Virtuālā asistenta loma uzņēmumā

Ja esat tāds pats kā vairums emuāru autoru, vai vienmēr esat domājis, ka jums tas jādara vienam? Vai šis ir jūsu gadījums? Un jā, lielākā daļa uzņēmēju sāk darbu paši vai nolīgst virtuālo palīgu.

Šajā rakstā es parādīšu, kāpēc virtuālais palīgs ir svarīgs jūsu uzņēmumam. Bet vispirms šeit ir apmācības kurss, kas tiks veikts ļauj gūt panākumus uzņēmējdarbībā.

Kas ir virtuālais palīgs?

Virtuālais palīgs (VA) ir persona, kas sniedz atbalsta pakalpojumus citiem uzņēmumiem no attālas vietas.

Šis termins radās 1990. gados no iespējas strādāt virtuāli, pateicoties tehnoloģiskiem uzlabojumiem. Virtuālais asistents ir kāds, kas tiek nolīgts, lai veiktu jūsu uzņēmuma nogurdinošos ikdienas uzdevumus.

Tas var būt citā pilsētā, štatā vai valstī. Tie varētu būt arī cilvēki, kas reizi nedēļā ierodas jūsu birojā vai tiekas kopstrādes telpā. Tas tiešām ir atkarīgs no jums.

Vissvarīgākais ir tas, ka viņi bez problēmām rūpējas par to, lai klientam nepieciešamie uzdevumi tiktu izpildīti vai nu tāpēc, ka viņiem nepatīk to darīt, vai tāpēc, ka tas aizņem pārāk daudz laika.

Virtuālos palīgus īpaši pieprasa uzņēmēji un tiešsaistes uzņēmumi. Šiem uzņēmumiem ir vajadzīga palīdzība, bet tie nevēlas fiziski pieņemt darbā darbiniekus. Lai kalpotu jums, Finance de Demain strādā vidēji ar diviem virtuālajiem asistentiem.

Ko dara virtuālais palīgs

Teorētiski virtuālais palīgs var darīt visu, ko dara jebkurš cits atbalsta personāls. Tomēr virtuālie atbalsta uzdevumi neaprobežojas tikai ar darbu birojā. To nodrošina daudzi virtuālie palīgi mārketinga pakalpojumi, web dizains un citi.

Daži virtuālie palīgi specializējas noteiktā prasmju komplektā. Piemēram, mārketinga virtuālais asistents veic tikai mārketinga darbu. Citi virtuālie palīgi veic dažādus uzdevumus, bet konkrētā nozarē. Piemēram, virtuālais asistents nekustamo īpašumu kompānijām.

Lielākajai daļai virtuālo palīgu ir savs virtuālo asistentu bizness mājās. Tas viņiem ļauj nopelnīt vairāk un labāk kontrolēt veicamos uzdevumus. Tomēr daudzi mazie uzņēmumi nolīgst virtuālos palīgus kā daļu no darba vai līguma.

Visbeidzot, daudzi VA izmanto ārštata vietnes vai kopstrādes vietnes, lai atrastu ātrus projektus ar ierobežotu laiku.

Kā virtuālais asistents var dot labumu jūsu uzņēmumam?

Tā kā tādu uzdevumu deleģēšana, kas patērē jūsu laiku un enerģiju, kurus jums nepatīk darīt un kuri liek jums pārvietoties no viena nogurdinoša uzdevuma uz citu, VA ļaus jums atgūt kontroli pār savām lietām.

Komandas paplašināšana nozīmē, ka varat veikt svarīgu darbu, koncentrēties uz stratēģiju un kopējo attēlu. Jūs varat sākt sapņot un plānot plašākā mērogā.

Kā zināt, kad esat gatavs nolīgt virtuālo palīgu?

Katram ir atšķirīgs laiks, kad būsiet gatavs pieņemt darbā, tāpēc lēmumu pieņemšana ir tik grūta. Mēs iesakām nolīgt VA, pirms domājat, ka esat gatavs doties.

Iemesls tam ir tas, ka lielākā daļa cilvēku (ieskaitot mani!) gaida, līdz mēs jau esam nonākuši "ārprāta" punktā, lai sāktu deleģēt un lūgt palīdzību biznesā. Tāpēc, ja esat gatavs attīstīt savu biznesu un domājat, ka esat gatavs, ļoti iesaku sākt meklēt savu virtuālo palīgu.

Jums abiem būs daudz vieglāk, ja piesaistīsiet kādu komandā, kad viss ir nedaudz mierīgāks, lai viss noritētu gludi, kad pienāk aktīvākais laiks.

Šeit ir daži jautājumi, uz kuriem jāatbild pirms galīgā lēmuma pieņemšanas par pieņemšanu darbā:

• Vai esat gatavs attīstīt savu biznesu ātrāk, nekā tas ir bijis līdz šim?
• Vai jūs varat atļauties maksāt kādam katru mēnesi?
• Vai jums ir noteikti uzdevumi, lai sāktu deleģēšanu?

