Kontrolējiet projekta izmaksas, lai nodrošinātu lielāku rentabilitāti

Izmaksu kontrolei ir būtiska nozīme jebkurā finanšu stratēģijā. Kā saglabāt budžetu, sekojot līdzi sava projekta finansēm? Tāpat kā personīgā budžeta izstrāde, jums ir pieejamas vairākas iespējas: klasificēt izdevumus, noteikt dārgākās preces un rast risinājumus izdevumu ierobežošanai katrā jomā. Pēc visu šo darbību veikšanas jūs varēsiet kontrolēt budžetu, lai analizētu savu rentabilitāti un palielināt peļņu.

Izmaksu kontroles pamatprincipi ir vienādi visiem budžetiem, gan korporatīvajiem, gan personīgajiem. Šajā rakstā Finance de Demain Consulting Izskaidro izmaksu kontroles jēdzienu un to, kā tā iekļaujas lielākā izmaksu pārvaldības sistēmā.

Kas ir izmaksu kontrole?

Izmaksu kontrole ir izmaksu noteikšanas un samazināšanas princips, kura mērķis ir palielināt uzņēmuma peļņu. To var veikt projekta līmenī vai visa uzņēmuma līmenī.

Šajā gadījumā mēs koncentrēsimies uz izmaksu kontroles procesa piemērošanu projekta vai projektu grupas ietvaros.

Kā projektu vadītājam izmaksu kontrole palīdzēs jums uzraudzīt jūsu resursu pārvaldības plānu un reaģēt uz budžeta pārtēriņu.

Ja pārsniedzat sava projekta budžetu, var noderēt arī atskaites rīks. Pieņemsim, ka ārštata dizainerim, kuru nolīgāt jaunam projektam, attēlu rediģēšana aizņēma daudz ilgāku laiku, nekā paredzēts.

Pēc šo papildu izmaksu noteikšanas jūs varat pieņemt lēmumu savam nākamajam projektam nolīgt iekšēju dizaineru, lai samazinātu izmaksas un palielinātu efektivitāti.

Kā izmaksu kontrole var kaut ko mainīt?

Vai jūsu komanda nespēj izpildīt projekta apjomu vai budžetu? Šeit izmaksu kontrole kļūst svarīga. Pat ja jums ir ierobežots budžets, izmaksu kontrole var palīdzēt tās vēl vairāk samazināt un palielināt ieņēmumus.

Šis process sniedz ieskatu kopējos uzņēmuma tēriņos: tas izceļ visdārgākās jomas un sīkāk identificē izdevumus katrā no šīm jomām.

Kā pirmo soli projektam var piemērot izmaksu kontroli, lai šādā mērogā samazinātu izmaksas un tādējādi potenciāli palielinātu uzņēmuma peļņu.

Kādas ir izmaksu kontroles metodes?

Sākotnēji izmaksu kontrole var notikt augstākos biznesa līmeņos, bet bieži tā notiek projekta līmenī. Šajā līmenī jūs varat novērtēt faktiskās izmaksas vienam projektam un efektīvi pārvaldīt tās.

Tālāk ir norādītas piecas darbības, kas jāveic, lai labāk kontrolētu projekta izmaksas.

1. Plānojiet savu budžetu

Pirmkārt, jums ir jāplāno savs budžets, lai iegūtu detalizētu izmaksu tāmi un efektīvi sadalītu resursus. Detalizēta projekta plāna izstrāde samazinās izmaksu atšķirības, kas ir starpība starp jūsu sākotnējo budžetu un faktiskajiem izdevumiem.

Iekļaujiet savā budžeta plānā:

• Projektam nepieciešamais komandas locekļu skaits
• Aptuvenais laiks, kas nepieciešams projekta pabeigšanai
• Projektam nepieciešamie materiāli

Aprēķinot projektam nepieciešamo laiku un materiālus, saglabājiet nelielu budžeta apjomu. Negaidīti gadījumi nav nekas neparasts, un jums var būt nepieciešams pagarināt projekta laika grafiku vai pieprasīt papildu resursus.

2. Uzraudzīt visus izdevumus

Otrais solis projekta izmaksu kontrolē ir uzraudzīt projekta izdevumu gaitu. Ja reāllaikā pamanīsit izmaksu atšķirības, varēsiet vieglāk veikt koriģējošas darbības.

Projektam beidzoties, būs par vēlu, nauda tiks iztērēta. Šajā brīdī atliek tikai mācīties no tā, lai novērstu šādas situācijas atkārtošanos nākotnē.

Lai efektīvi pārraudzītu savus izdevumus projekta laikā, iestatiet projekta atskaites punktus. Katrā pagrieziena punktā varat analizēt savus izdevumus un nodrošināt, ka tiek ievērots projekta apjoms. Un, ja kādreiz pamanāt izmaksu pārsniegšanu noteiktā pagrieziena punktā, vēlāk projekta gaitā varat atrast risinājumu, kā tos samazināt.

3. Izmantojiet izmaiņu kontroles sistēmas

Projekta plānošanas posmā ir svarīgi noteikt skaidrus mērķus. Lai nodrošinātu šo mērķu sasniegšanu, var būt nepieciešams izmaiņu kontroles process.

