Điều lệ dự án là gì và vai trò của nó là gì?

Điều lệ dự án là một tài liệu chính thức phác thảo mục đích kinh doanh của dự án của bạn và khi được phê duyệt, dự án sẽ bắt đầu. Nó được tạo ra phù hợp với trường hợp kinh doanh của dự án như được mô tả bởi chủ sở hữu dự án. Đây là một phần quan trọng của quá trình bắt đầu một dự án đầu tư. Vì vậy, mục đích của điều lệ dự án của bạn là ghi lại các mục tiêu, mục tiêu và trường hợp kinh doanh cho dự án.

Sau khi được tạo, điều lệ dự án đóng vai trò như một loại hợp đồng giữa chủ dự án và người quản lý dự án. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về các kỳ vọng cấp cao và cho phép người quản lý dự án huy động các nguồn lực để đạt được kết quả phù hợp.

Wow, điều đó nghe có vẻ quá phức tạp phải không? Đừng lo, Finance de Demain Consulting trình bày cho bạn mọi thứ bạn cần biết. Nhưng trước khi bạn bắt đầu, đây là một khóa đào tạo giúp bạn biết cách bắt đầu giao dịch với các giao dịch thắng.

Chúng ta hãy đi

Điều lệ dự án để quản lý dự án là gì?

Như đã đề cập ở trên, điều lệ dự án của bạn phục vụ ba chức năng chính:

1. Nó xác định các mục tiêu cơ bản, mục tiêu và mục đích của công việc (tất cả những mục tiêu này cuối cùng sẽ được đưa vào kế hoạch dự án của bạn).

2. Điều này tạo ra sự hiểu biết chung về các mục tiêu, mục tiêu và nhu cầu tài nguyên của dự án, trước khi bạn bắt đầu đào sâu hơn và sâu hơn vào chúng.

3. Điều này cho phép bạn trình bày tất cả những điều trên với các bên liên quan của dự án để nhận được sự ủng hộ, đầu tư và được phép tiến lên phía trước.

Nhưng nó không chỉ được sử dụng trong giai đoạn khởi đầu. Điều lệ dự án của bạn là thứ bạn có thể quay lại trong suốt vòng đời của dự án để đảm bảo rằng công việc của bạn phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu chính mà bạn đã đặt ra trong thỏa thuận với nhà tài trợ dự án và/hoặc các bên liên quan chính.

Tại sao điều lệ dự án lại quan trọng? ?

Bên cạnh việc hoàn thành các chức năng chính này, có một vài lợi ích khác khi có một điều lệ dự án.

Mục tiêu của dự án có rõ ràng không?

Bởi vì điều lệ dự án nêu rõ trường hợp kinh doanh của dự án, điều đó có nghĩa là mọi người đều biết dự án đóng góp như thế nào vào các mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty.

Điều này đảm bảo rằng dự án của bạn không chỉ đánh dấu vào các ô tùy ý mà thực sự đang làm điều gì đó sẽ tác động đến các mục tiêu kinh doanh tổng thể.

Nó giúp bạn xác định các bên liên quan của bạn

Điều lệ dự án đóng một vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch quản lý dự án tổng thể của bạn, nhưng một trong những lĩnh vực đặc biệt hữu ích là giúp bạn xác định các bên liên quan chính của dự án – ngay từ đầu.

Ngay sau khi điều lệ dự án của bạn hoàn tất, bạn có thể bắt đầu thực hiện phân tích các bên liên quan của mình, điều đó có nghĩa là bạn có thể bắt đầu thu hút sự tham gia của các bên liên quan chính song song với việc tạo kế hoạch dự án của mình.

Nó trao quyền cho người quản lý dự án

Được rồi, được rồi, việc “cho” bất cứ thứ gì có thể bắt đầu nghe có vẻ hơi thời trung cổ. Nhưng cho dù bạn đưa nó, để lại nó, tặng nó hay cấp nó, điều lệ dự án của bạn sẽ chính thức trao quyền cho người quản lý dự án của bạn đối với dự án.

Điều này có nghĩa là họ có quyền lập kế hoạch và kiểm soát dự án, đồng thời thiết lập vai trò của họ đối với phần còn lại của nhóm dự án và các bên liên quan.

Đó là ngôi sao phía bắc của bạn

Được rồi, chúng tôi đã ám chỉ điều này trước đây, nhưng nó đáng để nhắc lại. Mặc dù kế hoạch dự án của bạn rất tốt để xem liệu bạn có đang đi đúng hướng với các nhiệm vụ và thời hạn hay không, nhưng đôi khi tất cả những chi tiết nhỏ đó có thể khiến bạn mất tập trung hơn.

Mặt khác, điều lệ dự án của bạn là bản chất tuyệt đối của dự án của bạn. Vì vậy, nếu bạn không chắc liệu điều gì đó đang chỉ cho bạn đi đúng hướng hay làm bạn trật bánh, điều lệ dự án sẽ giúp bạn và nhóm của bạn vượt qua những ồn ào và đánh giá lại xem công việc bạn đang làm có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.

Những gì được bao gồm trong một điều lệ dự án?

