Kontrolloni kostot e projektit për përfitim më të madh

Kontrolli i kostos luan një rol jetik në çdo strategji financiare. Si qëndroni në buxhet kur jeni duke mbajtur gjurmët e financave të projektit tuaj? Ashtu si zhvillimi i një buxheti personal, disa opsione janë në dispozicion për ju: klasifikoni shpenzimet, përcaktoni artikujt më të shtrenjtë dhe gjeni zgjidhje për të kufizuar shpenzimet në çdo fushë. Pas përfundimit të të gjitha këtyre veprimeve, do të jeni në gjendje të kontrolloni buxhetin, për të analizuar përfitimin tuaj dhe rrisin fitimet.

Parimet bazë të kontrollit të kostos janë të njëjta për të gjitha buxhetet, qofshin ato të korporatave apo personale. Në këtë artikull, Finance de Demain Consulting Shpjegon konceptin e kontrollit të kostos dhe se si ai përshtatet në një sistem më të madh të menaxhimit të kostos.

Çfarë është kontrolli i kostos?

Kontrolli i kostos është një parim i identifikimit dhe reduktimit të shpenzimeve që synojnë rritjen e fitimeve të kompanisë. Mund të kryhet në nivel projekti ose në të gjithë nivelin e kompanisë.

Në këtë rast, ne do të fokusohemi në zbatimin e procesit të kontrollit të kostos në kuadër të një projekti ose grupi projektesh.

Si menaxher projekti, kontrolli i kostos do t'ju shërbejë për të monitoruar planin tuaj të menaxhimit të burimeve dhe për të reaguar ndaj tejkalimeve të buxhetit.

Nëse kaloni mbi buxhetin për projektin tuaj, një mjet raportimi gjithashtu mund të jetë i dobishëm. Supozoni se stilistit të pavarur që keni punësuar për një projekt të ri iu desh shumë më shumë sesa pritej për të redaktuar imazhet.

Pas identifikimit të kësaj kostoje shtesë, mund të vendosni të punësoni një projektues të brendshëm për projektin tuaj të ardhshëm për të ulur kostot dhe për të fituar efikasitet.

Si mund të bëjë ndryshim kontrollimi i kostove?

A po dështon ekipi juaj për të përmbushur qëllimin ose buxhetin e projektit? Këtu kontrolli i kostos bëhet i rëndësishëm. Edhe nëse jeni me buxhet, kontrolli i kostove mund t'ju ndihmojë ta zvogëloni atë më tej dhe të rrisni të ardhurat gjatë rrugës.

Ky proces ofron një pasqyrë të shpenzimeve të përgjithshme të kompanisë: ai nxjerr në pah fushat më të shtrenjta dhe më tej identifikon shpenzimet në secilën prej këtyre fushave.

Si hap i parë, kontrolli i kostos mund të zbatohet në projekt me objektivin për të reduktuar kostot në këtë shkallë dhe për të rritur potencialisht fitimet e kompanisë.

Cilat janë teknikat e kontrollit të kostos?

Fillimisht, kontrolli i kostos mund të ndodhë në nivele më të larta të biznesit, por shpesh ndodh në nivel projekti. Është në këtë nivel që ju mund të vlerësoni kostot aktuale për projekt dhe t'i menaxhoni ato në mënyrë efektive.

Këtu janë pesë hapat që duhen ndjekur për të kontrolluar më mirë kostot e një projekti:

1. Planifikoni buxhetin tuaj

Së pari, ju duhet të planifikoni buxhetin tuaj në mënyrë që të merrni një vlerësim të detajuar të kostos dhe të shpërndani burimet në mënyrë efikase. Zhvillimi i një plani të detajuar të projektit do të reduktojë variacionet e kostos, të cilat janë diferenca midis buxhetit tuaj origjinal dhe shpenzimeve aktuale.

