پروجیکٹ پلان کے وہ مراحل جو پروجیکٹ کی کامیابی کو یقینی بناتے ہیں۔

پروجیکٹ پلان ایک پروجیکٹ مینیجر کی طرف سے محتاط منصوبہ بندی کی انتہا ہے۔ یہ ایک اہم دستاویز ہے جو کسی منصوبے کی پیشرفت کی رہنمائی کرتی ہے۔ یہ پروجیکٹ مینیجر کی گائیڈ ہے۔

اگرچہ پراجیکٹ کے منصوبے کمپنی سے دوسرے کمپنی میں مختلف ہوتے ہیں، لیکن پروجیکٹ کے عمل کے مرحلے کے دوران الجھنوں اور جبری اصلاح سے بچنے کے لیے دس ایسے اقدامات ہیں جو بالکل پراجیکٹ پلان میں ہونے چاہئیں۔

اس مضمون میں، میں آپ کے لیے اپنا مشورہ لاتا ہوں تاکہ آپ کو اپنے پروجیکٹ پلان کو اچھی طرح سے لکھنے میں مدد ملے۔ اگر آپ اپنے پروجیکٹ کو کامیابی کے ساتھ انجام دینا چاہتے ہیں، تو آپ کے پروجیکٹ پلان میں درج ذیل عناصر کو مکمل طور پر شامل کرنا ضروری ہے:

1. پروجیکٹ کے مقاصد

پروجیکٹ کے مقاصد کی وضاحت پراجیکٹ چارٹر میں کی گئی ہے۔ تاہم، پروجیکٹ کے مقاصد کی مزید وضاحت کے لیے انہیں پروجیکٹ پلان میں بھی شامل کیا جانا چاہیے۔ تاہم ایک پروجیکٹ مینیجر پروجیکٹ پلان میں مقاصد کو شامل کرنے کا انتخاب کرتا ہے، اہم بات یہ ہے کہ آپ کے درمیان ایک واضح ربط برقرار رکھا جائے۔ منصوبے کا چارٹر - کسی پروجیکٹ کی پہلی کلیدی دستاویز - اور پروجیکٹ کی دوسری کلیدی دستاویز، اس کا پروجیکٹ پلان۔

2. پروجیکٹ کا دائرہ کار

پروجیکٹ کے مقاصد کی طرح، دائرہ کار چارٹر میں بیان کیا گیا ہے اور پروجیکٹ مینیجر کے ذریعہ پروجیکٹ پلان میں اسے مزید بہتر کیا جانا چاہیے۔ دائرہ کار کی وضاحت کرکے، پروجیکٹ مینیجر یہ دکھانا شروع کر سکتا ہے کہ یہ کیسا نظر آئے گا۔ منصوبے کا مقصد.

اگر دائرہ کار کی وضاحت نہیں کی گئی ہے، تو یہ پورے منصوبے میں پھیل سکتی ہے۔ اس کی وجہ سے لاگت میں اضافہ ہوتا ہے اور آخری تاریخیں ضائع ہوتی ہیں۔

پڑھنے کے لیے مضمون: ایک خوشحال کاروبار کیسے چلایا جائے؟

مثال کے طور پر، اگر آپ کسی کمپنی کی پروڈکٹ لائن کے لیے ایک بروشر بنانے کے لیے ایک مارکیٹنگ ٹیم کی قیادت کر رہے ہیں، تو آپ کو صفحات کی تعداد درج کرنی چاہیے اور اس کی مثالیں فراہم کرنی چاہیے کہ تیار شدہ پروڈکٹ کیسا نظر آئے گا۔

ٹیم کے کچھ ارکان کے لیے، ایک بروشر کا مطلب دو صفحات ہو سکتے ہیں، جبکہ دوسرے دس صفحات کو کافی سمجھ سکتے ہیں۔ دائرہ کار کی وضاحت شروع سے ہی پوری ٹیم کو ایک ہی صفحے پر لے سکتی ہے۔

3. سنگ میل اور اہم ڈیلیوری ایبل

پروجیکٹ کی اہم کامیابیوں کو سنگ میل کہا جاتا ہے اور اہم کام کی مصنوعات کو مین ڈیلیوری ایبل کہا جاتا ہے۔ وہ دونوں ایک پروجیکٹ پر کام کرنے کے اہم اجزاء کی نمائندگی کرتے ہیں۔ ایک پراجیکٹ پلان کو ان عناصر کی شناخت، ان کی وضاحت، اور ان کی تکمیل کے لیے ٹائم لائنز کا تعین کرنا چاہیے۔

اگر کوئی تنظیم نیا سافٹ ویئر تیار کرنے کے لیے کوئی پروجیکٹ شروع کر رہی ہے، تو اہم ڈیلیوری ایبلز کاروباری ضروریات کی حتمی فہرست ہو سکتی ہیں اور انہیں کیسے نافذ کیا جائے۔

