پروجیکٹ چارٹر کیا ہے اور اس کا کیا کردار ہے؟

ایک پراجیکٹ چارٹر ایک رسمی دستاویز ہے جو آپ کے پروجیکٹ کے کاروباری مقصد کا خاکہ پیش کرتی ہے اور جب منظور ہو جاتی ہے تو پروجیکٹ شروع کرتی ہے۔ یہ پروجیکٹ کے کاروباری کیس کے مطابق بنایا گیا ہے جیسا کہ پروجیکٹ کے مالک نے بیان کیا ہے۔ یہ سرمایہ کاری کے منصوبے کو شروع کرنے کے عمل کا ایک اہم حصہ ہے۔ لہذا، آپ کے پروجیکٹ چارٹر کا مقصد پروجیکٹ کے اہداف، مقاصد اور کاروباری کیس کو دستاویز کرنا ہے۔

ایک بار بننے کے بعد، پروجیکٹ چارٹر پروجیکٹ کے مالک اور پروجیکٹ مینیجر کے درمیان ایک قسم کے معاہدے کے طور پر کام کرتا ہے۔ یہ اعلیٰ سطح کی توقعات کا ایک جائزہ پیش کرتا ہے اور پروجیکٹ مینیجر کو صحیح نتائج حاصل کرنے کے لیے وسائل کو متحرک کرنے کا اختیار دیتا ہے۔

واہ، کیا یہ بہت پیچیدہ لگتا ہے؟ فکر نہ کرو، Finance de Demain Consulting آپ کو وہ سب کچھ پیش کرتا ہے جس کے بارے میں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔ لیکن شروع کرنے سے پہلے، یہاں ایک تربیت ہے جو آپ کو بتاتی ہے کہ کیسے جیتنے والی تجارت کے ساتھ تجارت شروع کریں۔

چلو

پراجیکٹ مینجمنٹ میں پروجیکٹ چارٹر کیا ہے؟

جیسا کہ اوپر بتایا گیا ہے، آپ کا پراجیکٹ چارٹر تین اہم کام کرتا ہے:

1. یہ کام کے بنیادی اہداف، مقاصد اور مقصد کی وضاحت کرتا ہے (یہ سب آپ کے پروجیکٹ پلان میں شامل ہوں گے)۔

2. اس سے پروجیکٹ کے اہداف، مقاصد، اور وسائل کی ضروریات کے بارے میں ایک عام فہم پیدا ہوتی ہے، اس سے پہلے کہ آپ ان میں گہرائی سے کھودنا شروع کریں۔

3. یہ آپ کو مندرجہ بالا سبھی چیزوں کو پیش کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ وہ خریداری، سرمایہ کاری، اور آگے بڑھنے کی اجازت حاصل کرنے کے لیے اسٹیک ہولڈرز کو پروجیکٹ کریں۔

لیکن یہ نہ صرف ابتدائی مرحلے میں استعمال ہوتا ہے۔ آپ کا پروجیکٹ چارٹر ایک ایسی چیز ہے جس پر آپ اپنے پروجیکٹ کے پورے لائف سائیکل میں واپس آ سکتے ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کا کام ان اہم اہداف اور مقاصد کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے جو آپ نے پروجیکٹ اسپانسر اور/یا کلیدی اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ معاہدے میں طے کیے ہیں۔

پروجیکٹ چارٹر کیوں اہم ہے؟ ?

