Како направити комуникациони план пројекта?

Комуникациони планови су важни за ваше пројекте. Ефикасна комуникација, како интерна тако и екстерна, јесте од суштинског значаја за успех пројекта. Неопходно је имати план комуникације пројекта у коме се наводи ко су заинтересоване стране, као и када и како доћи до њих. Међутим, добро се комуникациона стратегија може вам бити од велике користи. Овај чланак покрива:

• Предности комуникационих планова пројекта
• Шта укључити у план комуникације
• Како написати план комуникације
• И како користити комуникациони план током целог пројекта

Али пре него што почнем, желео бих да вам кажем о овој врхунској обуци која ми је лично омогућила да повећам стопе конверзије на мојим сајтовима. Само кликните овде, то је придружена веза.

Предности комуникационих планова пројекта

У својој суштини, планови комуникације пројекта олакшавају ефективну комуникацију. Они ће омогућити да ваши пројекти тече глатко и помоћи ће вам да избегнете неуспех пројекта. Остале велике предности укључују постављање и управљање очекивањима, боље управљање заинтересованим странама и помоћ у процесу планирања пројекта.

Поставите и управљајте очекивањима

Пројектне комуникације су двосмерна улица. Слично као и код планирања пројекта, потребно је поставити очекивања, а пројектни тим и заинтересоване стране клијента треба да преузму одговорност да комуникација иде глатко.

Иако пројекат не почиње без плана пројекта, о плановима комуникације пројекта није тако лако разговарати, али би требало да буду.

Дајући клијенту до знања на почетку процеса пројекта шта може да очекује, постављате тон за цео пројекат, почевши од процеса предлога пројекта.

Такође им је од помоћи да унапред знају шта ће вам требати од њих како би били спремни када за то дође време.

Управљање заинтересованим странама и купцима

Током пројекта, успешна комуникација о усклађивању са циљевима и прекретницама, и накнадно усклађивање са њима како се пројекти мењају, од суштинског је значаја за прихватање заинтересованих страна и транспарентност статуса пројекта.

Комуникација је кључна за одржавање доброг односа са клијентом, а план комуникације пројекта може вам помоћи да одржите ово заједничко разумевање онога што се дешава и шта би требало да се дешава током вашег пројекта.

Пројектно планирање

Комуникациони план управљања пројектом дефинише како ће критичне информације бити обезбеђене током пројекта, ко и колико често. Док завршавате планирање пројекта, требало би да завршите и планирање комуникација.

Нису сви пројекти креирани једнаки, и из тог разлога, план комуникације пројекта је јединствен за ваш пројекат, због чега је важно размишљати о томе када креирате план пројекта након покретања.

Велики пројекти имају различите потребе за комуникацијом од малих пројеката, а исто важи и за пројекте са тимовима заинтересованих страна у односу на један контакт са пројектом.

Пројекти са циљевима, буџетима, различити рокови, па чак и различити резултати захтевају комуникацију прилагођену тим потребама, и то је нешто што треба имати на уму приликом креирања плана комуникације пројекта.

Шта укључити у комуникационе планове

Иако ће се специфичности вашег комуникационог плана разликовати у зависности од типа и обима пројекта, неколико кључних елемената треба да буде укључено у сваки план комуникације пројекта који креирате:

Привезак за кључеве

Запишите све кључне заинтересоване стране, укључујући ваш примарни контакт са клијентом. Укључите контакт информације као што су бројеви телефона и е-поште, тако да свако ко приступи плану комуникације може да пронађе ове информације.

Чланови тима

Укључите кључне чланове тима вашег пројекта и њихове улоге. Ово је згодно за све који су нови или нису упознати са пројектом. Наведите чланове вашег тима који су укључени у комуницирање резултата, вођење стратешких дискусија или како ћете управљати техничким разговорима између заинтересованих страна и вашег тима.

Методе комуникације

Опишите главне методе комуникације и различите канале које ћете користити да контактирате заинтересоване стране. Користите е-пошту, телефонске позиве, састанке лицем у лице, видео састанке, друштвене мреже или било које друго. Укључите белешке о жељеним каналима заинтересованих страна.

врста комуникације

Укључите врсте комуникације, како ће се та комуникација делити, шта ће бити укључено и са ким ће та комуникација бити. На пример, можете пружати недељне извештаје о статусу клијенту.

Размислите како ћете ово доставити, коме ће бити достављено и које информације треба да буду укључене у извештај.

Стилови комуникације

Ово се може рашчланити према заинтересованим странама и методама комуникације. Да ли одређена заинтересована страна преферира само формалну комуникацију или је можете схватити мало лежерније?

Календар састанака

Иако ово можете да прилагодите по потреби током целог пројекта, корисно је имати почетну идеју о томе колико често ћете се састајати са заинтересованим странама.