پھر پروجیکٹ میں ڈیزائن کی تکمیل، سسٹم کی جانچ، صارف کی قبولیت کی جانچ، اور سافٹ ویئر کی تعیناتی کی تاریخ کے لیے سنگ میل ہوسکتے ہیں۔ یہ سنگ میل کام کی مصنوعات سے وابستہ ہیں، لیکن ان کا تعلق خود مصنوعات سے زیادہ عمل سے ہے۔

پڑھنے کے لیے مضمون: کاروبار میں ڈیجیٹل مارکیٹنگ کی جگہ

سنگ میل اور اہم ڈیلیوری کے اوقات درست تاریخوں کے ہونے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن جتنا زیادہ مخصوص ہوتا ہے اتنا ہی بہتر ہوتا ہے۔ درست تاریخیں پروجیکٹ مینیجرز کو کام کے ڈھانچے کو زیادہ درست طریقے سے توڑنے میں مدد کرتی ہیں۔

منصوبے کے اس مرحلے میں، آپ سنگ میل بنائیں گے تاکہ آپ بڑے یا اعلیٰ درجے کی ڈیلیوری ایبلز لے سکیں اور انہیں چھوٹے ڈیلیور ایبلز میں تقسیم کر سکیں، جن کی وضاحت اگلے مرحلے میں کی جا سکتی ہے۔

4. کام کی خرابی کا ڈھانچہ

کام کی خرابی کا ڈھانچہ کسی پروجیکٹ کے سنگ میلوں اور بڑے ڈیلیور ایبلز کو چھوٹے حصوں میں توڑ دیتا ہے تاکہ ایک فرد کو ہر پہلو کے لیے ذمہ داری تفویض کی جا سکے۔

اس ڈھانچے کو تیار کرتے وقت، پراجیکٹ مینیجر بہت سے عوامل کو مدنظر رکھتا ہے جیسے کہ پراجیکٹ ٹیم کے اراکین کی طاقت اور کمزوریاں، کاموں کے درمیان باہمی انحصار، دستیاب وسائل اور پروجیکٹ کی مجموعی ڈیڈ لائن۔

پروجیکٹ مینیجرز بالآخر پروجیکٹ کی کامیابی کے ذمہ دار ہیں، لیکن وہ اکیلے کام نہیں کر سکتے۔ بریک ڈاؤن ڈھانچہ ایک ایسا آلہ ہے جسے پروجیکٹ مینیجر پروجیکٹ کے لیے جوابدہی کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کرتا ہے۔

پڑھنے کے لیے مضمون: یہاں 14 فوری امیر بننے کے نکات ہیں۔

یہ ٹول پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کو یہ بھی بتاتا ہے کہ کون کس چیز کے لیے ذمہ دار ہے۔ اگر پروجیکٹ مینیجر کسی کام کے بارے میں فکر مند ہے، تو وہ بخوبی جانتا ہے کہ اس تشویش کے بارے میں کس سے ملنا ہے۔

5. سرمایہ کاری کا بجٹ

ایک پروجیکٹ کا بجٹ ظاہر کرتا ہے کہ اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لیے کتنی رقم مختص کی گئی ہے۔ پراجیکٹ مینیجر ان وسائل کی مناسب تقسیم کا ذمہ دار ہے۔

کسی ایسے پروجیکٹ کے لیے جس کے سپلائرز ہوں، پراجیکٹ مینیجر اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ڈیلیوری ایبلز کو معیار پر خاص توجہ دیتے ہوئے معاہدے کی شرائط کے مطابق مکمل کیا جائے۔ کچھ پروجیکٹ کے بجٹ انسانی وسائل کے منصوبے سے منسلک ہوتے ہیں۔

یہ ضروری ہے کہ ہر قدم کی لاگت کو مطلوبہ وقت اور کاموں کو مکمل کرنے کے لیے درکار محنت کی لاگت کو دیکھ کر طے کیا جائے۔ منصوبے کی لاگت کا تعلق اس منصوبے کی مدت سے ہے، جو منصوبے کے دائرہ کار میں آتا ہے۔ دائرہ کار، سنگ میل، کاموں اور بجٹ کو ہم آہنگ اور حقیقت پسندانہ ہونا چاہیے۔

6. انسانی وسائل کا منصوبہ

ہیومن ریسورس پلان سے پتہ چلتا ہے کہ اس پراجیکٹ پر عملہ کیسے رکھا جائے گا۔ یہ اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ کون پروجیکٹ ٹیم کا حصہ ہوگا اور ہر فرد کو کب تک اس کا ارتکاب کرنا ہوگا۔

اس منصوبے کو تیار کرتے وقت، پراجیکٹ مینیجر ٹیم کے اراکین اور ان کے نگرانوں کے ساتھ بات چیت کرتا ہے کہ ٹیم کا ہر رکن پروجیکٹ کے لیے کتنا وقت دے سکتا ہے۔ اگر پروجیکٹ پر مشاورت کے لیے اضافی عملے کی ضرورت ہے لیکن وہ پروجیکٹ ٹیم کا حصہ ہیں، تو یہ عملے کے پلان میں بھی دستاویزی ہے۔ ایک بار پھر، مناسب نگرانوں سے مشورہ کیا جاتا ہے۔

