Fazat e një plani projekti që sigurojnë suksesin e projektit

Një plan projekti është kulmi i planifikimit të kujdesshëm nga një menaxher projekti. Është dokumenti kryesor që drejton ecurinë e një projekti. Ky është udhëzuesi i menaxherit të projektit.

Megjithëse planet e projektit ndryshojnë nga kompania në kompani, ekzistojnë dhjetë hapa që absolutisht duhet të jenë në një plan projekti për të shmangur konfuzionin dhe improvizimin e detyruar gjatë fazës së ekzekutimit të projektit.

Në këtë artikull, Unë ju sjell këshillat e mia për t'ju ndihmuar të shkruani mirë planin tuaj të projektit. Nëse dëshironi të ekzekutoni me sukses projektin tuaj, plani juaj i projektit duhet të përfshijë absolutisht elementët e mëposhtëm:

1. Objektivat e projektit

Objektivat e projektit përcaktohen në statutin e projektit. Megjithatë, ato duhet të përfshihen gjithashtu në planin e projektit për të shpjeguar më tej objektivat e projektit. Megjithatë një menaxher projekti zgjedh të përfshijë objektivat në planin e projektit, gjëja e rëndësishme është të mbajë një lidhje të qartë midis statutin e projektit – dokumenti i parë kyç i një projekti – dhe dokumenti i dytë kyç i projektit, plani i tij i projektit.

2. Fushëveprimi i projektit

Ashtu si objektivat e projektit, qëllimi përcaktohet në statut dhe duhet të përpunohet më tej në planin e projektit nga menaxheri i projektit. Duke përcaktuar qëllimin, menaxheri i projektit mund të fillojë të tregojë se si do të duket objektivin e projektit.

Nëse qëllimi nuk është i përcaktuar, ai mund të shtrihet gjatë gjithë projektit. Kjo çon në tejkalime të kostove dhe afate të humbura.

Artikull për të lexuar: Si të drejtoni një biznes të begatë?

Për shembull, nëse drejtoni një ekip marketingu për të krijuar një broshurë për linjën e produkteve të një kompanie, duhet të listoni numrin e faqeve dhe të jepni shembuj se si do të duket produkti i përfunduar.

Për disa anëtarë të ekipit, një broshurë mund të nënkuptojë dy faqe, ndërsa të tjerët mund t'i konsiderojnë dhjetë faqe të përshtatshme. Përcaktimi i fushëveprimit mund ta sjellë të gjithë ekipin në të njëjtën faqe që nga fillimi.

3. Pikat kryesore dhe rezultatet kryesore

Arritjet kryesore të një projekti quhen piketa dhe produktet kryesore të punës quhen rezultate kryesore. Ata të dy përfaqësojnë komponentët kryesorë të punës në një projekt. Një plan projekti duhet të identifikojë këto elemente, t'i përcaktojë ato dhe të përcaktojë afatet kohore për përfundimin e tyre.

Nëse një organizatë po ndërmerr një projekt për të zhvilluar softuer të ri, rezultatet kryesore mund të jenë lista përfundimtare e kërkesave të biznesit dhe mënyra e zbatimit të tyre.

Pastaj projekti mund të ketë piketa për përfundimin e dizajnit, testimin e sistemit, testimin e pranimit të përdoruesit dhe datën e vendosjes së softuerit. Këto piketa lidhen me produktet e punës, por ato lidhen më shumë me proceset sesa me vetë produktet.

Artikull për të lexuar: Vendi i marketingut dixhital në biznes

Piketat dhe koha e dorëzimit të çelësave nuk duhet të jenë data të sakta, por sa më specifike, aq më mirë. Datat e sakta ndihmojnë menaxherët e projektit të zbërthejnë strukturat e punës në mënyrë më të saktë.

Në këtë fazë të planit, ju do të krijoni piketa në mënyrë që të mund të merrni dorëzues të mëdhenj ose të nivelit të lartë dhe t'i ndani ato në dërgesa më të vogla, të cilat mund të përshkruhen në fazën tjetër.

4. Struktura e ndarjes së punës

Struktura e ndarjes së punës i thyen piketa dhe rezultatet kryesore të një projekti në copa më të vogla, në mënyrë që një personi të mund t'i caktohet përgjegjësia për çdo aspekt.

Gjatë zhvillimit të kësaj strukture, menaxheri i projektit merr parasysh shumë faktorë si pikat e forta dhe të dobëta të anëtarëve të ekipit të projektit, ndërvarësia midis detyrave, burimet në dispozicion dhe afati i përgjithshëm i projektit.

Menaxherët e projektit janë në fund të fundit përgjegjës për suksesin e projektit, por ata nuk mund ta bëjnë punën vetëm. Struktura e ndarjes është një mjet që menaxheri i projektit përdor për të siguruar llogaridhënien për projektin.

Artikull për të lexuar: Këtu janë 14 këshilla për t'u pasuruar shpejt

Ky mjet gjithashtu u tregon palëve të interesuara të projektit se kush është përgjegjës për çfarë. Nëse menaxheri i projektit është i shqetësuar për një detyrë, ai e di saktësisht se kë duhet të takojë për këtë shqetësim.