Izmaiņu kontrole ir darbību kopums, kas regulē visas projekta laikā ieinteresēto personu veiktās izmaiņas. Tas ļauj novērst mērķu novirzīšanos, sagatavojot jūs izmaiņām, tiklīdz tās parādās, un tādējādi attiecīgi pielāgojot projektu.

4. Kontroles procesa posmi

gruntēšana

Izmaiņu kontroles process sākas, kad ieinteresētā persona pieprasa izmaiņas projektā. Pieprasījums var atšķirties: tas var būt termiņu pagarinājums vai jauni projekta nodevumi.

Novērtēšana

Projekta vadītājs vai nodaļas vadītājs skenē pieprasījumu, lai iegūtu pamatinformāciju, piemēram, nepieciešamos resursus, pieprasījuma ietekmi un pieprasījuma saņēmējus. Pēc sākotnējā novērtējuma izmaiņu pieprasījums pāriet uz analīzes fāzi.

Analīze

Analīzes posmā attiecīgais projekta vadītājs apstiprina vai noraida pieprasījumu. Dažos gadījumos var tikt izveidota izmaiņu kontroles komiteja, kas kontrolē izmaiņu apstiprināšanu. Projekta vadītājs apstiprina vai noraida pieprasījumu un informē komandu.

Atkarībā no projekta lieluma projekta vadītājs var arī reģistrēt izmaiņas izmaiņu žurnālā, lai nodrošinātu, ka visas projektā ieinteresētās personas saņem informāciju.

Īstenošana

Izmaiņu ieviešana var atšķirties atkarībā no projekta stadijas, taču parasti tā ietver laika grafika un rezultātu atjaunināšanu, kā arī projekta komandas informēšanu.

Jums jānovērtē projekta apjoms un jāpārliecinās, ka laika grafika maiņa būtiski neietekmēs plānotos mērķus.

Žogs

Pēc pieprasījuma dokumentēšanas, izplatīšanas un īstenošanas varat pāriet uz noslēguma fāzi. Ieteicams izveidot oficiālu slēgšanas plānu, lai visi komandas locekļi varētu piekļūt šai informācijai un atsaukties uz to nākotnē.

Efektīvi pārskatot izmaiņas savos projektos, izmaksu kontrolei vajadzētu notikt dabiski.

Precīza projekta budžeta un panākumu prognozēšana ietver apzinīgas vadības saglabāšanu no sākuma līdz beigām. Neparedzēti notikumi ceļā ir neizbēgami, taču noteiktu sistēmu izveide palīdz nodrošināties pret šīm novirzēm.

4. Pārvaldiet savu laiku

Laika vadība ir izmaksu kontroles neatņemama sastāvdaļa: palielinoties projekta kopējam ilgumam, palielinās arī projekta kopējās izmaksas. Lai nepārsniegtu piešķirto budžetu, vispirms ir jāievēro projekta grafiks.

Pieņemiet laika pārvaldības stratēģijas, lai palielinātu produktivitāti un palīdzētu komandas locekļiem veikt darbu laikā, nepārsniedzot budžetu.

Šeit ir daži laika pārvaldības padomi:

Timeboxing

Timeboxing ir uz mērķi orientēta laika pārvaldības stratēģija, kas ietver uzdevumu izpildi " laika bloks '.

piemēram, ja jums ir jāraksta emuāra ziņa, varat izveidot divu stundu bloku, lai to izklāstītu. Pēc tam pēc pārtraukuma varat atgriezties citā trīs stundu blokā, lai izveidotu pirmo melnrakstu.

Laika bloķēšana

Laika bloķēšana ir līdzīga laika bloķēšanai, taču tā vietā, lai iestatītu noteiktu laika periodu katram atsevišķam uzdevumam, jūs bloķēsit konkrētus kalendāra periodus saistītam darbam.

Pomodoro metode

Tāpat kā laika bloķēšana un laika bloķēšana, Pomodoro tehnika palīdz paveikt uzdevumus īsā laikā un veikt pārtraukumus starp darba sesijām.

piemēram, strādājiet 25 minūtes, pēc tam četras reizes paņemiet piecu minūšu pārtraukumu. Pēc tam pēc ceturtās darba sesijas paņemiet ilgāku pārtraukumu no 20 vai 30 minūtess.

norij krupi

SSaskaņā ar slaveno Marka Tvena citātu: "Ja jums ir jānorij krupis, labāk dariet to vispirms no rīta." Laika pārvaldības stratēģija “Apēst vardi” ir iedvesmots no šiem vārdiem, un tas mudina vispirms parūpēties par svarīgiem vai sarežģītiem uzdevumiem, pirms sākat strādāt pie mazāk svarīgiem vai mazāk steidzamiem.

Pareto princips

Joprojām sauc par 80-20 noteikums Šis princips ir balstīts uz pamatnoteikumu: mēs veltām 20% sava laika, lai paveiktu 80% darba. Konkrēti, spējot pietiekami ātri apstrādāt šos 80% uzdevumu, darba dienas laikā mums paliek vairāk laika, lai parūpētos par atlikušajiem 20%, kas aizņems 80% laika.