7. رسک مینجمنٹ پلان

پروجیکٹ چلاتے وقت بہت سی چیزیں غلط ہوسکتی ہیں۔ اگرچہ ہر ممکنہ آفت یا معمولی واقعے کا اندازہ لگانا مشکل ہے، لیکن بہت سے نقصانات کا اندازہ لگایا جا سکتا ہے۔ رسک مینجمنٹ پلان میں، پراجیکٹ مینیجر پروجیکٹ کے تمام خطرات کی نشاندہی کرتا ہے۔ یہ ان منظرناموں کے رونما ہونے کے امکانات اور ان کو کم کرنے کی حکمت عملیوں کا بھی تعین کرتا ہے۔

اس پلان کو بنانے میں، پراجیکٹ مینیجر پراجیکٹ اسپانسر یا ان کی پراجیکٹ ٹیم سے ان پٹ طلب کر سکتا ہے۔

تخفیف کی حکمت عملی ان خطرات کے لیے رکھی جاتی ہے جو ممکنہ طور پر پیش آ سکتے ہیں یا جن کے ساتھ زیادہ لاگتیں وابستہ ہیں۔ ایسے خطرات جن کے رونما ہونے کا امکان نہیں ہے اور جن کی لاگت کم ہے ان کا منصوبہ میں ذکر کیا گیا ہے، چاہے ان میں تخفیف کی کوئی حکمت عملی نہ ہو۔

8. مواصلاتی منصوبہ

ایک مواصلاتی منصوبہ بیان کرتا ہے کہ ایک پروجیکٹ کو مختلف سامعین تک کیسے پہنچایا جائے گا۔ کام کی خرابی کے ڈھانچے کی طرح، ایک مواصلاتی منصوبہ پروجیکٹ ٹیم کے ایک رکن کو ہر جزو کو مکمل کرنے کی ذمہ داری تفویض کرتا ہے۔

اس مرحلے میں، یہ بتانا ضروری ہے کہ ٹیم کے اندر مسائل کو کس طرح بات چیت اور حل کیا جائے گا۔ ٹیم اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ بات چیت کی فریکوئنسی بھی بتائی جانی چاہیے۔ ہر پیغام کا ہدف سامعین ہوتا ہے۔ یہ پروجیکٹ مینیجرز کو یہ یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے کہ صحیح معلومات صحیح لوگوں تک صحیح وقت پر پہنچیں۔

پڑھنے کے لیے مضمون: نوبیاہتا جوڑے کے لیے 1 مالی تجاویز

9. اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان

اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ پلان اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ پروجیکٹ میں اسٹیک ہولڈرز کو کس طرح استعمال کیا جائے گا۔ بعض اوقات اسٹیک ہولڈرز کو صرف معلومات حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ مواصلاتی منصوبہ بندی میں اس کو مدنظر رکھا جا سکتا ہے۔

10. تبدیلی کے انتظام کا منصوبہ

تبدیلی کے انتظام کا منصوبہ منصوبے میں تبدیلیاں کرنے کے لیے ایک فریم ورک قائم کرتا ہے۔ اگرچہ پروجیکٹ مینیجرز پروجیکٹ میں تبدیلیوں سے بچنا چاہتے ہیں، بعض اوقات وہ ناگزیر ہوتے ہیں۔

تبدیلی کے انتظام کا منصوبہ تبدیلیاں کرنے کے لیے پروٹوکول اور عمل فراہم کرتا ہے۔ جوابدہی اور شفافیت کے لیے یہ ضروری ہے کہ پروجیکٹ کے اسپانسرز، پروجیکٹ مینیجرز اور پروجیکٹ ٹیم کے اراکین تبدیلی کے انتظام کے منصوبے پر عمل کریں۔

خلاصہ….

پراجیکٹ پلان منصوبے کی کامیابی کے لیے ایک اہم دستاویز ہے۔ یہ شروع سے ختم ہونے تک پروجیکٹ کے انعقاد میں ایک کمپاس کا کام کرتا ہے۔ اس لیے مختلف نکات پر متفق ہونے کے لیے تمام اسٹیک ہولڈرز کی فعال شرکت کی ضرورت ہے۔ یہ بھی ضروری ہے کہ اس کی وضاحت کرنے کے لیے ہر وقت ضروری وقت لگے۔

غیر متعین منصوبے کا سب سے بڑا خطرہ یہ ہے کہ آپ کو اختلاف رائے کے نکات پر حل کرنے کے لیے تنازعات کا سامنا کرنا پڑتا ہے جن کو تشکیل نہیں دیا گیا ہے۔

میں آپ کو اپنی رائے اور تجربات کو تبصروں میں بانٹنے کی دعوت دیتا ہوں۔