Projekta plāna posmi, kas nodrošina projekta panākumus

Projekta plāns ir projekta vadītāja rūpīgas plānošanas kulminācija. Tas ir galvenais dokuments, kas nosaka projekta virzību. Šī ir projekta vadītāja rokasgrāmata.

Lai gan projektu plāni dažādiem uzņēmumiem atšķiras, projekta plānā noteikti ir jābūt desmit soļiem, lai izvairītos no neskaidrībām un piespiedu improvizācijas projekta izpildes posmā.

Šajā rakstā Es sniedzu jums savu padomu, lai palīdzētu jums labi uzrakstīt projekta plānu. Ja vēlaties veiksmīgi izpildīt savu projektu, jūsu projekta plānā noteikti jāiekļauj šādi elementi:

1. Projekta mērķi

Projekta mērķi ir noteikti projekta statūtos. Tomēr tie ir jāiekļauj arī projekta plānā, lai sīkāk izskaidrotu projekta mērķus. Lai arī kā projekta vadītājs izvēlas mērķus iekļaut projekta plānā, svarīgi ir saglabāt skaidru saikni starp projekta harta – pirmais projekta pamatdokuments – un otrais projekta pamatdokuments, tā projekta plāns.

2. Projekta darbības joma

Tāpat kā projekta mērķi, darbības joma ir noteikta hartā, un projekta vadītājam tas ir jāprecizē projekta plānā. Nosakot darbības jomu, projekta vadītājs var sākt parādīt, kā tas izskatīsies projekta mērķis.

Ja darbības joma nav definēta, tā var paplašināties visā projektā. Tas noved pie izmaksu pārsniegšanas un termiņu nokavēšanas.

Raksts lasīšanai: Kā vadīt plaukstošu biznesu?

Piemēram, ja vadāt mārketinga komandu, lai izveidotu brošūru uzņēmuma produktu līnijai, jums jānorāda lapu skaits un jāsniedz piemēri, kā izskatīsies gatavais produkts.

Dažiem komandas locekļiem brošūra var nozīmēt divas lappuses, savukārt citi var uzskatīt, ka pietiek ar desmit lappusēm. Nosakot darbības jomu, visa komanda jau no paša sākuma var nonākt vienā lapā.

3. Pagrieziena punkti un galvenie rezultāti

Galvenie projekta sasniegumi tiek saukti par pagrieziena punktiem, un galvenie darba produkti tiek saukti par galvenajiem nodevumiem. Viņi abi ir projekta galvenās sastāvdaļas. Projekta plānā šie elementi ir jāidentificē, jādefinē un jānosaka to izpildes termiņi.

Ja organizācija īsteno projektu, lai izstrādātu jaunu programmatūru, galvenie rezultāti varētu būt biznesa prasību galīgais saraksts un to ieviešanas veids.

Tad projektam varētu būt pavērsieni projektēšanas pabeigšanai, sistēmas testēšanai, lietotāju pieņemšanas pārbaudei un programmatūras izvietošanas datumam. Šie atskaites punkti ir saistīti ar darba produktiem, taču tie vairāk attiecas uz procesiem, nevis ar pašiem produktiem.

Raksts lasīšanai: Digitālā mārketinga vieta biznesā

Pagrieziena punktiem un galvenajiem piegādes laikiem nav jābūt precīziem datumiem, taču jo konkrētāki, jo labāk. Precīzi datumi palīdz projektu vadītājiem precīzāk sadalīt darba struktūras.

Šajā plāna posmā jūs izveidosit atskaites punktus, lai varētu veikt lielus vai augsta līmeņa nodevumus un sadalīt tos mazākos nodevumos, kurus var aprakstīt nākamajā posmā.

4. Darba sadalījuma struktūra

Darba sadalījuma struktūra sadala projekta atskaites punktus un galvenos nodevumus mazākos gabalos, lai par katru aspektu atbildību varētu uzticēt vienai personai.

Izstrādājot šo struktūru, projekta vadītājs ņem vērā daudzus faktorus, piemēram, projekta komandas dalībnieku stiprās un vājās puses, uzdevumu savstarpējo atkarību, pieejamos resursus un kopējo projekta izpildes termiņu.

Projektu vadītāji galu galā ir atbildīgi par projekta panākumiem, taču viņi nevar paveikt darbu vieni. Sadalījuma struktūra ir rīks, ko projekta vadītājs izmanto, lai nodrošinātu atbildību par projektu.

Raksts lasīšanai: Šeit ir 14 padomi, kā ātri kļūt bagātam

Šis rīks arī informē projekta ieinteresētās personas, kas par ko ir atbildīgs. Ja projekta vadītājs ir noraizējies par kādu uzdevumu, viņš precīzi zina, ar ko tikties par šo problēmu.

