Roli i një asistenti virtual në një kompani

Nëse jeni si shumica e blogerëve, a keni menduar gjithmonë se duhet ta bëni vetëm? A është ky rasti juaj? Dhe po, shumica e sipërmarrësve fillojnë vetë ose punësojnë një asistent virtual.

Në këtë artikull, unë ju tregoj pse një asistent virtual është i rëndësishëm për biznesin tuaj. Por së pari, këtu është një kurs trajnimi që do bën të mundur arritjen e suksesit në sipërmarrje.

Çfarë është një asistent virtual?

Një asistent virtual (VA) është dikush që ofron shërbime mbështetëse për bizneset e tjera nga një vendndodhje e largët.

Termi lindi në vitet 1990 nga mundësia e punës virtualisht falë përmirësimeve teknologjike. Një asistent virtual është dikush që punësohet për të kryer detyrat e lodhshme të përditshme të biznesit tuaj.

Mund të jetë në një qytet, shtet ose shtet tjetër. Mund të jenë gjithashtu njerëz që vijnë në zyrën tuaj ose takohen në një hapësirë ​​pune një herë në javë. Vërtet varet nga ju.

Gjëja më e rëndësishme është që ata të kujdesen që t'i kryejnë pa problem detyrat që i duhen klientit të tyre, qoftë sepse e urrejnë ta bëjnë atë ose sepse kërkon shumë kohë.

Asistentët virtualë janë veçanërisht të kërkuar nga sipërmarrësit dhe bizneset online. Këto kompani kanë nevojë për ndihmë, por nuk duan të punësojnë fizikisht staf. Për t'ju shërbyer, Finance de Demain punon mesatarisht me dy asistentë virtualë.

Çfarë bën një asistent virtual

Në teori, një asistent virtual mund të bëjë gjithçka që bën çdo personel tjetër mbështetës. Sidoqoftë, detyrat e mbështetjes virtuale nuk kufizohen vetëm në punën në zyrë. Shumë asistentë virtualë ofrojnë shërbimet e marketingut, web design dhe të tjera.

Disa asistentë virtualë specializohen në një grup aftësish specifike. Për shembull, një asistent virtual marketingu punon vetëm në marketing. Asistentë të tjerë virtualë kryejnë një sërë detyrash, por në një industri specifike. Për shembull, një asistent virtual për kompanitë e pasurive të paluajtshme.

Shumica e asistentëve virtualë kanë biznesin e tyre të asistentëve virtualë të bazuar në shtëpi. Kjo u lejon atyre të fitojnë më shumë dhe të kenë kontroll më të mirë mbi detyrat që kryejnë. Megjithatë, shumë biznese të vogla punësojnë asistentë virtualë si pjesë e një pune ose kontrate.

Së fundi, shumë VA përdorin sajte të pavarura ose faqe bashkëpunuese për të gjetur projekte të shpejta dhe me kohë të kufizuar.

Si mund të përfitojë një asistent virtual i biznesit tuaj?

Për shkak se delegimi i detyrave që konsumojnë kohën dhe energjinë tuaj, që nuk ju pëlqen t'i bëni dhe që ju mbajnë në ciklin e kalimit nga një detyrë e lodhshme në tjetrën, një VA do t'ju lejojë të rifitoni kontrollin e punëve tuaja.

Rritja e ekipit tuaj do të thotë që ju mund të bëni punë thelbësore, të përqendroheni në strategjinë dhe pamjen e madhe. Mund të filloni të ëndërroni dhe planifikoni në një shkallë më të madhe.

Si e dini kur jeni gati të punësoni një asistent virtual?

Kur do të jeni gati për të punësuar është e ndryshme për të gjithë, gjë që e bën vendimin kaq të vështirë. Ne ju rekomandojmë të punësoni një VA përpara se të mendoni se jeni gati për të shkuar.

Arsyeja për këtë është se shumica e njerëzve (përfshirë veten time!) presin derisa të jemi tashmë në një pikë "çmendurie" për të filluar delegimin dhe kërkimin e ndihmës me biznesin. Pra, nëse jeni gati të rritni biznesin tuaj dhe mendoni se jeni gati, ju rekomandoj shumë që të filloni të kërkoni asistentin tuaj virtual.

Do të jetë shumë më e lehtë për të dy nëse sillni dikë në ekip kur gjërat janë pak më të qeta, kështu që gjërat do të ecin pa probleme kur ndodhin në momentet më të ngarkuara.

Këtu janë disa pyetje për t'iu përgjigjur përpara se të merrni vendimin përfundimtar të punësimit:

• A jeni gati ta rritni biznesin tuaj më shpejt se sa ka qenë deri më tani?
• A keni mundësi të paguani dikë çdo muaj?
• A keni detyra të përcaktuara për të filluar delegimin?

