Улогата на виртуелен асистент во една компанија

Ако сте како повеќето блогери, дали отсекогаш сте мислеле дека мора да одите сами? Дали е ова вашиот случај? И да, повеќето претприемачи започнуваат сами или ангажираат виртуелен асистент.

Во оваа статија, ви покажувам зошто виртуелниот асистент е важен за вашиот бизнис. Но, прво, тука е курс за обука што ќе овозможува да се успее во претприемништвото.

Што е виртуелен асистент?

Виртуелен асистент (VA) е некој кој обезбедува услуги за поддршка на други бизниси од оддалечена локација.

Терминот е роден во 1990-тите од можноста за работа практично благодарение на технолошките подобрувања. Виртуелен асистент е некој кој е ангажиран да ги извршува мачните секојдневни задачи на вашиот бизнис.

Може да биде во друг град, држава или држава. Тоа може да бидат и луѓе кои доаѓаат во вашата канцеларија или се среќаваат во работно место еднаш неделно. Тоа навистина зависи од вас.

Најважно е тие да се грижат без проблем да ги завршат задачите што им се потребни на нивниот клиент, или затоа што мразат да го прават тоа или затоа што им одзема премногу време.

Виртуелните асистенти се особено барани од претприемачите и онлајн бизнисите. На овие компании им треба помош, но не сакаат физички да ангажираат персонал. Да ти служам, Finance de Demain работи во просек со двајца виртуелни асистенти.

Што прави виртуелен асистент

Во теорија, виртуелниот асистент може да прави се што прави секој друг персонал за поддршка. Сепак, задачите за виртуелна поддршка не се ограничени на канцелариска работа. Многу виртуелни асистенти обезбедуваат маркетинг услуги, веб дизајн и други.

Некои виртуелни асистенти се специјализирани за одреден сет на вештини. На пример, маркетинг виртуелен асистент работи само маркетинг. Другите виртуелни асистенти извршуваат различни задачи, но во одредена индустрија. На пример, виртуелен асистент за компании за недвижнини.

Повеќето виртуелни асистенти имаат сопствен бизнис со виртуелни асистенти во домот. Ова им овозможува да заработат повеќе и да имаат подобра контрола врз задачите што ги извршуваат. Сепак, многу мали бизниси ангажираат виртуелни асистенти како дел од работа или договор.

Конечно, многу VA користат хонорарни страници или страници за работа за да најдат брзи, временски ограничени проекти.

Како може виртуелниот асистент да има корист од вашиот бизнис?

Бидејќи делегирањето на задачите што ви трошат време и енергија, кои не уживате да ги правите и кои ве држат во циклусот на преминување од една досадна задача во друга, VA ќе ви овозможи да ја вратите контролата врз вашите работи.

Растењето на вашиот тим значи дека можете да работите суштинска работа, да се фокусирате на стратегијата и на големата слика. Можете да почнете да сонувате и планирате во поголем обем.

Како да знаете кога сте подготвени да ангажирате виртуелен асистент?

Кога ќе бидете подготвени да вработите е различно за секого, што ја прави одлуката толку тешка. Препорачуваме да ангажирате VA пред да мислите дека сте подготвени да одите.

Причината за ова е што повеќето луѓе (вклучително и јас!) чекаат додека веќе не дојдеме во точка на „лудило“ за да почнеме да делегираме и да бараме помош за бизнисот. Значи, ако сте подготвени да го развиете вашиот бизнис и мислите дека сте подготвени, топло ви препорачувам да започнете да го барате вашиот виртуелен асистент.

Ќе ви биде многу полесно и за двајцата ако внесете некого во тимот кога работите се малку посмирени, па работите течат без проблеми кога ќе се најдат во најфреквентните времиња.

Еве неколку прашања на кои треба да одговорите пред да ја донесете конечната одлука за вработување:

• Дали сте подготвени да го развивате вашиот бизнис побрзо отколку што беше досега?
• Дали можете да си дозволите да плаќате некому секој месец?
• Дали имате дефинирани задачи за да започнете со делегирање?

Ако одговоривте да на сите овие прашања, тогаш сте подготвени да го започнете процесот на вработување во VA.

Како да ангажирате VA?

Иако виртуелната помош е одлична домашна бизнис идеја, добивањето виртуелна помош е од клучно значење за сопствениците на домашни бизниси да ги максимизираат своите приходи и да го олеснат растот. Како сопственик на домашен бизнис, доаѓа момент кога е невозможно да се направи сè, барем доволно добро за да биде ефективен и ефикасен.

Ангажирањето виртуелен асистент ќе ви го ослободи времето за да можете да се фокусирате на вашата работа, на задачите што ви даваат најдобри деловни резултати. Покрај тоа, многу виртуелните асистенти се подобри од вас во некои задачи.

На долг рок, секогаш е побрзо и поевтино да се вработат работни места за кои не сте квалификувани.

Првиот чекор на вработување на виртуелен асистент е да се направи листа на задачите што сакате да ги нарачате. Направете сеопфатна листа, давајќи им приоритет на активностите што сакате да ги делегирате прво. На пример, Управувањето со е-пошта е одзема време и досадно, ставете го на врвот на вашата листа.

