زیادہ منافع کے لیے پروجیکٹ کی لاگت کو کنٹرول کریں۔

لاگت کا کنٹرول کسی بھی مالیاتی حکمت عملی میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔ جب آپ اپنے پروجیکٹ کے مالی معاملات پر نظر رکھتے ہیں تو آپ بجٹ پر کیسے رہیں گے؟ ذاتی بجٹ تیار کرنے کی طرح، آپ کے لیے کئی اختیارات دستیاب ہیں: اخراجات کی درجہ بندی کریں، انتہائی مہنگی اشیاء کا تعین کریں اور ہر شعبے میں اخراجات کو محدود کرنے کے حل تلاش کریں۔ ان تمام کارروائیوں کو مکمل کرنے کے بعد، آپ بجٹ کو کنٹرول کرنے کے قابل ہو جائیں گے، اپنے منافع کا تجزیہ کرنے کے لیے اور منافع میں اضافہ.

لاگت پر قابو پانے کے بنیادی اصول تمام بجٹ کے لیے یکساں ہیں، چاہے وہ کارپوریٹ ہوں یا ذاتی۔ اس مضمون میں، Finance de Demain Consulting لاگت کے کنٹرول کے تصور کی وضاحت کرتا ہے اور یہ کہ یہ ایک بڑے لاگت کے انتظام کے نظام میں کیسے فٹ بیٹھتا ہے۔

لاگت کنٹرول کیا ہے؟

لاگت پر کنٹرول اخراجات کی شناخت اور کم کرنے کا ایک اصول ہے جس کا مقصد کمپنی کے منافع کو بڑھانا ہے۔ یہ پروجیکٹ کی سطح پر یا پوری کمپنی کی سطح پر کیا جا سکتا ہے۔

اس صورت میں، ہم لاگت کنٹرول کے عمل کو کسی پروجیکٹ یا پروجیکٹس کے گروپ کے فریم ورک کے اندر لاگو کرنے پر توجہ مرکوز کریں گے۔

ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، لاگت کا کنٹرول آپ کو اپنے وسائل کے انتظام کے منصوبے کی نگرانی کرنے اور بجٹ کی زیادتی پر ردعمل ظاہر کرنے میں مدد فراہم کرے گا۔

اگر آپ اپنے پروجیکٹ کے لیے بجٹ سے زیادہ جاتے ہیں، تو رپورٹنگ ٹول بھی کام آ سکتا ہے۔ فرض کریں کہ آپ نے ایک نئے پروجیکٹ کے لیے جس فری لانس ڈیزائنر کی خدمات حاصل کی ہیں اس نے امیجز میں ترمیم کرنے میں توقع سے زیادہ وقت لیا۔

اس اضافی لاگت کی نشاندہی کرنے کے بعد، آپ لاگت کو کم کرنے اور کارکردگی حاصل کرنے کے لیے اپنے اگلے پروجیکٹ کے لیے اندرون خانہ ڈیزائنر کی خدمات حاصل کرنے کا فیصلہ کر سکتے ہیں۔

لاگت کو کنٹرول کرنے سے فرق کیسے پڑ سکتا ہے؟

کیا آپ کی ٹیم پروجیکٹ کی گنجائش یا بجٹ کو پورا کرنے میں ناکام ہو رہی ہے؟ یہ وہ جگہ ہے جہاں لاگت پر قابو پانا ضروری ہو جاتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر آپ بجٹ پر ہیں، اخراجات کو کنٹرول کرنے سے آپ اسے مزید کم کرنے اور راستے میں آمدنی بڑھانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

یہ عمل کمپنی کے مجموعی اخراجات کے بارے میں بصیرت فراہم کرتا ہے: یہ سب سے مہنگے علاقوں کو نمایاں کرتا ہے اور ان میں سے ہر ایک میں خرچ کی مزید نشاندہی کرتا ہے۔

پہلے قدم کے طور پر، اس پیمانے پر لاگت کو کم کرنے اور اس طرح کمپنی کے منافع میں ممکنہ طور پر اضافہ کرنے کے مقصد کے ساتھ لاگت پر کنٹرول لاگو کیا جا سکتا ہے۔

لاگت پر قابو پانے کی تکنیکیں کیا ہیں؟

ابتدائی طور پر، لاگت پر کنٹرول کاروبار کی اعلیٰ سطحوں پر ہو سکتا ہے، لیکن یہ اکثر پروجیکٹ کی سطح پر ہوتا ہے۔ یہ اس سطح پر ہے کہ آپ فی پروجیکٹ کی اصل لاگت کا اندازہ لگا سکتے ہیں اور ان کا مؤثر طریقے سے انتظام کر سکتے ہیں۔