Përfshini në planin tuaj buxhetor:

• Numri i anëtarëve të ekipit të nevojshëm për projektin
• Një vlerësim i kohës së nevojshme për të përfunduar projektin
• Materialet e nevojshme për projektin

Kur llogaritni kohën dhe materialet e nevojshme për projektin, mbani pak ngadalë në buxhet. E papritura nuk është e pazakontë dhe mund t'ju duhet të zgjasni afatin kohor të projektit ose të kërkoni burime shtesë.

2. Monitoroni të gjitha shpenzimet

Hapi i dytë në kontrollin e kostos së projektit është monitorimi i ecurisë së shpenzimeve të projektit. Ju do të jeni në gjendje të ndërmerrni veprime korrigjuese më lehtë nëse vëreni ndryshime në kosto në kohë reale.

Në fund të projektit do të jetë tepër vonë, paratë do të shpenzohen. Në këtë pikë, gjithçka që duhet të bëni është të mësoni prej saj për të parandaluar që kjo situatë të përsëritet në të ardhmen.

Për të monitoruar në mënyrë efektive shpenzimet tuaja gjatë një projekti, vendosni piketa të projektit. Në çdo moment historik, ju mund të analizoni shpenzimet tuaja dhe të siguroheni që qëllimi i projektit të respektohet. Dhe nëse ndonjëherë vëreni tejkalime të kostove në një moment historik të caktuar, mund të gjeni një zgjidhje për t'i reduktuar ato më vonë në projekt.

3. Përdorni sisteme të kontrollit të ndryshimit

Është thelbësore të vendosen objektiva të qarta gjatë fazës së planifikimit të projektit. Për t'u siguruar që i arrini këto qëllime, mund të jetë i nevojshëm një proces kontrolli ndryshimi.

Kontrolli i ndryshimit është një grup hapash që rregullojnë të gjitha ndryshimet e bëra nga palët e interesuara gjatë një projekti. Kjo ju lejon të parandaloni zhvendosjen e objektivave duke ju përgatitur për ndryshime sapo të shfaqen, dhe duke përshtatur kështu projektin në përputhje me rrethanat.

4. Fazat e një procesi kontrolli

abutare

Procesi i kontrollit të ndryshimit fillon kur një palë e interesuar kërkon një ndryshim në projekt. Kërkesa mund të ndryshojë: mund të jetë zgjatje e afateve ose rezultate të reja të projektit.

Vlerësimi

Menaxheri i projektit ose kreu i departamentit skanon kërkesën për informacion bazë, si burimet e nevojshme, ndikimi i kërkesës dhe marrësit e kërkesës. Pas vlerësimit fillestar, kërkesa për ndryshim kalon në fazën e analizës.

analiza

Gjatë fazës së analizës, menaxheri përkatës i projektit miraton ose refuzon kërkesën. Në disa raste, mund të krijohet një komitet i kontrollit të ndryshimeve për të kontrolluar miratimin e ndryshimeve. Menaxheri i projektit miraton ose refuzon kërkesën dhe njofton ekipin.

Në varësi të madhësisë së projektit, menaxheri i projektit gjithashtu mund të regjistrojë ndryshimin në një regjistër të ndryshimeve për të siguruar që të gjitha palët e interesuara të projektit të marrin informacionin.

Zbatimi

Zbatimi i një ndryshimi mund të ndryshojë në varësi të fazës së projektit, por në përgjithësi përfshin përditësimin e afatit kohor dhe rezultateve, si dhe informimin e ekipit të projektit.

Ju duhet të vlerësoni qëllimin e projektit dhe të verifikoni se ndryshimi i afatit kohor nuk do të ketë një ndikim të madh në objektivat e planifikuara.

Gardh

Pas dokumentimit, shpërndarjes dhe zbatimit të kërkesës, mund të kaloni në fazën e mbylljes. Rekomandohet që të keni një plan zyrtar mbylljeje në mënyrë që të gjithë anëtarët e ekipit të mund të kenë akses dhe t'i referohen këtij informacioni në të ardhmen.

Duke rishikuar në mënyrë efektive ndryshimet në projektet tuaja, kontrolli i kostos duhet të vijë natyrshëm.