ان اہم کاموں کو پورا کرنے کے علاوہ، پراجیکٹ چارٹر رکھنے کے چند دیگر فوائد ہیں۔

کیا پروجیکٹ کا مقصد واضح ہے؟

چونکہ پراجیکٹ چارٹر واضح طور پر پراجیکٹ کا بزنس کیس بیان کرتا ہے، اس کا مطلب ہے کہ ہر کوئی جانتا ہے کہ پروجیکٹ کمپنی کے مجموعی اسٹریٹجک اہداف میں کس طرح تعاون کرتا ہے۔

یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کا پروجیکٹ صرف صوابدیدی خانوں کو ٹک نہیں رہا ہے، بلکہ اصل میں کچھ ایسا کر رہا ہے جو مجموعی کاروباری اہداف کو متاثر کرے گا۔

یہ آپ کو اپنے اسٹیک ہولڈرز کی شناخت میں مدد کرتا ہے۔

پراجیکٹ چارٹر آپ کے مجموعی پراجیکٹ مینجمنٹ پلان کو تشکیل دینے میں بہت اہم کردار ادا کرتا ہے، لیکن ان شعبوں میں سے ایک جہاں یہ خاص طور پر کارآمد ہے وہ ہے آپ کو پراجیکٹ کے اہم اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کرنے میں مدد کرنا - شروع سے ہی۔

جیسے ہی آپ کا پراجیکٹ چارٹر مکمل ہو جائے گا، آپ اپنا اسٹیک ہولڈر تجزیہ کرنا شروع کر سکتے ہیں، جس کا مطلب ہے کہ آپ اپنا پروجیکٹ پلان بنانے کے ساتھ کلیدی اسٹیک ہولڈرز کو شامل کرنا شروع کر سکتے ہیں۔

یہ پروجیکٹ مینیجر کو اختیار دیتا ہے۔

ٹھیک ہے، ٹھیک ہے، کچھ بھی "دینا" تھوڑا سا قرون وسطی کی آواز لگ سکتا ہے۔ لیکن چاہے آپ تحفہ دیں، وصیت کریں، عطا کریں یا گرانٹ کریں، آپ کا پراجیکٹ چارٹر باضابطہ طور پر آپ کے پروجیکٹ مینیجر کو پراجیکٹ پر اختیار دیتا ہے۔

اس کا مطلب ہے کہ ان کے پاس منصوبے کی منصوبہ بندی کرنے اور اسے کنٹرول کرنے کی طاقت ہے، اور یہ پروجیکٹ کی باقی ٹیم اور اسٹیک ہولڈرز کے مقابلے میں ان کا کردار قائم کرتا ہے۔

یہ آپ کا شمالی ستارہ ہے۔

ٹھیک ہے، ہم نے پہلے بھی اس کی طرف اشارہ کیا ہے، لیکن یہ دہرانے کے قابل ہے۔ اگرچہ آپ کا پراجیکٹ پلان یہ دیکھنے کے لیے بہت اچھا ہے کہ آیا آپ کاموں اور ڈیڈ لائنز کے ساتھ ٹریک پر ہیں، بعض اوقات وہ تمام منٹ کی تفصیلات زیادہ خلفشار کا باعث بن سکتی ہیں۔

دوسری طرف، آپ کا پراجیکٹ چارٹر آپ کے پروجیکٹ کا مکمل جوہر ہے۔ لہذا اگر آپ کو کبھی یقین نہیں آتا کہ کوئی چیز آپ کو صحیح سمت کی طرف اشارہ کر رہی ہے یا آپ کو پٹڑی سے اتار رہی ہے، تو آپ کا پراجیکٹ چارٹر آپ کو اور آپ کی ٹیم کو شور کو ختم کرنے اور اس بات کا دوبارہ جائزہ لینے میں مدد کرتا ہے کہ آیا آپ جو کام کر رہے ہیں وہ آپ کی ضروریات کے مطابق ہے۔ حتمی مقاصد۔

پروجیکٹ چارٹر میں کیا شامل ہے؟

تو، اصل میں پراجیکٹ چارٹر میں کیا ہوتا ہے؟ آپ کا پراجیکٹ چارٹر ایک اعلیٰ سطحی جائزہ ہے، لیکن یہ اب بھی کافی زمین کا احاطہ کر سکتا ہے۔ یہاں پراجیکٹ چارٹر کے کچھ عناصر ہیں جن پر آپ کو اپنے پروجیکٹ چارٹر دستاویز میں غور کرنا چاہیے:

