പ്രോജക്റ്റ് വിജയം ഉറപ്പാക്കുന്ന ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ

ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിന്റെ പര്യവസാനമാണ് പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാൻ. ഒരു പദ്ധതിയുടെ പുരോഗതിയെ നയിക്കുന്ന പ്രധാന രേഖയാണിത്. ഇതാണ് പ്രോജക്ട് മാനേജരുടെ ഗൈഡ്.

പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനുകൾ കമ്പനിയിൽ നിന്ന് കമ്പനിക്ക് വ്യത്യസ്തമാണെങ്കിലും, പ്രോജക്റ്റ് നിർവ്വഹണ ഘട്ടത്തിൽ ആശയക്കുഴപ്പവും നിർബന്ധിത മെച്ചപ്പെടുത്തലും ഒഴിവാക്കുന്നതിന് ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനിൽ തീർച്ചയായും ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട പത്ത് ഘട്ടങ്ങളുണ്ട്.

ഈ ലേഖനത്തിൽ, നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാൻ നന്നായി എഴുതാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നതിന് ഞാൻ എന്റെ ഉപദേശം കൊണ്ടുവരുന്നു. നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് വിജയകരമായി നടപ്പിലാക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന ഘടകങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം:

1. പദ്ധതിയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ

പദ്ധതിയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ പദ്ധതി ചാർട്ടറിൽ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, പദ്ധതി ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൂടുതൽ വിശദീകരിക്കുന്നതിന് അവയും പദ്ധതി പദ്ധതിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തണം. എന്നിരുന്നാലും ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനിൽ ലക്ഷ്യങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്താൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു, പ്രധാന കാര്യം അവയ്ക്കിടയിൽ വ്യക്തമായ ഒരു ബന്ധം നിലനിർത്തുക എന്നതാണ്. പദ്ധതി ചാർട്ടർ - ഒരു പ്രോജക്റ്റിന്റെ ആദ്യത്തെ പ്രധാന പ്രമാണം - പ്രോജക്റ്റിന്റെ രണ്ടാമത്തെ പ്രധാന പ്രമാണം, അതിന്റെ പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാൻ.

2. പ്രോജക്റ്റ് സ്കോപ്പ്

പ്രോജക്റ്റ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ പോലെ, ചാർട്ടറിൽ വ്യാപ്തി നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാനിൽ കൂടുതൽ പരിഷ്കരിക്കുകയും വേണം. വ്യാപ്തി നിർവചിക്കുന്നതിലൂടെ, പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ അത് എങ്ങനെയായിരിക്കുമെന്ന് കാണിക്കാൻ തുടങ്ങും പദ്ധതിയുടെ ലക്ഷ്യം.

വ്യാപ്തി നിർവചിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, അത് പദ്ധതിയിലുടനീളം വ്യാപിപ്പിക്കാം. ഇത് ചെലവ് അധികരിക്കുന്നതിനും സമയപരിധി നഷ്ടപ്പെടുന്നതിനും ഇടയാക്കുന്നു.

വായിക്കേണ്ട ലേഖനം: സമൃദ്ധമായ ഒരു ബിസിനസ്സ് എങ്ങനെ നടത്താം?

ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങൾ ഒരു കമ്പനിയുടെ ഉൽപ്പന്ന ലൈനിനായി ഒരു ബ്രോഷർ സൃഷ്ടിക്കാൻ ഒരു മാർക്കറ്റിംഗ് ടീമിനെ നയിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ പേജുകളുടെ എണ്ണം ലിസ്റ്റുചെയ്യുകയും പൂർത്തിയായ ഉൽപ്പന്നം എങ്ങനെ കാണപ്പെടും എന്നതിന്റെ ഉദാഹരണങ്ങൾ നൽകുകയും വേണം.

ചില ടീം അംഗങ്ങൾക്ക്, ഒരു ബ്രോഷർ അർത്ഥമാക്കുന്നത് രണ്ട് പേജുകൾ ആയിരിക്കാം, മറ്റുള്ളവർ പത്ത് പേജുകൾ മതിയാകും. വ്യാപ്തി നിർവചിക്കുന്നതിലൂടെ, തുടക്കം മുതൽ മുഴുവൻ ടീമിനെയും ഒരേ പേജിൽ എത്തിക്കാനാകും.

3. നാഴികക്കല്ലുകളും പ്രധാന ഡെലിവറബിളുകളും

ഒരു പ്രോജക്റ്റിന്റെ പ്രധാന നേട്ടങ്ങളെ മൈൽസ്റ്റോണുകൾ എന്നും പ്രധാന വർക്ക് ഉൽപ്പന്നങ്ങളെ പ്രധാന ഡെലിവറബിളുകൾ എന്നും വിളിക്കുന്നു. ഒരു പ്രോജക്റ്റിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന പ്രധാന ഘടകങ്ങളെ അവ രണ്ടും പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു. ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പ്ലാൻ ഈ ഘടകങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുകയും അവ നിർവചിക്കുകയും അവയുടെ പൂർത്തീകരണത്തിനുള്ള സമയക്രമം നിശ്ചയിക്കുകയും വേണം.

ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ പുതിയ സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ വികസിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു പ്രോജക്‌റ്റ് ഏറ്റെടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, പ്രധാന ഡെലിവറബിളുകൾ ബിസിനസ്സ് ആവശ്യകതകളുടെ അന്തിമ പട്ടികയും അവ എങ്ങനെ നടപ്പിലാക്കണം എന്നതുമാകാം.

അപ്പോൾ പ്രോജക്റ്റിന് ഡിസൈൻ പൂർത്തീകരണം, സിസ്റ്റം ടെസ്റ്റിംഗ്, ഉപയോക്തൃ സ്വീകാര്യത പരിശോധന, സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ വിന്യാസ തീയതി എന്നിവയ്‌ക്കായുള്ള നാഴികക്കല്ലുകൾ ഉണ്ടാകും. ഈ നാഴികക്കല്ലുകൾ വർക്ക് ഉൽപ്പന്നങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു, എന്നാൽ അവ ഉൽപ്പന്നങ്ങളേക്കാൾ കൂടുതൽ പ്രക്രിയകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

വായിക്കേണ്ട ലേഖനം: ബിസിനസ്സിൽ ഡിജിറ്റൽ മാർക്കറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥാനം

നാഴികക്കല്ലുകളും പ്രധാന ഡെലിവറി സമയങ്ങളും കൃത്യമായ തീയതികളായിരിക്കണമെന്നില്ല, എന്നാൽ കൂടുതൽ വ്യക്തതയുള്ളതാണ് നല്ലത്. കൃത്യമായ തീയതികൾ പ്രൊജക്റ്റ് മാനേജർമാരെ വർക്ക് ഘടനകളെ കൂടുതൽ കൃത്യമായി തകർക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.

പ്ലാനിന്റെ ഈ ഘട്ടത്തിൽ, നിങ്ങൾ നാഴികക്കല്ലുകൾ സൃഷ്ടിക്കും, അതുവഴി നിങ്ങൾക്ക് വലിയതോ ഉയർന്നതോ ആയ ഡെലിവറബിളുകൾ എടുത്ത് അവയെ ചെറിയ ഡെലിവറബിളുകളായി വിഭജിക്കാം, അത് അടുത്ത ഘട്ടത്തിൽ വിവരിക്കാം.

4. വർക്ക് ബ്രേക്ക്ഡൗൺ ഘടന

ഒരു വർക്ക് ബ്രേക്ക്‌ഡൗൺ ഘടന ഒരു പ്രോജക്റ്റിന്റെ നാഴികക്കല്ലുകളും പ്രധാന ഡെലിവറബിളുകളും ചെറിയ ഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നു, അതുവഴി ഓരോ വശത്തിന്റെയും ഉത്തരവാദിത്തം ഒരാൾക്ക് നൽകാനാകും.

ഈ ഘടന വികസിപ്പിക്കുമ്പോൾ, പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ, പ്രോജക്റ്റ് ടീം അംഗങ്ങളുടെ ശക്തിയും ബലഹീനതയും, ടാസ്ക്കുകൾ തമ്മിലുള്ള പരസ്പരാശ്രിതത്വം, ലഭ്യമായ വിഭവങ്ങൾ, പ്രോജക്റ്റിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള സമയപരിധി തുടങ്ങിയ നിരവധി ഘടകങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കുന്നു.

പദ്ധതിയുടെ വിജയത്തിന് ആത്യന്തികമായി പ്രോജക്ട് മാനേജർമാർ ഉത്തരവാദികളാണ്, പക്ഷേ അവർക്ക് ഒറ്റയ്ക്ക് ജോലി ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. പ്രോജക്ടിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തം ഉറപ്പാക്കാൻ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ഉപകരണമാണ് ബ്രേക്ക്ഡൗൺ ഘടന.

വായിക്കേണ്ട ലേഖനം: വേഗത്തിൽ സമ്പന്നരാകാൻ 14 നുറുങ്ങുകൾ ഇതാ

എന്തിന് ഉത്തരവാദികളാണെന്ന് ഈ ടൂൾ പ്രോജക്റ്റ് പങ്കാളികളോടും പറയുന്നു. പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ ഒരു ടാസ്ക്കിനെക്കുറിച്ച് ആശങ്കാകുലനാണെങ്കിൽ, ഈ ആശങ്കയെക്കുറിച്ച് ആരെയാണ് കാണേണ്ടതെന്ന് അയാൾക്ക് കൃത്യമായി അറിയാം.