Parashikimi i saktë i buxhetit dhe suksesit të një projekti përfshin ruajtjen e menaxhimit të ndërgjegjshëm nga fillimi në fund. Ngjarjet e paparashikuara gjatë rrugës janë të pashmangshme, por krijimi i sistemeve të caktuara ndihmon në mbrojtjen kundër këtyre devijimeve.

4. Menaxhoni kohën tuaj

Menaxhimi i kohës është një pjesë integrale e kontrollit të kostos: kur kohëzgjatja totale e një projekti rritet, kostoja totale e projektit gjithashtu rritet. Për të mos tejkaluar buxhetin e alokuar, mbi të gjitha duhet të respektoni planin e projektit.

Adoptoni strategji të menaxhimit të kohës për të rritur produktivitetin dhe për të ndihmuar anëtarët e ekipit të përfundojnë punën në kohë brenda buxhetit.

Këtu janë disa këshilla për menaxhimin e kohës:

Timeboxing

Timeboxing është një strategji e orientuar drejt qëllimit të menaxhimit të kohës që përfshin përfundimin e detyrave brenda një " blloku i kohës '.

Për shembull, nëse keni nevojë të shkruani një postim në blog, mund të krijoni një bllok prej dy orësh për ta përshkruar atë. Më pas, pas një pushimi, mund të ktheheni në një bllok tjetër prej tre orësh për të bërë një draft të parë.

Bllokimi i kohës

Bllokimi i kohës është i ngjashëm me kutinë e kohës, por në vend që të caktoni një sasi të caktuar kohe për secilën detyrë individuale, do të bllokoni periudha specifike të kalendarit tuaj për punë të lidhura.

Metoda Pomodoro

Ashtu si kutia e kohës dhe bllokimi i kohës, teknika Pomodoro ju ndihmon të përfundoni detyrat tuaja në një kohë të shkurtër dhe të bëni pushime midis seancave të punës.

Për shembull, punoni për 25 minuta, pastaj bëni një pushim prej pesë minutash katër herë. Më pas, pas seancës së katërt të punës, bëni një pushim më të gjatë 20 ose 30 minutas.

gëlltit zhaba

SSipas një citimi të famshëm nga Mark Twain: "Nëse duhet të gëlltisni një zhabë, më mirë ta bëni atë gjënë e parë në mëngjes." Strategjia e menaxhimit të kohës “Haje bretkosën” është frymëzuar nga këto fjalë dhe ju inkurajon që së pari të kujdeseni për detyra të rëndësishme ose komplekse përpara se të punoni për ato më pak të rëndësishme ose më pak urgjente.

Parimi Pareto

Ende quhet Rregulli 80-20 Ky parim bazohet në një rregull themelor: ne i kushtojmë 20% të kohës sonë për të kryer 80% të punës. Konkretisht, të qenit në gjendje t'i përpunojmë këto 80% të detyrave mjaft shpejt, prandaj na lë më shumë kohë gjatë ditës së punës për t'u kujdesur për 20% të mbetur që do të na marrë 80% të kohës.

Kryerja e gjërave (GTD)

Shpikur nga David Allen në fillim të viteve 2000, metoda " Marrja e gjërave » ose “Përfundimi i gjërave” në frëngjisht, rekomandon që paraprakisht të bëni një listë të detyrave të planifikuara me shkrim. Pasi të liroheni nga këto konsiderata, në vend që të mbështeteni në mjetet e menaxhimit të punës, do të jeni në gjendje të ndërmerrni veprime pa pasur nevojë të kuptoni se çfarë të bëni.

Mund të duket kundërintuitive përqendrimi në produktivitet si pjesë e kontrollit të kostos, por performanca e projektit është gurthemeli i fluksit të parasë.

Nëse ekipi juaj nuk është produktiv, ju nuk do të përmbushni afatet e projektit dhe dështimi për të përmbushur afatet gjeneron kosto shtesë. Logjikisht, nëse projekti juaj kushton më shumë, fluksi i parave të kompanisë suaj zvogëlohet. 