Padarīt lietas (GTD)

Izgudroja David Allen 2000. gadu sākumā metode " Getting Things Done » vai franču valodā “Getting things done”, iesaka iepriekš rakstiski sastādīt plānoto darbu sarakstu. Kad esat atbrīvojies no šiem apsvērumiem, nevis paļausies uz darba pārvaldības rīkiem, varēsit rīkoties, nedomājot, kā rīkoties.

Var šķist nesaprātīgi koncentrēties uz produktivitāti kā daļu no izmaksu kontroles, taču projekta izpilde ir naudas plūsmas stūrakmens.

Ja jūsu komanda nav produktīva, jūs neievērosiet projekta termiņus, un termiņu neievērošana rada papildu izmaksas. Loģiski, ja jūsu projekts maksā vairāk, jūsu uzņēmuma naudas plūsma samazinās. 

5. Izsekojiet nopelnīto vērtību

Nopelnītās vērtības izsekošana var palīdzēt prognozēt projekta finansiālo iznākumu. Šī izmaksu kontroles metode prasa zināšanas par izmaksu uzskaiti. Tas var palīdzēt noteikt mainīgo izmaksu rašanos un tādējādi novērst novirzes turpmākajos projektos.

Nopelnītā vērtība ir projektā faktiski paveikto uzdevumu apjoms. Lai izsekotu nopelnītajai vērtībai un redzētu, vai esat saskaņā ar grafiku, jums ir jāreizina paveikto uzdevumu procentuālā daļa ar projekta budžetu.

Darbības, lai izsekotu nopelnītajai vērtībai

Lai izsekotu nopelnīto vērtību, veiciet šīs darbības:

Solis 1: nosaka katra uzdevuma izpildes pakāpi procentos.

Solis 2: iestatiet plānoto vērtību (Plānotā vērtība jeb PV) vai plānotā darba budžetā paredzētās izmaksas. Tas ir budžets, kas paredzēts plānoto darbu veikšanai.

Solis 3: noteikt nopelnīto vērtību (Earned Value vai EV), vai veiktā darba budžetā paredzētās izmaksas. Tas ir faktiski paveiktā darba apjoms.

Solis 4: noteikt faktiskās izmaksas (Faktiskās izmaksas vai AC), kas atspoguļo veiktā darba faktiskās izmaksas. Tie ir izdevumi, kas saistīti ar jau veiktajiem darbiem.

Solis 5: aprēķināt izmaksu novirzes (Izmaksu atšķirības vai CV), no faktiskajām izmaksām atņemot nopelnīto vērtību (CV = EV – AC).

Solis 6: apkopot rezultātus.

Pirmajiem trim soļiem jums ir jāapkopo informācija par sava projekta izmaksām, savukārt pēdējiem trim ir jāveic aprēķini un analīze. Izmaksu novirzes atspoguļo jūsu projekta izmaksu statusu.

Kad kontrolējat izmaksas, jūsu CV ir rādītājs, kas nosaka, vai jūsu projekts atbilst budžetam. A Negatīvs CV nozīmē, ka projekts pārsniedz budžetu.

Vai jums vajadzētu kontrolēt izmaksas vai pārvaldīt izmaksas?

Izmaksu kontroli ir ierasts jaukt ar izmaksu pārvaldību. Tie ir divi atšķirīgi termini, kas ir jādefinē un jāsaprot pareizi. Izmaksu kontrole ir apakšprocess lielākā izmaksu pārvaldības sistēmā.

Lai gan izmaksu kontrole ir saistīta ar izdevumu identificēšanu un to samazināšanu, lai palielinātu peļņu, izmaksu pārvaldība ir vispārējs projekta izmaksu aplēses, budžeta veidošanas un kontroles process.

Jūsu uzņēmumā, iespējams, ir daudz darbinieku, kas iesaistīti izmaksu pārvaldībā. Atkarībā no jūsu komandas lieluma pie resursu plānošanas un budžeta veidošanas var strādāt dažādi cilvēki.

Efektīvai izmaksu kontrolei komandām ir jāuzrauga izdevumi dažādos biznesa līmeņos, lai pievērstu pietiekami daudz uzmanības katrai uzņēmuma budžeta daļai un rūpīgi to analizētu.

Izmantojiet izmaksu kontroli, lai izsekotu un samazinātu projekta izdevumus

Izmaksu datu izsekošana, lai samazinātu projekta izdevumus, ir nogurdinošs process, taču izmaksu pārvaldībai ir tieša ietekme uz rentabilitāti.

Lai efektīvi pārvaldītu izmaksas, izveidojiet pielāgojamu informācijas paneli, lai visa informācija būtu rokas stiepiena attālumā. Šī automatizācija ļaus jums žonglēt starp projektu vadību un izmaksu kontroli vienuviet.

Atstājiet mums komentāru. Bet pirms došanās ceļā, lūk robots, kas ļauj ļoti viegli nopelnīt ar EUR/USD tirdzniecību.