5. നിക്ഷേപ ബജറ്റ്

ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പൂർത്തിയാക്കാൻ എത്ര പണം അനുവദിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് പദ്ധതിയുടെ ബജറ്റ് കാണിക്കുന്നു. ഈ വിഭവങ്ങളുടെ ഉചിതമായ വിഹിതത്തിന് പ്രോജക്ട് മാനേജർ ഉത്തരവാദിയാണ്.

വിതരണക്കാരുള്ള ഒരു പ്രോജക്റ്റിനായി, ഗുണനിലവാരത്തിൽ പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ നൽകിക്കൊണ്ട്, കരാറിന്റെ നിബന്ധനകൾക്കനുസൃതമായി ഡെലിവറബിളുകൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നുവെന്ന് പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ ഉറപ്പാക്കുന്നു. ചില പ്രോജക്റ്റ് ബജറ്റുകൾ മാനവ വിഭവശേഷി പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കാൻ ആവശ്യമായ സമയവും ജോലിയുടെ വിലയും നോക്കി ഓരോ ഘട്ടത്തിന്റെയും ചെലവ് സ്ഥാപിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. പദ്ധതിയുടെ ചെലവ് പദ്ധതിയുടെ ദൈർഘ്യവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണ്, അത് പദ്ധതിയുടെ പരിധിയിൽ വരുന്നു. വ്യാപ്തി, നാഴികക്കല്ലുകൾ, ടാസ്‌ക്കുകൾ, ബജറ്റ് എന്നിവ വിന്യസിച്ചതും യാഥാർത്ഥ്യബോധമുള്ളതുമായിരിക്കണം.

6. മാനവ വിഭവശേഷി പദ്ധതി

പ്രോജക്റ്റ് എങ്ങനെ ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുമെന്ന് മാനവ വിഭവശേഷി പദ്ധതി കാണിക്കുന്നു. ആരൊക്കെ പ്രൊജക്‌റ്റ് ടീമിന്റെ ഭാഗമാകുമെന്നും ഓരോ വ്യക്തിയും എത്രത്തോളം പ്രതിജ്ഞാബദ്ധരാകണമെന്നും ഇത് നിർവചിക്കുന്നു.

ഈ പ്ലാൻ വികസിപ്പിക്കുമ്പോൾ, പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ ടീം അംഗങ്ങളുമായും അവരുടെ സൂപ്പർവൈസർമാരുമായും ഓരോ ടീം അംഗത്തിനും പ്രോജക്റ്റിനായി എത്ര സമയം നീക്കിവയ്ക്കാമെന്ന് ചർച്ച ചെയ്യുന്നു. പ്രോജക്റ്റിൽ കൂടിയാലോചിക്കാൻ അധിക സ്റ്റാഫ് ആവശ്യമാണെങ്കിലും പ്രോജക്റ്റ് ടീമിന്റെ ഭാഗമാണെങ്കിൽ, ഇത് സ്റ്റാഫിംഗ് പ്ലാനിലും രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. വീണ്ടും, ഉചിതമായ സൂപ്പർവൈസർമാരുമായി കൂടിയാലോചിക്കുന്നു.

7. റിസ്ക് മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാൻ

ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പ്രവർത്തിപ്പിക്കുമ്പോൾ പലതും തെറ്റായി പോകാം. സാധ്യമായ എല്ലാ ദുരന്തങ്ങളും ചെറിയ സംഭവങ്ങളും മുൻകൂട്ടി കാണാൻ പ്രയാസമാണെങ്കിലും, പല അപകടങ്ങളും പ്രവചിക്കാൻ കഴിയും. റിസ്ക് മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാനിൽ, പ്രോജക്ട് മാനേജർ എല്ലാ പ്രോജക്റ്റ് അപകടസാധ്യതകളും തിരിച്ചറിയുന്നു. ഈ സാഹചര്യങ്ങൾ ഉണ്ടാകാനുള്ള സാധ്യതയും അവ ലഘൂകരിക്കാനുള്ള തന്ത്രങ്ങളും ഇത് നിർണ്ണയിക്കുന്നു.

ഈ പ്ലാൻ രൂപപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർക്ക് പ്രോജക്റ്റ് സ്പോൺസറിൽ നിന്നോ അവരുടെ പ്രോജക്റ്റ് ടീമിൽ നിന്നോ ഇൻപുട്ട് തേടാം.