آپ کے منصوبے کا مقصد

تم ایسا کیوں کر رہے ہو؟ اہداف و مقاصد کیا ہیں؟ اسے ایک مختصر مقصد کے بیان میں ابالنے کی کوشش کریں۔ اور واضح کرو! درج ذیل کا موازنہ کریں:

مقصد کا ایک برا بیان: "ہم چاہتے ہیں کہ اس منصوبے سے آمدنی میں اضافہ ہو۔

مقصد کا ایک بہتر بیان: "اس پروجیکٹ کا مقصد 2 سال کے اندر ہمارے کاروبار کو Z% تک بڑھانے کے لیے Y وقت پر مارکیٹ X کو ایک نئی مصنوعات فراہم کرنا ہے۔"

یقینی بنائیں کہ آپ سمجھتے ہیں کہ آپ کیا کر رہے ہیں اور کیوںکیونکہ ایک اچھا مقصد بیان ہر چیز کے لیے لہجہ ترتیب دے سکتا ہے۔ (کوئی دباؤ نہیں !)

کامیابی کیسی نظر آتی ہے۔

آپ کو اس منصوبے کے ساتھ کیا حاصل کرنے کی امید ہے؟ اب قابل پیمائش KPIs کے بارے میں سوچنا شروع کرنے کا ایک اچھا وقت ہے تاکہ آپ ایک ایسا پروجیکٹ پلان بنا سکیں جو آپ کی کامیابی کے معیار پر پورا اترتا ہو۔

اہم کھلاڑی

ہو سکتا ہے کہ آپ ابھی تک اس میں شامل ہر فرد کو نہیں جانتے ہوں گے، لیکن آپ کو شروع کرنے کے لیے کافی جاننا چاہیے: پراجیکٹ اسپانسر، پروجیکٹ مینیجر، اور دیگر اہم اسٹیک ہولڈرز۔ پروجیکٹ کے اندر انہیں اور ان کے مخصوص کرداروں کی فہرست بنانے کا اب ایک اچھا وقت ہے۔

آپ نے جن خطرات کی نشاندہی کی ہے۔

ایک بار پھر، جب آپ اپنا پروجیکٹ پلان تیار کریں گے تو آپ مزید دریافت کریں گے، لیکن اعلیٰ سطح کے خطرات کو پہچاننے کے لیے یہ ایک اچھی جگہ ہے جن کے بارے میں آپ کو شروع سے ہی معلوم ہے۔

کلیدی ڈیلیوری ایبلز

اس پروجیکٹ کے حصے کے طور پر آپ کو اصل میں کیا ڈیلیور کرنے کی ضرورت ہے؟

وسائل کا اعلیٰ سطحی جائزہ

اگر پہلے سے منظور شدہ وسائل پہلے ہی اس پروجیکٹ کے لیے تفویض کیے گئے ہیں، تو اسے اپنے پروجیکٹ چارٹر میں نوٹ کریں تاکہ آپ کو معلوم ہو کہ آپ کس چیز کے ساتھ کام کر رہے ہیں۔ ایک اعلی سطحی خلاصہ کیلنڈر۔ آپ بعد میں گہرائی میں کھود سکتے ہیں، لیکن یہ آپ کے پروجیکٹ کے لیے ایک بیس لائن ٹائم لائن سیٹ کرنے کے ساتھ ساتھ راستے میں اہم سنگ میلوں کو چارٹ کرنے میں مددگار ہے۔

پراجیکٹ چارٹر کیسے بنایا جائے؟

آئیے اب پراجیکٹ چارٹر بنانے کا طریقہ سیکھتے ہیں۔ مندرجہ بالا فہرست میں سے آپ جو بھی آئٹمز شامل کرنے یا خارج کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، اسے لکھتے وقت ذہن میں رکھنے کے لیے کچھ عمومی نکات یہ ہیں۔

