Como fazer o plano de comunicação de um projeto?

Os planos de comunicação são importantes para seus projetos. Uma comunicação eficaz, tanto interna como externa, é essencial para o sucesso do projeto. É essencial ter um plano de comunicação do projeto descrevendo quem são as partes interessadas, bem como quando e como alcançá-las. Porém, ter um bom estratégia de comunicação pode ser muito útil para você. Este artigo cobre:

• Os benefícios dos planos de comunicação do projeto
• O que incluir em um plano de comunicação
• Como escrever um plano de comunicação
• E como usar um plano de comunicação ao longo do projeto

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Benefícios dos Planos de Comunicação do Projeto

Em sua essência, os planos de comunicação do projeto facilitam a comunicação eficaz. Eles farão com que seus projetos funcionem sem problemas e ajudarão você a evitar o fracasso do projeto. Outros benefícios importantes incluem definir e gerenciar expectativas, melhor gerenciamento das partes interessadas e auxiliar no processo de planejamento do projeto.

Definir e gerenciar expectativas

As comunicações do projeto são uma via de mão dupla. Assim como o planejamento do projeto, as expectativas precisam ser definidas e a equipe do projeto e as partes interessadas do cliente precisam assumir a responsabilidade para que a comunicação ocorra sem problemas.

Embora um projeto não comece sem um plano de projeto definido, os planos de comunicação do projeto não são tão facilmente discutidos, mas deveriam ser.

Ao deixar o cliente saber no início do processo do projeto o que esperar, você define o tom para todo o projeto, começando com o processo de proposta do projeto.

Também é útil para eles saberem com antecedência o que você precisa deles para que possam estar preparados quando chegar a hora.

Gestão de stakeholders e clientes

Ao longo de um projeto, a comunicação bem-sucedida sobre o alinhamento com as metas e os marcos, e o realinhamento subsequente a eles à medida que os projetos mudam, é essencial para a adesão das partes interessadas e transparência sobre o status do projeto.

A comunicação é fundamental para manter um bom relacionamento com o cliente, e um plano de comunicação do projeto pode ajudá-lo a manter esse entendimento compartilhado do que está acontecendo e do que deveria acontecer ao longo do projeto.

Planificação de projeto

Um plano de comunicação do gerenciamento de projetos define como as informações críticas serão fornecidas ao longo do projeto, por quem e com que frequência. Ao concluir o planejamento do projeto, você também deve concluir o planejamento de comunicações.

Nem todos os projetos são criados iguais e, por esse motivo, um plano de comunicação do projeto é exclusivo para o seu projeto, por isso é importante pensar nisso ao criar seu plano de projeto após o lançamento.

Grandes projetos têm necessidades de comunicação diferentes de pequenos projetos, e o mesmo vale para projetos com equipes de partes interessadas versus um único contato de projeto.

Projetos com objetivos, orçamentos, prazos diferentes e até mesmo entregas diferentes exigem uma comunicação adaptada a essas necessidades, e isso é algo a se ter em mente ao criar um plano de comunicação do projeto.

O que incluir nos planos de comunicação

Embora as especificidades do seu plano de comunicação variem dependendo do tipo e escopo do projeto, alguns elementos-chave devem ser incluídos em todos os planos de comunicação do projeto que você criar:

Os principais interessados

Anote todas as principais partes interessadas, incluindo seu principal contato com o cliente. Inclua informações de contato, como telefones e e-mails, para que qualquer pessoa que acesse o plano de comunicação possa encontrar essas informações.

Membros da equipe

Inclua os principais membros da equipe do seu projeto e suas funções. Isso é útil para qualquer pessoa nova ou não familiarizada com o projeto. Liste os membros de sua equipe envolvidos na comunicação de entregas, liderando discussões estratégicas ou como você gerenciará conversas técnicas entre as partes interessadas e sua equipe.

Métodos de comunicação

Descreva os principais métodos de comunicação e os diferentes canais que você usará para contatar as partes interessadas. Use e-mail, telefonemas, reuniões presenciais, videoconferências, mídias sociais ou qualquer outro. Inclua notas sobre os canais preferidos das partes interessadas.

Tipo de comunicação

Inclua os tipos de comunicação, como essa comunicação será compartilhada, o que será incluído e com quem será essa comunicação. Por exemplo, você pode fornecer relatórios de status semanais para o cliente.

Considere como você fornecerá isso, a quem será fornecido e quais informações devem ser incluídas no relatório.

estilos de comunicação

Isso pode ser dividido por partes interessadas e métodos de comunicação. Uma determinada parte interessada prefere apenas a comunicação formal ou você pode considerá-la um pouco mais casual?

calendário de reuniões

Embora você possa ajustar isso conforme necessário ao longo do projeto, é útil ter uma ideia inicial de com que frequência você se reunirá com as partes interessadas.