کسی پروجیکٹ کی لاگت کو بہتر طریقے سے کنٹرول کرنے کے لیے یہ پانچ اقدامات ہیں:

1. اپنے بجٹ کی منصوبہ بندی کریں۔

سب سے پہلے، آپ کو لاگت کا تفصیلی تخمینہ حاصل کرنے اور وسائل کو مؤثر طریقے سے مختص کرنے کے لیے اپنے بجٹ کی منصوبہ بندی کرنے کی ضرورت ہے۔ ایک تفصیلی پراجیکٹ پلان تیار کرنے سے لاگت میں فرق کم ہو جائے گا، جو کہ آپ کے اصل بجٹ اور اصل اخراجات کے درمیان فرق ہے۔

اپنے بجٹ پلان میں شامل کریں:

• پروجیکٹ کے لیے ٹیم کے اراکین کی تعداد کی ضرورت ہے۔
• منصوبے کی تکمیل کے لیے درکار وقت کا تخمینہ
• منصوبے کے لیے درکار مواد

پروجیکٹ کے لیے درکار وقت اور مواد کا حساب لگاتے وقت، اپنے بجٹ میں کچھ سستی رکھیں۔ غیر متوقع طور پر غیر معمولی نہیں ہے اور آپ کو پروجیکٹ کی ٹائم لائن کو بڑھانے یا اضافی وسائل کی درخواست کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

2. تمام اخراجات کی نگرانی کریں۔

پروجیکٹ لاگت کنٹرول میں دوسرا مرحلہ پروجیکٹ کے اخراجات کی پیشرفت کی نگرانی کرنا ہے۔ اگر آپ کو اصل وقت میں لاگت میں فرق نظر آتا ہے تو آپ زیادہ آسانی سے اصلاحی کارروائی کر سکیں گے۔

منصوبے کے اختتام پر بہت دیر ہو چکی ہو گی، رقم خرچ ہو جائے گی۔ اس وقت، آپ کو صرف اس سے سبق سیکھنا ہے تاکہ مستقبل میں اس صورتحال کو دوبارہ ہونے سے روکا جا سکے۔

کسی پروجیکٹ کے دوران اپنے اخراجات کو مؤثر طریقے سے مانیٹر کرنے کے لیے، پروجیکٹ کے سنگ میل طے کریں۔ ہر سنگِ میل پر، آپ اپنے اخراجات کا تجزیہ کر سکتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ منصوبے کے دائرہ کار کا احترام کیا جائے۔ اور اگر آپ کو کبھی بھی کسی دیے گئے سنگ میل پر لاگت میں اضافہ نظر آتا ہے، تو آپ بعد میں پروجیکٹ میں انہیں کم کرنے کا حل تلاش کر سکتے ہیں۔

3. تبدیلی کنٹرول سسٹم استعمال کریں۔

منصوبے کی منصوبہ بندی کے مرحلے کے دوران واضح مقاصد کا تعین کرنا ضروری ہے۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ ان اہداف کو حاصل کریں، تبدیلی کے کنٹرول کا عمل ضروری ہو سکتا ہے۔

تبدیلی کنٹرول ایک پروجیکٹ کے دوران اسٹیک ہولڈرز کی طرف سے کی جانے والی تمام تبدیلیوں کو کنٹرول کرنے والے اقدامات کا ایک مجموعہ ہے۔ یہ آپ کو اہداف کے ظاہر ہونے کے ساتھ ہی تبدیلیوں کے لیے تیار کرکے اور اس طرح پروجیکٹ کو اس کے مطابق ڈھال کر مقاصد کے بڑھنے سے روکنے کی اجازت دیتا ہے۔

4. کنٹرول کے عمل کے مراحل

پرائمنگ

تبدیلی کے کنٹرول کا عمل اس وقت شروع ہوتا ہے جب کوئی اسٹیک ہولڈر پروجیکٹ میں تبدیلی کی درخواست کرتا ہے۔ درخواست مختلف ہو سکتی ہے: یہ ڈیڈ لائن میں توسیع یا نئے پروجیکٹ ڈیلیور ایبلز ہو سکتی ہے۔

تشخیص

پروجیکٹ مینیجر یا محکمہ کا سربراہ بنیادی معلومات کے لیے درخواست کو اسکین کرتا ہے، جیسے کہ وسائل کی ضرورت، درخواست کا اثر، اور درخواست کے وصول کنندگان۔ ابتدائی تشخیص کے بعد، تبدیلی کی درخواست تجزیہ کے مرحلے میں منتقل ہو جاتی ہے۔