Nëse i jeni përgjigjur po të gjitha këtyre pyetjeve, atëherë jeni gati të filloni procesin e punësimit në VA.

Si të punësoni një VA?

Ndërsa ndihma virtuale është një ide e shkëlqyer e biznesit në shtëpi, marrja e ndihmës virtuale është thelbësore për pronarët e bizneseve shtëpiake për të maksimizuar të ardhurat e tyre dhe për të lehtësuar rritjen. Si pronar i një biznesi në shtëpi, vjen një moment kur është e pamundur të bësh gjithçka, të paktën aq mirë sa të jesh efektiv dhe efikas.

Punësimi i një asistenti virtual do të çlirojë kohën tuaj, në mënyrë që të përqendroheni në punën tuaj, në detyrat që prodhojnë rezultatet më të mira të biznesit për ju. Për më tepër, shumë asistentët virtualë janë më të mirë se ju në disa detyra.

Në planin afatgjatë, është gjithmonë më e shpejtë dhe më e lirë të punësosh punë për të cilat nuk je i kualifikuar.

Hapi i parë i punësimit e një asistenti virtual është të bëni një listë të detyrave që dëshironi të transferoni. Bëni një listë gjithëpërfshirëse, duke i dhënë përparësi aktiviteteve që dëshironi të delegoni së pari. Për shembull, Menaxhimi i emailit kërkon kohë dhe i lodhshëm, vendoseni në krye të listës suaj.

Ose mbase çështjet e teknologjisë po ju marrin shumë kohë, ju mund të transferoni menaxhimin e faqes suaj të internetit. Ose mbani të përditësuara llogaritë e kompanisë suaj.

Hapi tjetër po kupton se kë të punësojë. Ka shumë mënyra për të punësuar një asistent virtual. Ju mund të përdorni një shërbim VA që punëson dhe trajnon ata, dhe më pas ata ju caktojnë një person bazuar në shërbimet që ju nevojiten.

Mundësia e fundit është të punësoni dikë në rrjetin tuaj që ka referenca. Ndërsa mund të postoni një reklamë në kërkim të një asistenti virtual, gjetja e atij që tashmë ka kredenciale të besuara do t'ju kursejë kohë dhe dhimbje koke.

Lista e shërbimeve që mund të ofrojnë asistentët virtualë

shkrim kreativ

• Shkruani postime në blog
• Shkruani libra elektronikë, libra, gazeta, kanale emaili, etj.
• Shkruani ose modifikoni transkriptet audio ose video.
• Shkruani postime në rrjetet sociale për Facebook, Twitter ose Instagram.
• Redaktimi dhe rishikimi i postimeve në blog, librave, faqeve të internetit, gazetave, recetave, etj.
• Përgatitni email për marketingun tuaj me email
• Krijimi i përshkrimeve të produkteve për dyqanet online (menaxheri i dyqanit / produktit)
• Përpilimi / redaktimi i dëshmive.
• Etj ...

Administrator / menaxher

• Shërbimi ndaj klientit përmes emailit, bisedës ose telefonit.
• Ndiqni dhe përgjigjuni emaileve.
• Organizoni kutitë postare
• Menaxho komentet e blogut.
• Mbështetje për webinar të drejtpërdrejtë
• Menaxhimi i kalendarit
• Krijoni prezantime në PowerPoint
• Menaxhimi i furnizimeve dhe furnizimeve
• Organizoni intervista
• Përgjigjuni thirrjeve telefonike
• Ripërdorni përmbajtjen (Shembull: konvertimi i një videoje në një postim të shkruar në blog ose një postimi në blog në një postim në media sociale)
• Shkruani procesverbalet e takimeve me videokonferencë
• Menaxho kalendarët editoriale të blogut
• Detyrat e hyrjes së klientit, të tilla si përgjigjja ndaj emaileve dhe dërgimi i faturave dhe kontratave
• Ndjekja e klientëve potencialë / klientëve aktualë
• Prezantimi i të ftuarve
• Bëni rregullime udhëtimi
• Përgatitja e formularëve
• Rifilloni krijimin
• Punësimi dhe trajnimi i anëtarëve të rinj të ekipit
• Traduction
• Stuhi mendimesh për postimet në blog, produktet, etj.

NB: Detyrat administrative janë ndër shërbimet më të kërkuara. Ndihma e pronarëve të bizneseve me këto detyra të përditshme u liron kohën për të fituar më shumë para. Shumë e çmuar!