Vì vậy, điều gì thực sự xảy ra trong điều lệ dự án? Điều lệ dự án của bạn là một bản tổng quan cấp cao nhưng nó vẫn có thể bao gồm nhiều nền tảng. Dưới đây là một số thành phần điều lệ dự án bạn nên xem xét đưa vào tài liệu điều lệ dự án của mình:

Mục tiêu của dự án của bạn

Tại sao bạn làm thế? Mục tiêu và mục tiêu là gì? Cố gắng tóm tắt nó thành một tuyên bố mục tiêu ngắn gọn. Và làm cho nó rõ ràng! So sánh những điều sau đây:

Một tuyên bố xấu về mục đích: “Chúng tôi muốn dự án này tăng doanh thu.

Một tuyên bố tốt hơn về mục đích: “Dự án này nhằm mục đích cung cấp sản phẩm mới cho thị trường X vào thời điểm Y để tăng doanh thu của chúng tôi lên Z% trong vòng 2 năm.”

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu những gì bạn đang làm và tại sao, bởi vì một tuyên bố mục tiêu tốt có thể thiết lập âm thanh cho mọi thứ khác. (Không áp lực !)

Thành công trông như thế nào

Bạn hy vọng đạt được điều gì với dự án này? Bây giờ là thời điểm tốt để bắt đầu suy nghĩ về KPI có thể đo lường để bạn có thể tạo một kế hoạch dự án đáp ứng cụ thể các tiêu chí thành công của bạn.

Những người chơi chính

Bạn có thể chưa biết tất cả những người có liên quan, nhưng bạn nên biết đủ để bắt đầu: nhà tài trợ dự án, người quản lý dự án và bất kỳ bên liên quan chính nào khác. Bây giờ là thời điểm tốt để liệt kê họ và vai trò cụ thể của họ trong dự án.

Những rủi ro bạn đã xác định

Một lần nữa, bạn sẽ khám phá ra nhiều điều hơn khi hoàn thiện kế hoạch dự án của mình, nhưng đây là thời điểm tốt để nhận ra những rủi ro cấp cao mà bạn đã biết ngay từ đầu.

Các điểm chính có thể giao được

Bạn thực sự cần cung cấp những gì trong dự án này?

Tổng quan cấp cao về tài nguyên

Nếu các tài nguyên được phê duyệt trước đã được chỉ định cho dự án này, hãy lưu ý điều này trong điều lệ dự án của bạn để bạn biết mình đang làm việc với cái gì. Một lịch tóm tắt cấp cao. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn sau này, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn đặt một mốc thời gian cơ bản cho dự án của mình, cũng như lập biểu đồ các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện.

Làm thế nào để tạo một điều lệ dự án?

Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu cách tạo một điều lệ dự án. Bất kể mục nào bạn quyết định đưa vào hoặc loại trừ khỏi danh sách trên, dưới đây là một số mẹo chung cần ghi nhớ khi viết mục đó.

Làm quen với cách tổ chức của bạn làm điều đó

Tận dụng tối đa tất cả các tài sản quy trình tổ chức hiện có mà bạn có. Có bất kỳ ví dụ điều lệ dự án trong quá khứ mà bạn có thể học hỏi? Bộ phận của bạn có mẫu điều lệ dự án không?

Các ví dụ và mẫu thực sự có thể giúp bạn hiểu được mọi thứ được thực hiện như thế nào – và điều gì là quan trọng đối với tổ chức của bạn – để bạn có thể làm theo và bắt đầu thuận lợi.

Viết nó bằng ngôn ngữ cơ bản, dễ hiểu

Khi viết điều lệ dự án của bạn và trình bày tầm quan trọng của dự án, bạn có thể muốn sử dụng những từ hoa mỹ và thuật ngữ phức tạp để khiến mọi thứ trông ấn tượng hơn. Nhưng thực sự, ngôn ngữ càng đơn giản càng tốt, đặc biệt là khi nói đến điều lệ dự án của bạn.

Chải lông tơ

Cắt bỏ những câu nói hoang đường không có ý nghĩa gì hoặc áp dụng cho dự án của bạn. Nói thẳng, không dùng biệt ngữ, để mọi người có thể đọc điều lệ dự án của bạn, hiểu mục đích của dự án và biết tại sao nó lại quan trọng.

Điều này có thêm lợi ích là loại bỏ sự mơ hồ và không có chỗ cho sự diễn giải, điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án, nơi giao tiếp tốt, rõ ràng là điều tối quan trọng.

Nếu bạn không thể làm điều đó? Tiếp tục làm việc và cắt giảm mọi thứ cho đến khi bạn có thể. Nó khó hơn vẻ ngoài của nó, nhưng nó buộc bạn phải chắt lọc những gì bạn đang thực sự cố gắng làm thành bản chất thuần khiết nhất, mạnh mẽ nhất của nó.

Giữ kế hoạch và điều lệ dự án của bạn tiện dụng

Được rồi, có thể không gần hơn. Nhưng để điều lệ dự án của bạn thực sự hiệu quả, nó không thể chỉ được giấu trong ngăn kéo ẩn dụ. Bạn nên giữ nó ở một nơi trung tâm để bạn, các nhà tài trợ dự án và nhóm dự án của bạn đều có thể tham khảo khi cần.

Để lại cho chúng tôi một bình luận. Nhưng trước khi bạn rời đi, đây là một robot cho phép bạn kiếm tiền rất dễ dàng với giao dịch EUR/USD.