Các giai đoạn của một kế hoạch dự án đảm bảo thành công của dự án

Một kế hoạch dự án là đỉnh cao của việc lập kế hoạch cẩn thận của người quản lý dự án. Nó là tài liệu chính hướng dẫn tiến trình của một dự án. Đây là hướng dẫn của người quản lý dự án.

Mặc dù các kế hoạch dự án khác nhau giữa các công ty, nhưng có mười bước nhất thiết phải có trong một kế hoạch dự án để tránh nhầm lẫn và bắt buộc phải ứng biến trong giai đoạn thực hiện dự án.

Trong bài báo này, Tôi mang đến cho bạn lời khuyên của tôi để giúp bạn viết tốt kế hoạch dự án của bạn. Nếu bạn muốn thực hiện thành công dự án của mình, kế hoạch dự án của bạn hoàn toàn phải bao gồm các yếu tố sau:

1. Mục tiêu dự án

Các mục tiêu của dự án được xác định trong điều lệ dự án. Tuy nhiên, chúng cũng nên được đưa vào kế hoạch dự án để giải thích thêm về các mục tiêu của dự án. Tuy nhiên, người quản lý dự án chọn kết hợp các mục tiêu vào kế hoạch dự án, điều quan trọng là duy trì mối liên hệ rõ ràng giữa điều lệ dự án – tài liệu quan trọng đầu tiên của một dự án – và tài liệu quan trọng thứ hai của dự án, kế hoạch dự án của nó.

2. Phạm vi dự án

Giống như các mục tiêu của dự án, phạm vi được xác định trong điều lệ và phải được người quản lý dự án tinh chỉnh thêm trong kế hoạch dự án. Bằng cách xác định phạm vi, người quản lý dự án có thể bắt đầu chỉ ra nó sẽ trông như thế nào mục tiêu của dự án.

Nếu phạm vi không được xác định, nó có thể mở rộng trong toàn bộ dự án. Điều này dẫn đến vượt chi phí và bỏ lỡ thời hạn.

Bài viết nên đọc: Làm thế nào để điều hành một doanh nghiệp thịnh vượng?

Ví dụ: nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm tiếp thị để tạo tập tài liệu quảng cáo cho dòng sản phẩm của công ty, bạn nên liệt kê số trang và cung cấp các ví dụ về sản phẩm hoàn chỉnh sẽ trông như thế nào.

Đối với một số thành viên trong nhóm, một tập tài liệu có thể có nghĩa là hai trang, trong khi những người khác có thể coi mười trang là đủ. Việc xác định phạm vi có thể giúp cả nhóm thống nhất ngay từ đầu.

3. Các mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao chính

Các thành tựu chính của một dự án được gọi là các mốc quan trọng và các sản phẩm công việc chính được gọi là các sản phẩm bàn giao chính. Cả hai đều đại diện cho các thành phần chính khi làm việc trong một dự án. Một kế hoạch dự án nên xác định các yếu tố này, xác định chúng và thiết lập các mốc thời gian để hoàn thành chúng.

Nếu một tổ chức đang thực hiện một dự án phát triển phần mềm mới, các sản phẩm bàn giao chính có thể là danh sách cuối cùng các yêu cầu kinh doanh và cách triển khai chúng.

Sau đó, dự án có thể có các mốc hoàn thành thiết kế, thử nghiệm hệ thống, thử nghiệm chấp nhận của người dùng và ngày triển khai phần mềm. Những cột mốc này được liên kết với các sản phẩm công việc, nhưng chúng liên quan nhiều hơn đến các quy trình hơn là bản thân các sản phẩm.

Bài viết nên đọc: Vị trí của tiếp thị kỹ thuật số trong kinh doanh

Các mốc quan trọng và thời gian giao hàng quan trọng không nhất thiết phải là ngày tháng chính xác, nhưng càng cụ thể càng tốt. Ngày chính xác giúp người quản lý dự án chia nhỏ cấu trúc công việc chính xác hơn.

Trong giai đoạn này của kế hoạch, bạn sẽ tạo các mốc quan trọng để bạn có thể thực hiện các sản phẩm bàn giao lớn hoặc cấp cao và chia chúng thành các sản phẩm bàn giao nhỏ hơn, có thể được mô tả trong giai đoạn tiếp theo.

4. Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc chia các mốc quan trọng và các sản phẩm chính của dự án thành các phần nhỏ hơn để một người có thể được giao trách nhiệm cho từng khía cạnh.

Khi phát triển cấu trúc này, người quản lý dự án tính đến nhiều yếu tố như điểm mạnh và điểm yếu của thành viên nhóm dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ, nguồn lực sẵn có và deadline chung của dự án.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công của dự án, nhưng họ không thể thực hiện công việc một mình. Cấu trúc phân tích là một công cụ mà người quản lý dự án sử dụng để đảm bảo trách nhiệm cho dự án.

Bài viết nên đọc: Dưới đây là 14 mẹo làm giàu nhanh chóng

Công cụ này cũng cho các bên liên quan của dự án biết ai chịu trách nhiệm về việc gì. Nếu người quản lý dự án lo lắng về một nhiệm vụ, anh ta biết chính xác người cần gặp về mối quan tâm này.