Dizajn grafik

• Krijimi i grafikëve për postimet në blog
• Redaktimi i fotove
• Krijimi i sllajdeve për webinare ose seminare.
• Dizenjimi i kartvizitave, fletushkave, logove, menuve, sinjalistikës etj.
• Kërkimi i imazheve për postime në blog, libra, media sociale, etj.
• Krijimi i udhëzuesve të stilit të markës.
• Dizajnimi i librave elektronikë ose skedarëve PDF për abonime në buletin

NB: Canva ka shumë shabllone dhe është e lehtë për t'u përdorur nëse po kërkoni të krijoni grafikë.

Mediat sociale

• Planifikimi i përditësimeve të mediave sociale.
• Krijimi dhe menaxhimi i llogarisë Pinterest
• Krijoni dhe menaxhoni kunjat e promovuara
• Menaxhoni grupet në Facebook
• Krijimi dhe menaxhimi i grupeve LinkedIn
• Krijoni sondazhe në mediat sociale
• Rregulloni oraret e botimit.
• Krijimi dhe menaxhimi i postimeve në Instagram.
• Përgjigjuni mesazheve të mediave sociale.

Mbajtja e llogarisë

• Menaxhimi i pagesave dhe faturimit.
• Përpunimi i porosive dhe kthimeve.
• Menaxhimi i koleksionit
• Menaxhimi i listës së pagave
• Faturimi dhe Faturat.

Si ta përdorni këtë listë të shërbimeve të asistentëve virtualë?

Siç mund ta shihni, ka shumë shërbime që mund t'i ofroni si Asistent Virtual.

Në varësi të llojit të shërbimit për të cilin jeni të interesuar, ju mund të kombinoni një paketë shërbimesh të lidhura dhe të shisni si një grup shërbimesh: faturuar për projekt ose si shërbim mujor i vazhdueshëm.

Nëse gjeni diçka që ju ngjall interes, bëni më shumë kërkime. Nëse pas kërkimit tuaj jeni ende të interesuar, zbuloni se si mund të fitoni aftësitë e nevojshme nëse nuk i keni tashmë ato.

Mund të mësoni nga videot në YouTube, librat në Amazon ose kurset që gjeni në internet.

Dhe mbani mend, vetëm për shkak se po filloni me një shërbim si VA nuk do të thotë që do të mbeteni të ngecur duke e ofruar atë shërbim për pjesën tjetër të jetës tuaj. Jeni të lirë të përmirësoni ose shtoni shërbime shtesë.

Aftësitë e nevojshme për të qenë një asistent virtual

Shumë nga aftësitë e nevojshme për të qenë një asistent virtual janë të njëjta me ato që kërkohen për të qenë një asistent ose sekretar administrativ. Për shembull, ju duhet të keni aftësi superiore organizative. Ju gjithashtu duhet të keni sjellje të këndshme telefonike dhe aftësi në përdorimin e teknologjive të reja.

Si VA, do t'ju nevojiten gjithashtu aftësi specifike për vetëpunësim. Për shembull, ju duhet të jeni në gjendje të kryeni shumë detyra, veçanërisht nëse jeni duke manipuluar me shumë klientë.

Duhet të jeni në gjendje të përqendroheni në punë, në mjedisin tuaj të shtëpisë. Ju gjithashtu keni nevojë për pajisjet e duhura në zyrën tuaj të shtëpisë.

Disa punë të asistentëve virtualë kërkojnë aftësi shtesë, duke përfshirë web design, planifikimi i ngjarjeve, kontabiliteti dhe shumë më tepër.

Ju mund të kërkoni për punë të Asistencës Virtuale që kërkojnë aftësitë tuaja të veçanta. Përveç aftësive specifike, punëdhënësit shpesh kërkojnë kandidatë me trajnime dhe/ose përvojë në zyrë në disa kapacitete administrative.

Cilësitë thelbësore të një asistenti virtual

Besueshmëria

Kjo është një nga më të rëndësishmet sepse, për fat të keq, duket të jetë më e zakonshme. Shumë klientë më kanë thënë se kanë qenë të zhgënjyer me MV-të që nuk raportuan përparimin e tyre, ose thjesht nuk e dhanë.

Kjo është krejtësisht e pafalshme dhe jo vetëm që i jep një emër të keq industrisë së asistencës virtuale, por asistenti i ardhshëm virtual i thirrur duhet të mbajë dyshimet dhe dyshimet e klientit për efektivitetin e përdorimit të këtyre llojeve të shërbimeve.

Profesionalizmi është parësor në këtë industri, kështu që nëse një klient ju thërret, duhet t'i telefononi përsëri. Nëse merrni një email, duhet të përgjigjeni! Nuk duhet të jetë menjëherë, por të paktën duhet të jetë të nesërmen.

Aftesi te mira komunikimi

Që në pikën e parë, duhet ta informoni klientin për ecurinë e punës suaj, prandaj përcaktoni se si dhe kur t'i përditësoni ato kur ai të bëhet klient dhe përpara se të filloni çdo detyrë të re.