اپنے آپ کو اس سے واقف کریں کہ آپ کی تنظیم یہ کیسے کرتی ہے۔

آپ کے پاس موجود تمام موجودہ تنظیمی عمل کے اثاثوں کا زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھائیں۔ کیا ماضی کے پروجیکٹ چارٹر کی کوئی مثالیں ہیں جن سے آپ سیکھ سکتے ہیں؟ کیا آپ کے محکمہ کے پاس پروجیکٹ چارٹر ٹیمپلیٹ ہے؟

مثالیں اور ٹیمپلیٹس واقعی آپ کو یہ سمجھنے میں مدد کر سکتے ہیں کہ چیزیں کیسے کی جاتی ہیں – اور آپ کی تنظیم کے لیے کیا اہم ہے – تاکہ آپ اس کی پیروی کر سکیں اور دائیں قدم سے شروعات کر سکیں۔

اسے بنیادی، سمجھنے میں آسان زبان میں لکھیں۔

اپنے پروجیکٹ کا چارٹر لکھتے وقت اور اپنے پروجیکٹ کی اہمیت کے لیے کیس بناتے وقت، چیزوں کو زیادہ متاثر کن بنانے کے لیے فینسی الفاظ اور پیچیدہ اصطلاحات کا استعمال کرنا پرکشش ہوسکتا ہے۔ لیکن واقعی، زبان جتنی آسان ہوگی، اتنا ہی بہتر ہے، خاص طور پر جب بات آپ کے پروجیکٹ چارٹر کی ہو۔

فلف کو برش کریں۔

جنگلی بیانات کاٹ دیں جن کا کوئی مطلب نہیں یا آپ کے پروجیکٹ پر لاگو ہوتا ہے۔ اسے سیدھے الفاظ کے بغیر کہیں، تاکہ ہر کوئی آپ کے پروجیکٹ چارٹر کو پڑھ سکے، پروجیکٹ کے مقصد کو سمجھ سکے، اور جان سکے کہ یہ کیوں اہمیت رکھتا ہے۔

اس سے ابہام کو دور کرنے اور تشریح کے لیے کوئی جگہ نہ چھوڑنے کا اضافی فائدہ ہے، جو خاص طور پر پروجیکٹ مینجمنٹ میں اہم ہے جہاں اچھی، واضح بات چیت سب سے اہم ہے۔

اگر آپ ایسا نہیں کر سکتے؟ کام کرتے رہیں اور چیزوں کو اس وقت تک کم کرتے رہیں جب تک آپ کر نہ سکیں۔ یہ اس سے کہیں زیادہ مشکل ہے جو نظر آتا ہے، لیکن یہ آپ کو اس کے خالص ترین، سب سے طاقتور جوہر کے مطابق کرنے کی کوشش کرنے پر مجبور کرتا ہے۔

اپنا منصوبہ اور پراجیکٹ چارٹر ہاتھ میں رکھیں

ٹھیک ہے، شاید قریب نہیں۔ لیکن آپ کے پروجیکٹ چارٹر کے واقعی کام کرنے کے لیے، اسے محض استعاراتی دراز میں نہیں رکھا جا سکتا۔ آپ کو اسے ایک مرکزی جگہ پر رکھنا چاہیے جہاں آپ، آپ کے پروجیکٹ کے اسپانسرز، اور آپ کی پروجیکٹ ٹیم سبھی اس کا حوالہ دے سکتے ہیں جب آپ کو ضرورت ہو۔

ہمیں ایک تبصرہ چھوڑ دو. لیکن آپ کے جانے سے پہلے، یہاں ہے ایک روبوٹ جو آپ کو EUR/USD ٹریڈنگ کے ساتھ بہت آسانی سے کمانے کی اجازت دیتا ہے۔.