Ja uz visiem šiem jautājumiem atbildējāt apstiprinoši, tad esat gatavs sākt VA darbā pieņemšanas procesu.

Kā nolīgt VA?

Lai gan virtuālā palīdzība ir lieliska mājas biznesa ideja, virtuālās palīdzības saņemšana ir ļoti svarīga mājas uzņēmumu īpašniekiem, lai palielinātu savus ieņēmumus un veicinātu izaugsmi. Kā mājas uzņēmuma īpašniekam pienāk brīdis, kad nav iespējams izdarīt visu, vismaz pietiekami labi, lai būtu efektīvs un iedarbīgs.

Virtuālā asistenta nolīgšana atbrīvos jūsu laiku, lai jūs varētu koncentrēties uz savu darbu, uz uzdevumiem, kas sniedz vislabākos biznesa rezultātus. Turklāt daudzi virtuālie palīgi ir labāki par jums dažos uzdevumos.

Ilgtermiņā vienmēr ir ātrāk un lētāk nolīgt darbus, kuru veikšanai neesat kvalificēts.

Pirmais solis darbā virtuālā asistenta uzdevums ir izveidot sarakstu ar uzdevumiem, kurus vēlaties nodot ārpakalpojumu sniedzējiem. Izveidojiet visaptverošu sarakstu, prioritāri nosakot darbības, kuras vēlaties deleģēt vispirms. Piemēram, e-pasta pārvaldība ir laikietilpīga un nogurdinoša, ievietojiet to sava saraksta augšgalā.

Vai varbūt tehnoloģiju problēmas aizņem pārāk daudz jūsu laika, varat izmantot ārpakalpojumus vietnes pārvaldībai. Vai arī atjauniniet sava uzņēmuma kontus.

Nākamais solis izdomā, ko pieņemt darbā. Ir daudz veidu, kā nolīgt virtuālo palīgu. Varat izmantot VA pakalpojumu, kas viņus pieņem darbā un apmāca, un pēc tam viņi piešķir jums personu, pamatojoties uz jums nepieciešamajiem pakalpojumiem.

Pēdējā iespēja ir nolīgt kādu jūsu tīklā, kuram ir atsauces. Lai gan varat ievietot sludinājumu, kurā meklē virtuālo palīgu, atrodot tādu, kuram jau ir uzticami akreditācijas dati, ietaupīsiet laiku un galvassāpes.

Pakalpojumu saraksts, ko var piedāvāt virtuālie palīgi

radošs raksts

• Rakstiet emuāra ierakstus
• Rakstiet e-grāmatas, grāmatas, biļetenus, e-pasta piltuves utt.
• Rakstiet vai rediģējiet audio vai video atšifrējumus.
• Rakstiet sociālo mediju ziņas Facebook, Twitter vai Instagram.
• Emuāra ierakstu, grāmatu, vietņu, biļetenu, recepšu u.c. rediģēšana un pārskatīšana.
• Sagatavojiet e-pastus savam e-pasta mārketingam
• Preču aprakstu izveide interneta veikaliem (veikals/produktu vadītājs)
• Atsauksmju apkopošana / rediģēšana.
• Utt ...

Administrators / vadība

• Klientu apkalpošana pa e-pastu, tērzēšanu vai tālruni.
• Sekojiet līdzi un atbildiet uz e-pastiem.
• Kārtojiet pastkastes
• Pārvaldīt emuāra komentārus.
• Tiešraides vebināra atbalsts
• Kalendāra vadība
• Izveidojiet PowerPoint prezentācijas
• Piegāžu un izejvielu pārvaldība
• Sakārtojiet intervijas
• Atbildēt uz telefona zvaniem
• Satura atkārtota izmantošana (piemērs: video pārveidošana par rakstisku emuāra ziņu vai emuāra ziņu par sociālo mediju ierakstu)
• Uzrakstiet videokonferenču sanāksmju protokolus
• Pārvaldiet emuāra redakcijas kalendārus
• Klientu uzņemšanas uzdevumi, piemēram, atbildēšana uz e-pastiem un rēķinu un līgumu iesniegšana
• Potenciālo klientu/pašreizējo klientu uzraudzība
• Viesu prezentācija
• Veiciet ceļojuma pasākumus
• Veidlapu sagatavošana
• Atsākt izveidi
• Jaunu komandas dalībnieku pieņemšana darbā un apmācība
• Anglais
• Prāta vētra par emuāra ierakstiem, produktiem utt.