5. Ndiqni vlerën e fituar

Ndjekja e vlerës suaj të fituar mund t'ju ndihmojë të parashikoni rezultatin financiar të një projekti. Kjo metodë e kontrollit të kostos kërkon njohuri të kontabilitetit të kostos. Mund t'ju ndihmojë të zbuloni fillimin e kostove të ndryshueshme dhe për këtë arsye të parandaloni variacionet në projektet e ardhshme.

Vlera e fituar është sasia e detyrave të kryera në të vërtetë brenda një projekti. Për të gjurmuar vlerën e fituar dhe për të parë nëse jeni në plan, duhet të shumëzoni përqindjen e detyrave të përfunduara me buxhetin e projektit.

Hapat për të gjurmuar vlerën e fituar

Për të gjurmuar vlerën e fituar, ndiqni këto hapa:

Hapi 1: përcaktoni shkallën e realizimit të secilës detyrë në përqindje.

Hapi 2: vendosni vlerën e planifikuar (Vlera e planifikuar ose PV) ose koston e buxhetuar të punës së planifikuar. Ky është buxheti i autorizuar për të kryer punën e planifikuar.

Hapi 3: përcaktoni vlerën e fituar (EVlera e arnuar ose EV), ose koston e buxhetuar të punës së kryer. Kjo është sasia e punës së përfunduar.

Hapi 4: përcaktoni koston aktuale (Kostoja aktuale ose AC), që paraqet koston reale të punës së kryer. Këto janë shpenzime që lidhen me punën e kryer tashmë.

Hapi 5: llogarit variancat e kostos (Varianca e kostos ose CV) duke zbritur vlerën e fituar nga kostoja aktuale (CV = EV – AC).

Hapi 6: përpiloni rezultatet.

Për tre hapat e parë, ju duhet të grumbulloni informacione për koston e projektit tuaj, ndërsa për tre të fundit, duhet të kryeni llogaritjet dhe analizat. Ndryshimet e kostos përfaqësojnë statusin e kostos së projektit tuaj.

Kur kontrolloni kostot, CV-ja juaj është metrika që përcakton nëse projekti juaj është në rrugën e duhur me buxhetin. A CV negative do të thotë se projekti është mbi buxhetin.

A duhet të kontrolloni kostot apo të menaxhoni kostot?

Është e zakonshme të ngatërrohet kontrolli i kostos me menaxhimin e kostos. Këto janë dy terma të ndryshëm që duhet të përkufizohen dhe kuptohen saktë. Kontrolli i kostos është një nën-proces brenda sistemit më të madh të menaxhimit të kostos.

Ndërsa kontrolli i kostos ka të bëjë me identifikimin e shpenzimeve dhe reduktimin e tyre për të rritur fitimet, menaxhimi i kostos është procesi i përgjithshëm i vlerësimit, buxhetimit dhe kontrollit të kostove të një projekti.

Kompania juaj ndoshta ka shumë punonjës të përfshirë në menaxhimin e kostos. Në varësi të madhësisë së ekipit tuaj, njerëz të ndryshëm mund të punojnë në planifikimin dhe buxhetimin e burimeve.

Për kontroll efektiv të kostos, ekipet duhet të monitorojnë shpenzimet në nivele të ndryshme të biznesit për t'i kushtuar vëmendje të mjaftueshme secilës pjesë të buxhetit të biznesit dhe ta analizojnë atë tërësisht.

Përdorni kontrollin e kostos për të gjurmuar dhe zvogëluar shpenzimet e projektit tuaj

Ndjekja e të dhënave të kostos për të reduktuar shpenzimet e projektit është një proces i lodhshëm, por menaxhimi i kostos ka një ndikim të drejtpërdrejtë në rentabilitetin.

Për të menaxhuar në mënyrë efektive kostot, krijoni një panel të personalizueshëm për të pasur të gjithë informacionin në majë të gishtave. Ky automatizim do t'ju lejojë të mashtroni midis menaxhimit të projektit dhe kontrollit të kostos, të gjitha në një vend.

Na lini një koment. Por para se të largoheni, këtu është një robot që ju lejon të fitoni shumë lehtë me tregtimin EUR/USD.