համար դուք պետք է հավաքեք ձեր նախագծի ծախսերի մասին տեղեկատվություն, մինչդեռ վերջին երեքի համար դուք պետք է կատարեք հաշվարկներ և վերլուծություններ: Արժեքի շեղումները ներկայացնում են ձեր նախագծի արժեքի կարգավիճակը:

Երբ դուք վերահսկում եք ծախսերը, ձեր CV-ն այն չափումն է, որը որոշում է, թե արդյոք ձեր նախագիծը համապատասխանում է բյուջեին: Ա Բացասական CV նշանակում է, որ նախագիծը գերազանցել է բյուջեն:

Պե՞տք է վերահսկել ծախսերը, թե՞ կառավարել ծախսերը:

Տարածված է ծախսերի վերահսկումը շփոթել ծախսերի կառավարման հետ: Սրանք երկու տարբեր տերմիններ են, որոնք պետք է ճիշտ սահմանել և հասկանալ: Ծախսերի վերահսկումը ծախսերի կառավարման ավելի մեծ համակարգում ենթ գործընթաց է:

Թեև ծախսերի վերահսկումը վերաբերում է ծախսերի նույնականացմանը և դրանց կրճատմանը` շահույթը մեծացնելու համար, ծախսերի կառավարումը նախագծի ծախսերի գնահատման, բյուջետավորման և վերահսկման ընդհանուր գործընթացն է:

Ձեր ընկերությունը հավանաբար ունի շատ աշխատակիցներ, որոնք ներգրավված են ծախսերի կառավարման մեջ: Կախված ձեր թիմի չափից՝ տարբեր մարդիկ կարող են աշխատել ռեսուրսների պլանավորման և բյուջետավորման վրա:

Արդյունավետ ծախսերի վերահսկման համար թիմերը պետք է վերահսկեն ծախսերը բիզնեսի տարբեր մակարդակներում, որպեսզի բավարար ուշադրություն դարձնեն բիզնեսի բյուջեի յուրաքանչյուր մասի վրա և մանրակրկիտ վերլուծեն այն:

Օգտագործեք ծախսերի վերահսկում ձեր ծրագրի ծախսերը հետևելու և նվազեցնելու համար

Ծրագրի ծախսերը նվազեցնելու համար ծախսերի տվյալները հետևելը հոգնեցուցիչ գործընթաց է, սակայն ծախսերի կառավարումն ուղղակիորեն ազդում է շահութաբերության վրա:

Ծախսերն արդյունավետ կառավարելու համար ստեղծեք հարմարեցված վահանակ, որպեսզի ձեր մատների տակ լինի ամբողջ տեղեկատվությունը: Այս ավտոմատացումը թույլ կտա ձեզ ձեռնամուխ լինել ծրագրի կառավարման և ծախսերի վերահսկման միջև՝ բոլորը մեկ տեղում:

Թողեք մեզ մեկնաբանություն: Բայց նախքան հեռանալը, ահա ռոբոտ, որը թույլ է տալիս շատ հեշտությամբ վաստակել EUR/USD առևտրով.