تجزیہ

تجزیہ کے مرحلے کے دوران، متعلقہ پروجیکٹ مینیجر درخواست کو منظور یا مسترد کر دیتا ہے۔ کچھ معاملات میں، تبدیلیوں کی منظوری کو کنٹرول کرنے کے لیے ایک تبدیلی کنٹرول کمیٹی قائم کی جا سکتی ہے۔ پروجیکٹ مینیجر درخواست کو منظور یا مسترد کرتا ہے، اور ٹیم کو مطلع کرتا ہے۔

پروجیکٹ کے سائز پر منحصر ہے، پراجیکٹ مینیجر تبدیلی لاگ میں تبدیلی کو بھی لاگ ان کر سکتا ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ تمام پراجیکٹ اسٹیک ہولڈرز کو معلومات حاصل ہوں۔

عمل درآمد

تبدیلی کو لاگو کرنا پراجیکٹ کے مرحلے کے لحاظ سے مختلف ہو سکتا ہے، لیکن عام طور پر ٹائم لائن اور ڈیلیوری ایبلز کو اپ ڈیٹ کرنے کے ساتھ ساتھ پروجیکٹ ٹیم کو مطلع کرنا شامل ہوتا ہے۔

آپ کو پروجیکٹ کے دائرہ کار کا جائزہ لینا چاہیے اور اس بات کی تصدیق کرنی چاہیے کہ ٹائم لائن کو تبدیل کرنے سے منصوبہ بند مقاصد پر کوئی بڑا اثر نہیں پڑے گا۔

باڑ

درخواست کو دستاویزی بنانے، پھیلانے اور لاگو کرنے کے بعد، آپ اختتامی مرحلے پر جا سکتے ہیں۔ یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ آپ کے پاس ایک باضابطہ کلوز آؤٹ پلان موجود ہے تاکہ ٹیم کے تمام اراکین مستقبل میں اس معلومات تک رسائی حاصل کر سکیں اور اس کا حوالہ دے سکیں۔

اپنے منصوبوں میں تبدیلیوں کا مؤثر طریقے سے جائزہ لینے سے، لاگت پر قابو قدرتی طور پر آنا چاہیے۔

بجٹ اور کسی پروجیکٹ کی کامیابی کی درست پیشین گوئی میں شروع سے آخر تک دیانت دار انتظام کو برقرار رکھنا شامل ہے۔ راستے میں غیر متوقع واقعات ناگزیر ہیں، لیکن بعض نظاموں کا قیام ان انحرافات سے بچاؤ میں مدد کرتا ہے۔

4. اپنے وقت کا نظم کریں۔

وقت کا انتظام لاگت کے کنٹرول کا ایک لازمی حصہ ہے: جب کسی پروجیکٹ کی کل مدت میں اضافہ ہوتا ہے تو پروجیکٹ کی کل لاگت بھی بڑھ جاتی ہے۔ مختص کردہ بجٹ سے تجاوز نہ کرنے کے لیے، آپ کو سب سے بڑھ کر پروجیکٹ کے شیڈول کا احترام کرنا چاہیے۔

پیداواری صلاحیت بڑھانے کے لیے ٹائم مینجمنٹ کی حکمت عملی اپنائیں اور ٹیم کے اراکین کو بجٹ کے اندر وقت پر کام مکمل کرنے میں مدد کریں۔

یہاں وقت کے انتظام کے کچھ نکات ہیں:

ٹائم باکسنگ

ٹائم باکسنگ ایک مقصد پر مبنی ٹائم مینجمنٹ کی حکمت عملی ہے جس میں ایک "کے اندر کاموں کو مکمل کرنا شامل ہے۔ وقت کا بلاک '.

مثال کے طور پر، اگر آپ کو بلاگ پوسٹ لکھنے کی ضرورت ہے، تو آپ اسے خاکہ بنانے کے لیے دو گھنٹے کا بلاک بنا سکتے ہیں۔ پھر، ایک وقفے کے بعد، آپ پہلا مسودہ بنانے کے لیے تین گھنٹے کے دوسرے بلاک میں واپس جا سکتے ہیں۔

ٹائم بلاکنگ

ٹائم بلاکنگ ٹائم باکسنگ کی طرح ہے، لیکن ہر ایک کام کے لیے وقت کی ایک خاص مقدار مقرر کرنے کے بجائے، آپ متعلقہ کام کے لیے اپنے کیلنڈر کے مخصوص وقفوں کو بلاک کر دیں گے۔

پومودورو طریقہ

ٹائم باکسنگ اور ٹائم بلاکنگ کی طرح، Pomodoro تکنیک آپ کو اپنے کاموں کو کم وقت میں مکمل کرنے اور کام کے سیشنوں کے درمیان وقفے لینے میں مدد کرتی ہے۔

مثال کے طور پر25 منٹ تک کام کریں، پھر چار بار پانچ منٹ کا وقفہ لیں۔ پھر، چوتھے کام کے سیشن کے بعد، ایک طویل وقفہ لیں۔ 20 یا 30 منٹs.