Dependendo do escopo do projeto, você também pode indicar com que frequência enviará emails ao cliente. Inclua também reuniões de equipe interna em seu calendário de reuniões.

Mensagens-chave

Para cada parte interessada, determine a mensagem ou informação chave que precisará ser comunicada a ela durante todo o projeto. Isso também inclui qualquer informação ou feedback que você precise deles.

Objetivos de comunicação

Um plano de comunicação que inclua objetivos de comunicação pode ajudá-lo a tomar decisões com base no que você está tentando alcançar.

Como escrever seu próprio plano de comunicação do projeto

1. Entenda suas configurações

Um plano de comunicação do projeto não precisa ser formal. Mas deve pelo menos ser escrito para sua própria referência. Considere a gramática, não porque queira parecer inteligente, mas porque deseja ser claro e compreendido.

As ferramentas de escrita podem ajudá-lo a lidar com isso sem gastar muito tempo. Com isso em ordem, você pode começar a criar seu conteúdo com confiança.

Primeiro, permite que você se sente e defina os parâmetros do projeto. Isso inclui o tamanho do projeto, informações da empresa do cliente, entregas do projeto, cronograma e equipe do projeto.

Pensar estilos de comunicação da sua equipe e do seu cliente:

• Até que ponto as comunicações foram bem-sucedidas?
• Seu cliente indicou uma preferência por comunicação: ele tende a telefonar quando tem uma pergunta ou é centrado no e-mail?
• Vocês se conheceram pessoalmente ou por vídeo?
• Com que frequência sua equipe interage diretamente com você em um projeto? Eles preferem o contexto escrito às reuniões?

Depois de entender a equipe e os clientes com os quais trabalha, você pode aplicar isso a um plano de ação de comunicação.

2. Defina seus objetivos e suas partes interessadas

Liste as entregas do projeto e as principais partes interessadas do projeto. Em seguida, adicione seus objetivos de projeto a essa lista: Pense no que é uma comunicação de projeto bem-sucedida, não apenas com seu cliente, mas também com sua equipe.

Esta lista orientará as decisões de comunicação.

3. Faça um plano de comunicação

agora é hora de fazer o plano. Defina sua abordagem para as comunicações que você terá ao longo do projeto. Conhecendo os objetivos do seu projeto, considere com que frequência você se comunicará com as partes interessadas do cliente, como o fará e o que essas comunicações incluirão.

Você pode decidir usar várias abordagens, como check-ins semanais por telefone para atualizar o cronograma e o andamento do orçamento, bem como e-mails diários para perguntas imediatas e reuniões presenciais menos frequentes para apresentar atualizações. projeto.

O que quer que você decida, mantenha suas métricas e objetivos em mente. Isso deve ajudá-lo a identificar os tipos de comunicação que serão mais benéficos para o seu projeto e quão detalhadas ou profundas devem ser suas comunicações.

Como usar um plano de comunicação do projeto

1. Compartilhe com sua equipe

Compartilhar o plano com sua equipe os informará sobre sua cadência de comunicação, o que afeta o trabalho e as datas de entrega, mas também dará a eles mais contexto sobre como você se comunicará e com quem.

Compartilhar essas informações significa que sua equipe pode ajudá-lo a implementar o plano de comunicação.

2. Mantenha-se no caminho certo

Certifique-se de que sua equipe conheça e entenda seu plano de comunicação para que seu cliente receba informações consistentes e significativas entregues a eles ao longo do projeto.

Reserve todas as reuniões importantes do projeto assim que tiver um plano em vigor e adicione lembretes ao seu calendário para check-ins regulares e até e-mails do projeto, para que você se mantenha atualizado com as coisas importantes que definiu em seu plano.

Se em algum momento você se desviar do seu plano de comunicação e achar difícil voltar a ele, reconsidere a abordagem que definiu:

• Ainda corresponde aos objetivos do seu projeto?
• Os objetivos ou partes interessadas mudaram de alguma forma desde o início do projeto?
• Existem maneiras mais eficazes de comunicar as informações do projeto nesta fase?

Plano de Comunicação = Sucesso

Ter um plano de comunicação do projeto fornece as ferramentas para se comunicar de forma eficaz. Um plano também pode permitir que você reavalie sua abordagem e as necessidades do seu cliente, se necessário.

Não importa o quão formal ou informal seja o seu plano de comunicação do projeto, pode ser a diferença entre um projeto muito bem-sucedido e eficaz e um que simplesmente fracassa sem um plano sólido.

Pense nisso como outra maneira de definir e verificar as expectativas ao longo de um projeto. Pense nisso como uma maneira de garantir uma comunicação significativa e bem-sucedida com facilidade.

O que você acha ?

Quão essencial é um plano de comunicação do projeto para o sucesso de um projeto? Você acha que os gerentes de projeto devem sempre escrever um plano de comunicação para os projetos, independentemente de seu tamanho? Deixe-me saber seus pensamentos, deixando um comentário!

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