Или можеби технолошките проблеми одземаат премногу од вашето време, можете да го нарачате управувањето со вашата веб-страница. Или одржувајте ги сметките на вашата компанија ажурирани.

Следниот чекор смислува кого да вработи. Постојат многу начини да ангажирате виртуелен асистент. Можете да користите VA услуга која ги ангажира и обучува, а потоа тие ви доделуваат лице врз основа на услугите што ви се потребни.

Последната опција е да ангажирате некој во вашата мрежа кој има референци. Иако можете да објавите реклама во потрага по виртуелен асистент, наоѓањето на оној кој веќе има доверливи ингеренции ќе ви заштеди време и главоболки.

Список на услуги кои можат да ги понудат виртуелните асистенти

креативно пишување

• Пишувајте објави на блог
• Пишувајте е-книги, книги, билтени, инки за е-пошта итн.
• Пишувајте или уредувајте аудио или видео транскрипти.
• Напишете објави на социјалните мрежи за Фејсбук, Твитер или Инстаграм.
• Уредување и ревидирање на објави на блогови, книги, веб-страници, билтени, рецепти итн.
• Подгответе е-пошта за вашиот е-пошта маркетинг
• Создавање описи на производи за онлајн продавници (продавница / менаџер на производи)
• Составување / уредување на сведоштва.
• Итн ...

Администратор / менаџмент

• Услуга за клиенти преку е-пошта, разговор или телефон.
• Следете и одговарајте на е-пошта.
• Организирајте поштенски сандачиња
• Управувајте со коментарите на блогот.
• Поддршка за вебинар во живо
• Управување со календарот
• Креирајте презентации во PowerPoint
• Управување со набавки и набавки
• Организирајте интервјуа
• Одговарајте на телефонски повици
• Повторна употреба на содржината (Пример: претворање на видео во пишан блог пост или блог пост во објава на социјалните мрежи)
• Напишете записници од состаноци со видео конференција
• Управувајте со уредувачките календари на блогови
• Задачи за вклучување на клиентите, како што се одговарање на е-пошта и поднесување фактури и договори
• Следење на потенцијалните клиенти/тековните клиенти
• Презентација на гостите
• Направете аранжмани за патување
• Подготовка на обрасци
• Продолжи со создавање
• Вработување и обука на нови членови на тимот
• Индикациите
• Размислување за објави на блогови, производи, итн.

Забелешка: Административните задачи се меѓу најбараните услуги. Помагањето на сопствениците на бизниси со овие секојдневни задачи го ослободува нивното време да заработат повеќе пари. Многу скапоцено!

Графички дизајн

• Креирање графики за објави на блогови
• Уредување фотографии
• Креирање на слајдови за вебинари или работилници.
• Дизајн на визит-картички, флаери, логоа, менија, табли и сл.
• Пребарување слики за објави на блогови, книги, социјални медиуми итн.
• Креирање на водичи за стил на бренд.
• Дизајн на е-книги или PDF-датотеки за претплата на билтени

Забелешка: Canva има тони шаблони и е лесен за користење ако сакате да креирате графика.

Социјални медиуми

• Закажување ажурирања на социјалните мрежи.
• Креирање и управување со сметка на Pinterest
• Креирајте и управувајте со промовираните пинови
• Управувајте со групите на Фејсбук
• Креирање и управување со групи на LinkedIn
• Креирајте анкети на социјалните мрежи
• Прилагодете ги распоредите за објавување.
• Креирање и управување со објави на Инстаграм.
• Одговорете на пораките на социјалните мрежи.

Водење на сметки

• Управување со плаќања и фактурирање.
• Обработка на нарачки и враќања.
• Управување со колекцијата
• Управување со платен список
• Наплата и фактури.

Како да ја користите оваа листа на услуги за виртуелен помошник?

Како што можете да видите, има многу услуги што можете да ги понудите како виртуелен асистент.

Во зависност од видот на услугата за која сте заинтересирани, можете да комбинирате пакет на поврзани услуги и да продавате како пакет на услуги: фактурирана по проект или како постојана месечна услуга.

Ако најдете нешто што го буди вашиот интерес, истражувајте повеќе. Ако по вашето истражување сè уште сте заинтересирани, дознајте како можете да ги стекнете потребните вештини ако веќе ги немате.

Можете да научите од видеата на YouTube, книгите на Амазон или курсевите што ги наоѓате на интернет.

И запомнете, само затоа што започнувате со услуга како VA не значи дека ќе останете заглавени да ја нудите таа услуга до крајот на вашиот живот. Слободно можете да надградувате или да додавате дополнителни услуги.

Потребни се вештини за да се биде виртуелен асистент

Многу од вештините потребни за да се биде виртуелен асистент се исти како оние потребни за да се биде административен асистент или секретар. На пример, мора да имате супериорни организациски вештини. Мора да имате и пријатно телефонско однесување и вештини за користење на новите технологии.

Како VA, ќе ви требаат и специфични вештини за самовработување. На пример, треба да можете да извршувате повеќе задачи, особено ако жонглирате со повеќе клиенти.