5. Investīciju budžets

Projekta budžets parāda, cik daudz naudas ir atvēlēts projekta pabeigšanai. Projekta vadītājs ir atbildīgs par šo resursu atbilstošu piešķiršanu.

Projektam, kuram ir piegādātāji, projekta vadītājs nodrošina, ka nodevumi tiek pabeigti saskaņā ar līguma nosacījumiem, īpašu uzmanību pievēršot kvalitātei. Daži projektu budžeti ir saistīti ar cilvēkresursu plānu.

Ir svarīgi noteikt katra soļa izmaksas, ņemot vērā laiku, kas nepieciešams uzdevumu veikšanai, un darbaspēka izmaksas. Projekta izmaksas ir saistītas ar projekta ilgumu, kas ir atkarīgs no projekta apjoma. Darbības jomai, starpposma mērķiem, uzdevumiem un budžetam jābūt saskaņotam un reālistiskam.

6. Cilvēkresursu plāns

Cilvēkresursu plāns parāda, kā projektā tiks nodrošināts personāls. Tas nosaka, kas būs daļa no projekta komandas un cik ilgi katrai personai ir jāapņemas.

Izstrādājot šo plānu, projekta vadītājs pārrunā ar komandas locekļiem un viņu vadītājiem, cik daudz laika katrs komandas dalībnieks var veltīt projektam. Ja ir nepieciešami papildu darbinieki, lai konsultētos par projektu, bet viņi ir daļa no projekta komandas, tas ir arī dokumentēts personāla plānā. Atkal tiek apspriesti attiecīgie uzraugi.

7. Riska pārvaldības plāns

Vadot projektu, daudzas lietas var noiet greizi. Lai gan ir grūti paredzēt katru iespējamo katastrofu vai nelielu incidentu, var paredzēt daudzas nepilnības. Riska vadības plānā projekta vadītājs identificē visus projekta riskus. Tas arī nosaka šo scenāriju iespējamību un stratēģijas to mazināšanai.

Izstrādājot šo plānu, projekta vadītājs var lūgt projekta sponsora vai viņa projekta komandas ieguldījumu.

Risku mazināšanas stratēģijas tiek ieviestas attiecībā uz riskiem, kas varētu rasties vai kuriem ir ar tiem saistītas augstas izmaksas. Riski, kas ir maz ticami, un tie, kuriem ir zemas izmaksas, ir atzīmēti plānā, pat ja tiem nav mazināšanas stratēģiju.

8. Komunikācijas plāns

Komunikācijas plānā ir aprakstīts, kā projekts tiks paziņots dažādām auditorijām. Līdzīgi kā darba sadalījuma struktūra, komunikācijas plāns uzliek atbildību par katras sastāvdaļas pabeigšanu projekta komandas loceklim.

Šajā solī ir svarīgi aprakstīt, kā problēmas tiks paziņotas un atrisinātas komandā. Jānorāda arī saziņas biežums ar komandu un ieinteresētajām personām. Katram ziņojumam ir mērķauditorija. Tas palīdz projektu vadītājiem nodrošināt, ka īstā informācija nonāk īstajiem cilvēkiem īstajā laikā.

Raksts lasīšanai: 1 finanšu padomi jaunlaulātajiem

9. Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns

Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns nosaka, kā ieinteresētās personas tiks izmantotas projektā. Dažreiz ieinteresētajām personām vienkārši jāsaņem informācija. To var ņemt vērā komunikācijas plānā.

10. Izmaiņu vadības plāns

Izmaiņu pārvaldības plāns nosaka sistēmu izmaiņu veikšanai projektā. Lai gan projektu vadītāji mēdz vēlēties izvairīties no izmaiņām projektā, dažkārt tās ir neizbēgamas.

Izmaiņu vadības plāns nodrošina izmaiņu veikšanas protokolus un procesus. Atbildības un caurskatāmības nodrošināšanai ir būtiski, lai projektu sponsori, projektu vadītāji un projekta komandas locekļi ievērotu pārmaiņu vadības plānu.

Kopsavilkumā….

Projekta plāns ir svarīgs dokuments projekta veiksmīgai īstenošanai. Tas kalpo kā kompass projekta vadīšanā no sākuma līdz beigām. Tāpēc, lai vienotos par dažādiem jautājumiem, ir nepieciešama visu ieinteresēto pušu aktīva līdzdalība. Ir arī svarīgi veltīt visu laiku, kas nepieciešams, lai to definētu.

Lielākais risks nepareizi definēta plāna gadījumā ir tas, ka jūs saskaraties ar strīdiem, kas jāatrisina par domstarpībām, kas nav izstrādātas.

Aicinu komentāros dalīties savos viedokļos un pieredzē.