സംഭവിക്കാൻ സാധ്യതയുള്ളതോ അവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഉയർന്ന ചിലവുകളുള്ളതോ ആയ അപകടസാധ്യതകൾക്കായി ലഘൂകരണ തന്ത്രങ്ങൾ ഏർപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ലഘൂകരണ തന്ത്രങ്ങൾ ഇല്ലെങ്കിലും, ഉണ്ടാകാൻ സാധ്യതയില്ലാത്ത അപകടസാധ്യതകളും കുറഞ്ഞ ചിലവുള്ളവയും പ്ലാനിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

8. ആശയവിനിമയ പദ്ധതി

ഒരു കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ പ്ലാൻ ഒരു പ്രോജക്റ്റ് വിവിധ പ്രേക്ഷകരിലേക്ക് എങ്ങനെ ആശയവിനിമയം നടത്തുമെന്ന് വിവരിക്കുന്നു. വർക്ക് ബ്രേക്ക്ഡൌൺ ഘടന പോലെ, ഒരു കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻസ് പ്ലാൻ പ്രോജക്റ്റ് ടീമിലെ ഒരു അംഗത്തിന് ഓരോ ഘടകങ്ങളും പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം നൽകുന്നു.

ഈ ഘട്ടത്തിൽ, ടീമിനുള്ളിൽ പ്രശ്നങ്ങൾ എങ്ങനെ ആശയവിനിമയം നടത്തുമെന്നും പരിഹരിക്കുമെന്നും വിവരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ടീമുമായും പങ്കാളികളുമായും ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ആവൃത്തിയും വ്യക്തമാക്കണം. ഓരോ സന്ദേശത്തിനും ടാർഗെറ്റ് പ്രേക്ഷകരുണ്ട്. ശരിയായ വിവരങ്ങൾ ശരിയായ സമയത്ത് ശരിയായ ആളുകൾക്ക് ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഇത് പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർമാരെ സഹായിക്കുന്നു.

വായിക്കേണ്ട ലേഖനം: നവദമ്പതികൾക്കുള്ള 1 സാമ്പത്തിക നുറുങ്ങുകൾ

9. സ്റ്റേക്ക്‌ഹോൾഡർ മാനേജ്‌മെന്റ് പ്ലാൻ

പദ്ധതിയിൽ പങ്കാളികളെ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കുമെന്ന് ഒരു സ്റ്റേക്ക്‌ഹോൾഡർ മാനേജ്‌മെന്റ് പ്ലാൻ തിരിച്ചറിയുന്നു. ചിലപ്പോൾ ബന്ധപ്പെട്ടവർക്ക് വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ആശയവിനിമയ പദ്ധതിയിൽ ഇത് കണക്കിലെടുക്കാം.

10. മാറ്റ മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാൻ

ഒരു മാറ്റ മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാൻ പ്രോജക്റ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നതിനുള്ള ഒരു ചട്ടക്കൂട് സ്ഥാപിക്കുന്നു. പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർമാർ പ്രോജക്റ്റിലെ മാറ്റങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിലും, ചിലപ്പോൾ അവ ഒഴിവാക്കാനാവില്ല.

മാറ്റ മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാൻ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നതിനുള്ള പ്രോട്ടോക്കോളുകളും പ്രക്രിയകളും നൽകുന്നു. ഉത്തരവാദിത്തത്തിനും സുതാര്യതയ്ക്കും പ്രോജക്റ്റ് സ്പോൺസർമാരും പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർമാരും പ്രോജക്റ്റ് ടീം അംഗങ്ങളും മാറ്റ മാനേജ്മെന്റ് പ്ലാൻ പിന്തുടരേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.

ചുരുക്കത്തിൽ….

പദ്ധതിയുടെ വിജയത്തിനുള്ള ഒരു പ്രധാന രേഖയാണ് പദ്ധതി പദ്ധതി. തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ പദ്ധതിയുടെ നടത്തിപ്പിൽ ഇത് ഒരു കോമ്പസ് ആയി വർത്തിക്കുന്നു. അതിനാൽ, വിവിധ പോയിന്റുകൾ അംഗീകരിക്കുന്നതിന് എല്ലാ പങ്കാളികളുടെയും സജീവ പങ്കാളിത്തം ആവശ്യമാണ്. അത് നിർവ്വചിക്കാൻ ആവശ്യമായ എല്ലാ സമയവും എടുക്കേണ്ടതും പ്രധാനമാണ്.

തെറ്റായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഒരു പദ്ധതിയുടെ പ്രധാന അപകടസാധ്യത, നിങ്ങൾ രൂപപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലാത്ത വിയോജിപ്പിന്റെ പോയിന്റുകളിൽ പരിഹരിക്കപ്പെടേണ്ട തർക്കങ്ങൾക്ക് വിധേയമാകുമെന്നതാണ്.

അഭിപ്രായങ്ങളിൽ നിങ്ങളുടെ അഭിപ്രായങ്ങളും അനുഭവങ്ങളും പങ്കിടാൻ ഞാൻ നിങ്ങളെ ക്ഷണിക്കുന്നു.