Мора да бидете способни да се концентрирате на работата, во вашата домашна средина. Потребна ви е и соодветна опрема во вашата домашна канцеларија.

Некои работни места за виртуелен асистент бараат дополнителни вештини, вклучувајќи Веб дизајн, планирање на настани, сметководство и многу повеќе.

Можете да пребарувате за работни места за виртуелна помош за кои се потребни ваши посебни вештини. Покрај специфичните вештини, работодавците често бараат кандидати со обука и/или канцелариско искуство во одреден административен капацитет.

Суштинските квалитети на виртуелниот асистент

Доверливост

Ова е едно од најважните бидејќи, за жал, се чини дека е најзастапено. Многу клиенти ми кажаа дека се разочарани од VA кои не го пријавиле нивниот напредок или едноставно не го испорачуваат.

Ова е целосно неоправдано и не само што и дава лошо име на индустријата за виртуелна помош, туку и следниот повикан виртуелен асистент мора да ги сноси сомнежите и сомнежите на клиентот за ефективноста на користењето на овие видови услуги.

Професионализмот е најважен во оваа индустрија, па ако ви се јави клиент, треба да го повикате назад. Ако добиете е-пошта, мора да одговорите! Не мора веднаш, но барем мора да биде следниот ден.

Добри комуникациски вештини

Од првата точка, мора да го информирате клиентот за напредокот на вашата работа, па затоа утврди како и кога да ги ажурирате кога тој ќе стане клиент и пред да започнете со секоја нова задача.

Ако клиентот мора постојано да ве брка за ажурирања, тогаш не си ја вршите работата како што треба.

Управување со времето

Истражувањата очигледно велат дека треба да се фокусирате само на една работа, а тоа е неефикасно за мултитаскинг. Се разбира, треба да се фокусирате на задачата што е при рака, но ќе работите и со повеќе клиенти; кои мислат дека се вашиот еден и најважен клиент.

Веројатно имате многу да направите во еден ден, па планирајте однапред. Закажете ги задачите кога сте најефикасни. Користете календар на Google и означете ги личните предмети една боја, а работните предмети друга.

Ако знаете дека најдобро пишувате наутро, обидете се да закажете состаноци за доцна попладне. Можете исто така да ги вклопите сите ваши работни задачи во вашиот календар (вклучувајќи го и времето за планирање) за реално да знаете дали имате време да направите сè.

Ресурс

Честопати ќе добивате е-пошта во кои ќе ви поставуваат технички прашања, кои лесно би можеле да ги најдат со помош на Google, или ќе прашуваат колку чинат вашите услуги, кога воопшто не се потрудиле да ја посетат вашата веб-локација и/или вашите социјални мрежи.

Ќе ви биде побарано да направите многу работи што никогаш претходно не сте ги направиле, а вие само треба да сфатите како да го направите тоа. Од VA се очекува да обезбедат решенија и да ги решат проблемите со клиентите.

Ако немате способност да решите проблем и да сфатите како да направите нешто, тогаш нема да бидете добар VA.

Виртуелниот асистент не е Јода, па нереално е да се претпостави дека тој ќе може да го направи сето тоа. Но, мора да знаете како да истражувате за да ги најдете информациите сами. Сè додека сте искрени со вашиот клиент за степенот на вашите вештини, ќе бидете во ред.

Клиентите исто така не очекуваат да знаете сè. Кажете им дека никогаш претходно не сте ја завршиле оваа конкретна работа; но вие сте среќни да дознаете како и да се вратите на тоа.

Треба да продолжите да тренирате, каде што можете да гледате видеа на YouTube, да разменувате вештини со други VA, да поставувате прашања на форумите за VA и генерално да учествувате.

Обидете се да бидете во тек со она што се движи и се менува, и во вашата индустрија и во технолошкиот свет. Одлучете за работите за кои сакате да знаете повеќе, а потоа направете го вашето истражување.

Управување со очекувањата и градење доверба

Не само што треба да знаете што правите, туку треба и да бидете сигурни дека клиентот знае што прави. Честопати, клиентот никогаш не работел со виртуелен асистент, па ако не знае што може да направи и како функционира сето тоа, сериозно ќе се сомневаат во вашата способност да му помогнете.

Веројатно ќе ве побара нов клиент за да го водите низ процесот, па затоа треба да знаете и да објасните како работите. Ова главно доаѓа со искуство, но практикувајте ја вашата нова листа на прашања или играње улоги; па дури и волонтерска работа за изведувач што го познавате, за да можете да добиете сведоштво и да го пробате, ако тоа ве загрижува.

Работете сами

Се чини дека е доста вообичаено хонорарците да се чувствуваат осамено, што ме изненадува бидејќи сум целосно среќен што работам сам и никогаш не мислев дека на некои луѓе ќе им недостигаат да имаат други околу себе.

Секако, понекогаш користам простор за соработка, а друг пат работам во кафулиња, но да се биде сам цела недела е нешто што треба да се има на ум.

Ако имате искуство со виртуелна помош, тогаш не заборавајте да ми оставите коментар. Сепак, не можам да ве оставам без да ја презентирам оваа врвна обука за лични финансии.