Nëse një klient duhet t'ju ndjekë vazhdimisht për përditësime, atëherë nuk po e bëni punën tuaj siç duhet.

Menaxhimi i kohes

Hulumtimet me sa duket thonë se duhet të përqendroheni vetëm në një gjë dhe kjo është joefikase për kryerjen e shumë detyrave. Sigurisht, duhet të përqendroheni në detyrën në fjalë, por gjithashtu do të punoni me klientë të shumtë; të cilët mendojnë se janë klienti juaj i vetëm dhe më i rëndësishëm.

Ju ndoshta keni shumë për të bërë në një ditë, kështu që planifikoni përpara. Programoni detyrat kur jeni më efikas. Përdorni një kalendar Google dhe shënoni sendet personale me një ngjyrë dhe artikujt e punës një tjetër.

Nëse e dini se shkruani më mirë në mëngjes, provoni të caktoni takime për pasdite vonë. Ju gjithashtu mund t'i përshtatni të gjitha detyrat tuaja të punës në kalendarin tuaj (përfshirë kohën e planifikimit) për të kuptuar realisht nëse keni kohë për të bërë gjithçka.

Burim

Shpesh do të merrni email-e që ju bëjnë pyetje teknike, të cilat ata mund t'i gjenin lehtësisht duke përdorur Google, ose që pyesin se sa kushtojnë shërbimet tuaja, kur ata as nuk janë munduar të vizitojnë faqen tuaj të internetit dhe/ose rrjetet tuaja sociale.

Do t'ju kërkohet të bëni shumë gjëra që nuk i keni bërë kurrë më parë dhe thjesht duhet të kuptoni se si t'i bëni. VA-të pritet të ofrojnë zgjidhje dhe të zgjidhin çështjet e klientëve.

Nëse nuk keni aftësinë për të zgjidhur një problem dhe për të kuptuar se si të bëni diçka, atëherë nuk do të jeni një VA i mirë.

Asistenti virtual nuk është Yoda, kështu që është joreale të supozohet se ai do të jetë në gjendje t'i bëjë të gjitha. Por ju duhet të dini se si të hulumtoni për të gjetur informacionin vetë. Për sa kohë që jeni të sinqertë me klientin tuaj për shkallën e aftësive tuaja, do të jeni mirë.

Klientët gjithashtu nuk presin që ju të dini gjithçka. Tregojuni atyre se nuk e keni bërë kurrë këtë punë të veçantë më parë; por ju jeni të lumtur të zbuloni se si dhe të ktheheni tek ajo.

Ju duhet të vazhdoni të stërviteni, ku mund të shikoni video në YouTube, të tregtoni aftësi me VA të tjera, të bëni pyetje në forumet e VA dhe në përgjithësi të merrni pjesë.

Përpiquni të jeni të përditësuar me atë që po lëviz dhe po ndryshon, si në industrinë tuaj ashtu edhe në botën e teknologjisë. Vendosni për gjërat për të cilat dëshironi të dini më shumë, më pas bëni kërkimin tuaj.

Menaxhimi i pritshmërive dhe ndërtimi i besimit

Jo vetëm që duhet të dini se çfarë po bëni, por gjithashtu duhet të siguroheni që klienti të dijë se çfarë po bën. Shpesh një klient nuk ka punuar kurrë me një asistent virtual, kështu që nëse ata nuk e dinë se çfarë mund të bëjnë dhe si funksionojnë të gjitha, ata do të dyshojnë seriozisht në aftësinë tuaj për t'i ndihmuar.

Një klient i ri ka të ngjarë t'ju kërkojë për t'i udhëhequr gjatë procesit, kështu që ju duhet të dini dhe të shpjegoni se si punoni. Kjo kryesisht vjen me përvojë, por praktikoni listën tuaj të re të pyetjeve ose lojërat me role; dhe madje edhe punë vullnetare për një kontraktor që njihni, kështu që mund të merrni një dëshmi dhe ta provoni, nëse kjo ju shqetëson.

Punoni vetëm

Duket se është mjaft e zakonshme që përkthyes të lirë të ndihen të vetmuar, gjë që më befason pasi jam plotësisht i lumtur që punoj vetëm dhe nuk mendoja kurrë se disa njerëzve do t'u mungonin të kenë të tjerë pranë.

Sigurisht, ndonjëherë përdor hapësirat e bashkëpunimit dhe herë të tjera punoj në kafene, por të jesh vetëm gjatë gjithë javës është diçka që duhet mbajtur parasysh.

Nëse keni ndonjë përvojë në asistencën virtuale, atëherë mos harroni të më lini një koment. Megjithatë, nuk mund t'ju lë pa paraqitur këtë trajnim premium për financat personale.