5. Buxheti i investimeve

Buxheti i një projekti tregon se sa para janë ndarë për të përfunduar projektin. Menaxheri i projektit është përgjegjës për alokimin e duhur të këtyre burimeve.

Për një projekt që ka furnitorë, menaxheri i projektit siguron që produktet të përfundojnë sipas kushteve të kontratës, duke i kushtuar vëmendje të veçantë cilësisë. Disa buxhete projektesh janë të lidhura me planin e burimeve njerëzore.

Është e rëndësishme të përcaktohet kostoja e çdo hapi duke parë kohën e kërkuar dhe koston e punës së nevojshme për të përfunduar detyrat. Kostoja e projektit lidhet me kohëzgjatjen e projektit, e cila varet nga qëllimi i projektit. Fushëveprimi, piketa, detyrat dhe buxheti duhet të jenë të harmonizuara dhe realiste.

6. Plani i burimeve njerëzore

Plani i burimeve njerëzore tregon se si do të plotësohet projekti. Ai përcakton se kush do të jetë pjesë e ekipit të projektit dhe sa kohë duhet të angazhohet secili person.

Gjatë zhvillimit të këtij plani, menaxheri i projektit negocion me anëtarët e ekipit dhe mbikëqyrësit e tyre se sa kohë mund t'i kushtojë projektit secili anëtar i ekipit. Nëse nevojitet personel shtesë për t'u konsultuar mbi projektin, por janë pjesë e ekipit të projektit, kjo dokumentohet gjithashtu në planin e personelit. Përsëri, konsultohen mbikëqyrësit përkatës.

7. Plani i menaxhimit të riskut

Shumë gjëra mund të shkojnë keq kur drejtoni një projekt. Edhe pse është e vështirë të parashikosh çdo fatkeqësi të mundshme ose incident të vogël, shumë gracka mund të parashikohen. Në planin e menaxhimit të rrezikut, menaxheri i projektit identifikon të gjitha rreziqet e projektit. Ai gjithashtu përcakton mundësinë e shfaqjes së këtyre skenarëve dhe strategjitë për t'i zbutur ato.

Në formulimin e këtij plani, menaxheri i projektit mund të kërkojë të dhëna nga sponsori i projektit ose ekipi i tyre i projektit.

Strategjitë zbutëse vendosen për rreziqet që mund të ndodhin ose që kanë kosto të larta që lidhen me to. Rreziqet që nuk ka gjasa të ndodhin dhe ato që kanë kosto të ulët janë shënuar në plan, edhe nëse nuk kanë strategji zbutëse.

8. Plani i komunikimit

Një plan komunikimi përshkruan se si një projekt do t'i komunikohet audiencave të ndryshme. Ashtu si struktura e ndarjes së punës, një plan komunikimi i cakton përgjegjësinë për plotësimin e secilit komponent tek një anëtar i ekipit të projektit.

Në këtë hap, është e rëndësishme të përshkruani se si do të komunikohen dhe zgjidhen çështjet brenda ekipit. Frekuenca e komunikimit me ekipin dhe palët e interesuara duhet gjithashtu të specifikohet. Çdo mesazh ka një audiencë të synuar. Ai i ndihmon menaxherët e projektit të sigurojnë që informacioni i duhur të marrë njerëzit e duhur në kohën e duhur.

Artikull për të lexuar: 1 këshilla financiare për të sapomartuarit

9. Plani i Menaxhimit të Palëve të Interesit

Një plan i menaxhimit të palëve të interesuara identifikon se si palët e interesuara do të përdoren në projekt. Ndonjëherë palët e interesuara thjesht duhet të marrin informacion. Kjo mund të merret parasysh në planin e komunikimit.

10. Plani i menaxhimit të ndryshimit

Një plan i menaxhimit të ndryshimit krijon një kornizë për të bërë ndryshime në projekt. Megjithëse menaxherët e projektit priren të shmangin ndryshimet në projekt, ndonjëherë ato janë të pashmangshme.

Plani i menaxhimit të ndryshimeve ofron protokolle dhe procese për të bërë ndryshime. Është thelbësore për përgjegjshmërinë dhe transparencën që sponsorët e projektit, menaxherët e projektit dhe anëtarët e ekipit të projektit të ndjekin planin e menaxhimit të ndryshimit.

Në përmbledhje….

Plani i projektit është një dokument i rëndësishëm për suksesin e projektit. Ai shërben si një busull në zhvillimin e projektit, nga fillimi në fund. Prandaj, kërkon pjesëmarrjen aktive të të gjitha palëve të interesuara për të rënë dakord për pikat e ndryshme. Është gjithashtu e rëndësishme që të merrni gjithë kohën e nevojshme për ta përcaktuar atë.

Rreziku kryesor i një plani të keqpërcaktuar është që të jeni të ekspozuar ndaj mosmarrëveshjeve për t'u zgjidhur në pikat e mosmarrëveshjeve që nuk janë hartuar.

Ju ftoj të ndani mendimet dhe përvojat tuaja në komente.