NB: Administratīvie uzdevumi ir vieni no pieprasītākajiem pakalpojumiem. Palīdzot uzņēmumu īpašniekiem veikt šos ikdienas uzdevumus, tiek atbrīvots laiks, lai nopelnītu vairāk naudas. Ļoti vērtīgs!

Grafiskais dizains

• Grafikas izveide emuāra ierakstiem
• Fotoattēlu rediģēšana
• Slaidu izveide vebināriem vai darbnīcām.
• Vizītkaršu dizains, skrejlapas, logotipi, ēdienkartes, izkārtnes utt.
• Attēlu meklēšana emuāra ierakstiem, grāmatām, sociālajiem medijiem utt.
• Zīmola stila ceļvežu izveide.
• E-grāmatu vai PDF failu dizains biļetenu abonēšanai

NB: Canva ir daudz veidņu, un to ir viegli izmantot, ja vēlaties izveidot grafiku.

Sociālie mēdiji

• Sociālo mediju atjauninājumu plānošana.
• Pinterest konta izveide un pārvaldība
• Izveidojiet un pārvaldiet reklamētās tapas
• Pārvaldīt Facebook grupas
• LinkedIn grupu izveide un pārvaldība
• Izveidojiet sociālo mediju aptaujas
• Pielāgojiet publicēšanas grafikus.
• Ziņu izveide un pārvaldība Instagram.
• Atbildiet uz sociālo mediju ziņām.

Kontu grāmatvedība

• Maksājumu un rēķinu izrakstīšanas vadība.
• Pasūtījumu un atgriešanas apstrāde.
• Kolekciju pārvaldība
• Algu pārvaldība
• Norēķini un rēķini.

Kā izmantot šo virtuālā asistenta pakalpojumu sarakstu?

Kā redzat, ir daudz pakalpojumu, ko varat piedāvāt kā virtuālo palīgu.

Atkarībā no pakalpojuma veida, kas jūs interesē, varat apvienot saistītu pakalpojumu kopu un pārdot kā pakalpojumu komplektu: par katru projektu vai kā pastāvīgu ikmēneša pakalpojumu.

Ja atrodat kaut ko tādu, kas izraisa jūsu interesi, veiciet plašāku izpēti. Ja pēc izpētes jūs joprojām interesējat, uzziniet, kā jūs varat iegūt nepieciešamās prasmes, ja jums to vēl nav.

Varat mācīties no YouTube videoklipiem, grāmatām vietnē Amazon vai kursiem, ko atrodat tiešsaistē.

Un atcerieties, ka tikai tāpēc, ka sākat izmantot tādu pakalpojumu kā VA, tas nenozīmē, ka šo pakalpojumu piedāvāsit visu atlikušo mūžu. Jūs varat brīvi jaunināt vai pievienot papildu pakalpojumus.

Nepieciešamās prasmes būt virtuālam asistentam

Daudzas no prasmēm, kas nepieciešamas, lai kļūtu par virtuālo asistentu, ir tādas pašas kā administratīvajam asistentam vai sekretāram. Piemēram, jums ir jābūt izcilām organizatoriskām prasmēm. Jābūt arī patīkamai telefona uzvedībai un prasmēm lietot jaunas tehnoloģijas.

Kā VA jums būs nepieciešamas arī īpašas pašnodarbinātības prasmes. Piemēram, jums vajadzētu būt iespējai veikt vairākus uzdevumus, it īpaši, ja jūs žonglējat ar vairākiem klientiem.

Jāspēj koncentrēties darbam, mājas vidē. Jums ir nepieciešams arī pareizais aprīkojums jūsu mājas birojā.

Dažiem virtuālā asistenta darbiem ir nepieciešamas papildu prasmes, tostarp web dizains, pasākumu plānošana, grāmatvedība un daudz kas cits.

Jūs varat meklēt virtuālās palīdzības darbus, kuriem nepieciešamas jūsu īpašās prasmes. Papildus īpašām prasmēm darba devēji bieži meklē kandidātus ar apmācību un/vai pieredzi birojā kādā administratīvā kapacitātē.

Virtuālā asistenta būtiskās īpašības

Fiabilité

Tas ir viens no svarīgākajiem, jo ​​diemžēl šķiet, ka tas ir visizplatītākais. Daudzi klienti man ir teikuši, ka ir vīlušies VAS, kuri nav ziņojuši par savu progresu vai vienkārši nav snieguši piegādi.

Tas ir pilnīgi nepiedodami, un tas ne tikai rada sliktu slavu virtuālās palīdzības nozarei, bet nākamajam izsauktajam virtuālajam asistentam ir jāuzņemas klienta aizdomas un šaubas par šāda veida pakalpojumu izmantošanas efektivitāti.

Profesionalitāte šajā nozarē ir vissvarīgākā, tādēļ, ja klients jums zvana, jums ir jāatzvana. Ja saņemat e-pastu, jums ir jāatbild! Tam nav jābūt uzreiz, bet vismaz nākamajā dienā.