میںڑک نگل

Sمارک ٹوین کے ایک مشہور اقتباس کے مطابق: "اگر آپ کو ایک میںڑک نگلنا ہے، تو بہتر ہے کہ آپ اسے صبح کے وقت پہلے کریں۔" وقت کے انتظام کی حکمت عملی "مینڈک کھائیں" ان الفاظ سے متاثر ہے اور آپ کو کم اہم یا کم ضروری کاموں پر کام کرنے سے پہلے اہم یا پیچیدہ کاموں کا خیال رکھنے کی ترغیب دیتا ہے۔

پیریٹو کا اصول

پھر بھی بلایا 80-20 اصول یہ اصول ایک بنیادی اصول پر مبنی ہے: ہم اپنا 20% وقت 80% کام کو پورا کرنے کے لیے صرف کرتے ہیں۔ ٹھوس طور پر، ان 80% کاموں کو کافی تیزی سے پروسیس کرنے کے قابل ہونے کی وجہ سے ہمیں اپنے کام کے دن کے دوران باقی 20% کی دیکھ بھال کے لیے زیادہ وقت ملتا ہے جس میں ہمیں 80% وقت لگے گا۔

کام مکمل کرنا (GTD)

کی طرف سے ایجاد ڈیوڈ ایلن 2000 کی دہائی کے اوائل میں، طریقہ " چیزیں ہو رہی ہیں » یا فرانسیسی میں "چیزوں کو مکمل کرنا" تجویز کرتا ہے کہ پہلے سے تحریری طور پر منصوبہ بند کاموں کی فہرست بنائیں۔ ان تحفظات سے آزاد ہونے کے بعد، کام کے انتظامی ٹولز پر انحصار کرنے کے بجائے، آپ یہ معلوم کیے بغیر کارروائی کر سکیں گے کہ کیا کرنا ہے۔

لاگت کے کنٹرول کے حصے کے طور پر پیداواری صلاحیت پر توجہ مرکوز کرنا متضاد معلوم ہو سکتا ہے، لیکن پروجیکٹ کی کارکردگی نقد بہاؤ کی بنیاد ہے۔

اگر آپ کی ٹیم نتیجہ خیز نہیں ہے، تو آپ پراجیکٹ کی ڈیڈ لائن کو پورا نہیں کریں گے، اور ڈیڈ لائن کو پورا کرنے میں ناکامی اضافی اخراجات پیدا کرتی ہے۔ منطقی طور پر، اگر آپ کے پروجیکٹ پر زیادہ لاگت آتی ہے، تو آپ کی کمپنی کا کیش فلو کم ہو جاتا ہے۔ 

5. کمائی گئی قیمت کو ٹریک کریں۔

اپنی کمائی ہوئی قیمت کا سراغ لگانا آپ کو کسی پروجیکٹ کے مالی نتائج کا اندازہ لگانے میں مدد کر سکتا ہے۔ لاگت پر قابو پانے کا یہ طریقہ لاگت کے حساب کتاب کے علم کی ضرورت ہے۔ اس سے آپ کو متغیر لاگت کے آغاز کا پتہ لگانے میں مدد مل سکتی ہے اور اس وجہ سے مستقبل کے منصوبوں میں تغیرات کو روکا جا سکتا ہے۔

کمائی ہوئی قیمت دراصل کسی پروجیکٹ کے اندر مکمل ہونے والے کاموں کی مقدار ہے۔ کمائی ہوئی قیمت کو ٹریک کرنے اور یہ دیکھنے کے لیے کہ آیا آپ شیڈول پر ہیں، آپ کو پروجیکٹ بجٹ کے ذریعے مکمل کیے گئے کاموں کے فیصد کو ضرب دینا ہوگا۔

کمائی ہوئی قیمت کو ٹریک کرنے کے اقدامات

کمائی گئی قیمت کو ٹریک کرنے کے لیے، ان اقدامات پر عمل کریں:

مرحلہ 1: فی صد کے طور پر ہر کام کی تکمیل کی ڈگری کا تعین کریں۔

مرحلہ 2: منصوبہ بندی کی قیمت مقرر کریں (منصوبہ بند قدر یا PV) یا منصوبہ بند کام کی بجٹ شدہ لاگت۔ یہ وہ بجٹ ہے جو منصوبہ بند کام کی تکمیل کے لیے مجاز ہے۔

مرحلہ 3: کمائی ہوئی قیمت کا تعین کریں (Eآرنڈ ویلیو یا ای وی)، یا کئے گئے کام کی بجٹ کی لاگت۔ یہ اصل میں مکمل ہونے والے کام کی مقدار ہے۔

مرحلہ 4: اصل قیمت کا تعین کریں (اصل قیمت یا AC)، جو کئے گئے کام کی اصل قیمت کی نمائندگی کرتا ہے۔ یہ پہلے سے کئے گئے کام سے متعلق اخراجات ہیں۔

مرحلہ 5: لاگت کے تغیرات کا حساب لگائیں (لاگت کا تغیر یا CV) اصل قیمت (CV = EV - AC) سے کمائی ہوئی قیمت کو گھٹا کر۔

مرحلہ 6: نتائج مرتب کریں.

پہلے تین مراحل کے لیے، آپ کو اپنے پروجیکٹ کے لیے لاگت کی معلومات جمع کرنے کی ضرورت ہے، جب کہ آخری تین کے لیے، آپ کو حساب اور تجزیہ کرنے کی ضرورت ہے۔ لاگت کے تغیرات آپ کے پروجیکٹ کی لاگت کی حیثیت کو ظاہر کرتے ہیں۔

جب آپ لاگت کو کنٹرول کرتے ہیں، تو آپ کا CV وہ میٹرک ہوتا ہے جو اس بات کا تعین کرتا ہے کہ آیا آپ کا پروجیکٹ بجٹ کے ساتھ ٹریک پر ہے۔ اے منفی سی وی اس کا مطلب ہے کہ پروجیکٹ بجٹ سے زیادہ ہے۔

کیا آپ کو اخراجات کو کنٹرول کرنا چاہئے یا اخراجات کا انتظام کرنا چاہئے؟

لاگت کے انتظام کے ساتھ لاگت کے کنٹرول کو الجھانا ایک عام بات ہے۔ یہ دو الگ الگ اصطلاحات ہیں جن کی صحیح وضاحت اور سمجھنا ضروری ہے۔ لاگت کا کنٹرول لاگت کے انتظام کے بڑے نظام کے اندر ایک ذیلی عمل ہے۔

جبکہ لاگت کا کنٹرول اخراجات کی نشاندہی کرنے اور منافع میں اضافہ کرنے کے لیے ان کو کم کرنے کے بارے میں ہے، لاگت کا انتظام تخمینہ لگانے، بجٹ بنانے، اور کسی پروجیکٹ کی لاگت کو کنٹرول کرنے کا مجموعی عمل ہے۔

آپ کی کمپنی میں شاید بہت سے ملازمین لاگت کے انتظام میں شامل ہیں۔ آپ کی ٹیم کے سائز پر منحصر ہے، مختلف لوگ وسائل کی منصوبہ بندی اور بجٹ سازی پر کام کر سکتے ہیں۔

لاگت کے مؤثر کنٹرول کے لیے، ٹیموں کو کاروبار کی مختلف سطحوں پر اخراجات کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ کاروباری بجٹ کے ہر حصے پر کافی توجہ دے اور اس کا مکمل تجزیہ کریں۔

اپنے پروجیکٹ کے اخراجات کو ٹریک کرنے اور کم کرنے کے لیے لاگت کنٹرول کا استعمال کریں۔

پراجیکٹ کے اخراجات کو کم کرنے کے لیے لاگت کے ڈیٹا کا سراغ لگانا ایک تکلیف دہ عمل ہے، لیکن لاگت کے انتظام کا منافع پر براہ راست اثر پڑتا ہے۔

لاگت کا مؤثر طریقے سے انتظام کرنے کے لیے، ایک حسب ضرورت ڈیش بورڈ بنائیں تاکہ تمام معلومات آپ کی انگلی پر ہوں۔ یہ آٹومیشن آپ کو پراجیکٹ مینجمنٹ اور لاگت پر قابو پانے کے درمیان ایک ہی جگہ پر کام کرنے کی اجازت دے گی۔

ہمیں ایک تبصرہ چھوڑ دو. لیکن آپ کے جانے سے پہلے، یہاں ہے ایک روبوٹ جو آپ کو EUR/USD ٹریڈنگ کے ساتھ بہت آسانی سے کمانے کی اجازت دیتا ہے۔.