У зависности од обима пројекта, такође можете назначити колико често ћете слати е-поруке клијенту. Такође укључите интерне састанке тима у свој календар састанака.

Кључне поруке

За сваку заинтересовану страну одредите кључну поруку или информације које ће им требати пренети током пројекта. Ово такође укључује све информације или повратне информације које су вам потребне од њих.

Комуникациони циљеви

Комуникациони план који укључује циљеве комуникације може вам помоћи да донесете одлуке на основу онога што покушавате да постигнете.

Како да напишете сопствени план комуникације о пројекту

1. Разумети своја подешавања

План комуникације пројекта не мора бити формално. Али то би требало барем бити написано за вашу личну референцу. Размислите о граматици, не зато што желите да звучите паметно, већ зато што желите да будете јасни и разумљиви.

Алати за писање могу вам помоћи да се носите са овим без одузимања превише времена. Са тим редом, можете почети да креирате свој садржај са самопоуздањем.

Прво, омогућава вам да седнете и подесите параметре пројекта. То укључује величину пројекта, информације о компанији клијента, резултате пројекта, распоред и пројектни тим.

Размислите стилови комуникације вашег тима и вашег клијента:

• Колико су комуникације до сада биле успешне?
• Да ли је ваш клијент навео да преферира комуникацију: да ли имају тенденцију да телефонирају када имају питање или су оријентисани на е-пошту?
• Да ли сте се упознали лично или путем видеа?
• Колико често ваш тим директно комуницира са вама на пројекту? Да ли више воле писани контекст од састанака?

Када разумете тим и клијенте са којима радите, ово можете применити на акциони план комуникације.

2. Дефинишите своје циљеве и своје заинтересоване стране

Наведите резултате свог пројекта и кључне заинтересоване стране у пројекту. Затим додајте своје циљеве пројекта на ту листу: Размислите о томе шта је успешна комуникација пројекта, не само са вашим клијентом, већ и са вашим тимом.

Ова листа ће водити комуникацијске одлуке.

3. Направите план комуникације

сада време је да се направи план. Дефинишите свој приступ комуникацији коју ћете имати током свог пројекта. Познавајући циљеве вашег пројекта, размислите колико често ћете комуницирати са заинтересованим странама вашег клијента, како ћете то радити и шта ће та комуникација укључивати.

Можете одлучити да користите више приступа, као што су недељне телефонске пријаве да ажурирате распоред и напредак буџета, као и дневне е-поруке за питања у покрету и ређе личне састанке да бисте представили ажурирања. пројекат.

Шта год да одлучите, имајте на уму своје метрике и циљеве. Ово би требало да вам помогне да идентификујете врсте комуникација које ће бити најкорисније за ваш пројекат и колико детаљна или дубина треба да буде ваша комуникација.

Како користити план комуникације пројекта

1. Поделите то са својим тимом

Дељење плана са вашим тимом ће их обавестити о вашем ритму комуникације, што утиче на њихов рад и датуме испоруке, али ће им такође дати више контекста о томе како ћете комуницирати и са ким.

Дељење ових информација значи да ваш тим може да вам помогне да примените комуникациони план.

2. Останите на правом путу

Уверите се да ваш тим познаје и разуме ваш комуникациони план како би клијент добијао доследне и смислене информације које су му достављене током целог пројекта.

Резервишите све кључне састанке пројекта чим имате план и додајте подсетнике у свој календар за редовне пријаве, па чак и е-поруке о пројекту како бисте остали у току са важним стварима које сте поставили у свом плану.

Ако у било ком тренутку одступите од свог комуникационог плана и будете тешко да му се вратите, поново размотрите приступ који сте поставили:

• Да ли и даље одговара циљевима вашег пројекта?
• Да ли су се циљеви или заинтересоване стране на било који начин променили од почетка пројекта?
• Постоје ли ефикаснији начини за преношење информација о пројекту у овој фази?

План комуникације = успех

План комуникације пројекта даје вам алате за ефикасну комуникацију. План вам такође може омогућити да поново процените свој приступ и потребе ваших купаца ако је потребно.

Без обзира колико формалан или неформалан ваш план комуникације пројекта може бити, то може бити разлика између веома успешног и ефикасног пројекта и оног који једноставно одуговлачи без чврстог плана.

Замислите то као још један начин да поставите и проверите очекивања током целог пројекта. Замислите то као начин да са лакоћом осигурате смислену и успешну комуникацију.

Шта мислиш ?

Колико је план комуникације пројекта битан за успех пројекта? Да ли мислите да менаџери пројеката увек треба да пишу комуникациони план за пројекте, без обзира на њихову величину? Јавите ми своје мишљење остављајући коментар!

Међутим, ако желите да преузмете контролу над својим личним финансијама за шест месеци, топло препоручујем овај водич.

Оставите нам коментар