Labas komunikācijas prasmes

No pirmā punkta jums ir jāinformē klients par sava darba gaitu, tāpēc nosakiet, kā un kad to atjaunināt, kad viņš kļūst par klientu, kā arī pirms katra jauna uzdevuma uzsākšanas.

Ja klientam ir pastāvīgi jāmeklē jums atjauninājumi, jūs nedarāt savu darbu pareizi.

Laika plānošana

Pētījumi acīmredzot saka, ka jums vajadzētu koncentrēties tikai uz vienu lietu, un tas ir neefektīvs daudzuzdevumu veikšanai. Protams, jums ir jākoncentrējas uz veicamo uzdevumu, taču jūs arī strādāsit ar vairākiem klientiem; kuri domā, ka ir jūsu viens un vissvarīgākais klients.

Jums, iespējams, ir daudz darāmā dienā, tāpēc plānojiet uz priekšu. Plānojiet uzdevumus, kad esat visefektīvākais. Izmantojiet Google kalendāru un atzīmējiet personīgos priekšmetus vienā krāsā un darba priekšmetus citā krāsā.

Ja zināt, ka vislabāk rakstāt no rīta, mēģiniet sapulces ieplānot vēlai pēcpusdienai. Varat arī iekļaut visus savus darba uzdevumus savā kalendārā (ieskaitot laika plānošanu), lai reālistiski zinātu, vai jums ir laiks visu paveikt.

Resurss

Jūs bieži saņemsit e-pasta ziņojumus ar tehniskiem jautājumiem, kurus viņi varētu viegli atrast, izmantojot Google, vai jautā, cik maksā jūsu pakalpojumi, kad viņi pat nav pacentušies apmeklēt jūsu vietni un/vai jūsu sociālos tīklus.

Jums tiks lūgts izdarīt daudzas lietas, ko jūs nekad iepriekš neesat darījis, un jums tikai jāizdomā, kā to izdarīt. Paredzams, ka VA nodrošinās risinājumus un atrisinās klientu problēmas.

Ja jums nav iespēju atrisināt problēmu un izdomāt, kā kaut ko darīt, tad jūs nebūsiet labs VA.

Virtuālais palīgs nav Joda, tāpēc ir nereāli pieņemt, ka viņš to visu spēs. Bet jums ir jāzina, kā izpētīt, lai pats atrastu informāciju. Kamēr būsiet godīgs pret klientu par savu prasmju apjomu, jums viss būs kārtībā.

Klienti arī negaida, ka jūs zināt visu. Pastāstiet viņiem, ka nekad iepriekš neesat darījis šo konkrēto darbu; bet jūs priecājaties uzzināt, kā to izdarīt, un atgriezties pie tā.

Jums vajadzētu turpināt apmācību, kur varat skatīties YouTube videoklipus, tirgoties ar citiem VA, uzdot jautājumus VA forumos un kopumā piedalīties.

Centieties būt informēts par to, kas notiek un mainās gan savā nozarē, gan tehnoloģiju pasaulē. Izlemiet, par ko vēlaties uzzināt vairāk, pēc tam veiciet izpēti.

Pārvaldīt cerības un veidot uzticību

Jums ne tikai jāzina, ko jūs darāt, bet arī jāpārliecinās, ka klients zina, ko viņš dara. Bieži vien klients nekad nav strādājis ar virtuālo palīgu, tāpēc, ja viņš nezina, ko viņš var darīt un kā tas viss darbojas, viņš nopietni apšaubīs jūsu spēju viņam palīdzēt.

Jauns klients, visticamāk, meklēs jūs, lai vadītu viņu šajā procesā, tāpēc jums ir jāzina un jāpaskaidro, kā jūs strādājat. Tas galvenokārt nāk ar pieredzi, bet praktizējiet savu jauno jautājumu sarakstu vai lomu spēli; un pat brīvprātīgo darbu pie jums pazīstama darbuzņēmēja, lai jūs varētu saņemt atsauksmi un izmēģināt, ja tas jūs uztrauc.

Strādājiet vienatnē

Šķiet, ka diezgan bieži ārštata darbinieki jūtas vientuļi, un tas mani pārsteidz, jo esmu pilnīgi laimīgs, strādājot vienatnē, un nekad nebūtu domājusi, ka dažiem cilvēkiem pietrūks, lai apkārt būtu citi.

Protams, dažreiz es izmantoju kopstrādes telpas, bet citreiz strādāju kafejnīcās, taču jāpatur prātā visu nedēļu būt vienatnē.

Ja jums ir pieredze virtuālajā palīdzībā, neaizmirstiet atstāt man komentāru. Tomēr es nevaru jūs atstāt bez šīs augstākās klases apmācības par personīgajām finansēm.