5. Ngân sách đầu tư

Ngân sách của một dự án cho biết số tiền được phân bổ để hoàn thành dự án. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm phân bổ hợp lý các nguồn lực này.

Đối với một dự án có nhà cung cấp, người quản lý dự án đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao được hoàn thành theo các điều khoản của hợp đồng, đặc biệt chú ý đến chất lượng. Một số ngân sách dự án được liên kết với kế hoạch nguồn nhân lực.

Điều quan trọng là thiết lập chi phí của từng bước bằng cách xem xét thời gian cần thiết và chi phí lao động cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Chi phí của dự án có liên quan đến thời gian của dự án, đi xuống phạm vi của dự án. Phạm vi, các mốc quan trọng, nhiệm vụ và ngân sách phải phù hợp và thực tế.

6. Kế hoạch nguồn nhân lực

Kế hoạch nguồn nhân lực cho biết dự án sẽ được bố trí nhân sự như thế nào. Nó xác định ai sẽ là một phần của nhóm dự án và mỗi người phải cam kết trong bao lâu.

Khi phát triển kế hoạch này, người quản lý dự án thương lượng với các thành viên trong nhóm và người giám sát của họ về thời gian mỗi thành viên trong nhóm có thể dành cho dự án. Nếu cần thêm nhân viên để tư vấn về dự án nhưng là một phần của nhóm dự án, điều này cũng được ghi lại trong kế hoạch nhân sự. Một lần nữa, các giám sát viên thích hợp được tư vấn.

7. Phương án quản trị rủi ro

Nhiều thứ có thể sai khi chạy một dự án. Mặc dù rất khó lường trước mọi thảm họa hoặc sự cố nhỏ có thể xảy ra, nhưng có thể dự đoán được nhiều cạm bẫy. Trong kế hoạch quản lý rủi ro, người quản lý dự án xác định tất cả các rủi ro của dự án. Nó cũng xác định khả năng xảy ra các tình huống này và các chiến lược để giảm thiểu chúng.

Khi xây dựng kế hoạch này, người quản lý dự án có thể tìm kiếm đầu vào từ nhà tài trợ dự án hoặc nhóm dự án của họ.

Các chiến lược giảm thiểu được áp dụng cho những rủi ro có khả năng xảy ra hoặc có chi phí cao liên quan đến chúng. Những rủi ro ít có khả năng xảy ra và những rủi ro có chi phí thấp được ghi nhận trong kế hoạch, ngay cả khi họ không có chiến lược giảm thiểu.

8. Kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông mô tả cách một dự án sẽ được truyền đạt tới nhiều đối tượng khác nhau. Giống như cấu trúc phân chia công việc, kế hoạch truyền thông giao trách nhiệm hoàn thành từng thành phần cho một thành viên của nhóm dự án.

Trong bước này, điều quan trọng là phải mô tả cách các vấn đề sẽ được truyền đạt và giải quyết trong nhóm. Tần suất giao tiếp với nhóm và các bên liên quan cũng nên được chỉ định. Mỗi tin nhắn có một đối tượng mục tiêu. Nó giúp các nhà quản lý dự án đảm bảo thông tin phù hợp đến đúng người vào đúng thời điểm.

Bài viết nên đọc: 1 lời khuyên tài chính cho các cặp vợ chồng mới cưới

9. Kế hoạch quản lý các bên liên quan

Kế hoạch quản lý các bên liên quan xác định cách các bên liên quan sẽ được sử dụng trong dự án. Đôi khi các bên liên quan chỉ cần nhận thông tin. Điều này có thể được tính đến trong kế hoạch truyền thông.

10. Kế hoạch quản lý thay đổi

Một kế hoạch quản lý thay đổi thiết lập một khuôn khổ để thực hiện các thay đổi đối với dự án. Mặc dù các nhà quản lý dự án có xu hướng muốn tránh những thay đổi đối với dự án, nhưng đôi khi chúng là không thể tránh khỏi.

Kế hoạch quản lý thay đổi cung cấp các giao thức và quy trình để thực hiện các thay đổi. Điều cần thiết đối với trách nhiệm giải trình và tính minh bạch là các nhà tài trợ dự án, người quản lý dự án và các thành viên nhóm dự án tuân theo kế hoạch quản lý thay đổi.

Tóm tắt….

Kế hoạch dự án là một tài liệu quan trọng cho sự thành công của dự án. Nó phục vụ như một la bàn trong việc tiến hành dự án, từ đầu đến cuối. Do đó, nó đòi hỏi sự tham gia tích cực của tất cả các bên liên quan để thống nhất về các điểm khác nhau. Điều quan trọng là phải dành tất cả thời gian cần thiết để xác định nó.

Rủi ro chính của một kế hoạch không rõ ràng là bạn phải đối mặt với các tranh chấp cần giải quyết về những điểm bất đồng chưa được định hình.

Tôi mời bạn chia sẻ ý kiến ​​​​và kinh nghiệm của bạn trong các ý kiến.