Kiểm soát chi phí dự án để có lợi nhuận cao hơn

Kiểm soát chi phí đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ chiến lược tài chính nào. Làm thế nào để bạn duy trì ngân sách khi bạn đang theo dõi tài chính dự án của mình? Cũng giống như việc lập ngân sách cá nhân, bạn có thể có một số lựa chọn: phân loại chi phí, xác định những khoản đắt tiền nhất và tìm giải pháp hạn chế chi tiêu trong từng lĩnh vực. Sau khi hoàn thành tất cả các hành động này, bạn sẽ có thể kiểm soát ngân sách, để phân tích lợi nhuận của bạn và tăng lợi nhuận.

Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát chi phí là giống nhau đối với tất cả các ngân sách, cho dù là của công ty hay cá nhân. Trong bài báo này, Finance de Demain Consulting Giải thích khái niệm kiểm soát chi phí và cách nó phù hợp với một hệ thống quản lý chi phí lớn hơn.

Kiểm soát chi phí là gì?

Kiểm soát chi phí là một nguyên tắc xác định và giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận của công ty. Nó có thể được thực hiện ở cấp độ dự án hoặc ở cấp độ toàn công ty.

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ tập trung vào việc áp dụng quy trình kiểm soát chi phí trong khuôn khổ một dự án hoặc một nhóm dự án.

Với tư cách là người quản lý dự án, kiểm soát chi phí sẽ giúp bạn theo dõi kế hoạch quản lý tài nguyên của mình và phản ứng với việc vượt ngân sách.

Nếu bạn vượt quá ngân sách cho dự án của mình, một công cụ báo cáo cũng có thể hữu ích. Giả sử nhà thiết kế tự do mà bạn thuê cho một dự án mới mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​để chỉnh sửa hình ảnh.

Sau khi xác định chi phí bổ sung này, bạn có thể quyết định thuê một nhà thiết kế nội bộ cho dự án tiếp theo của mình để giảm chi phí và đạt được hiệu quả.

Làm thế nào để kiểm soát chi phí có thể tạo nên sự khác biệt?

Nhóm của bạn không đáp ứng được phạm vi hoặc ngân sách của dự án? Đây là nơi kiểm soát chi phí trở nên quan trọng. Ngay cả khi bạn đang ở trong ngân sách, việc kiểm soát chi phí có thể giúp bạn giảm hơn nữa và tăng doanh thu trong quá trình thực hiện.

Quá trình này cung cấp thông tin chi tiết về chi tiêu tổng thể của công ty: nó làm nổi bật những lĩnh vực tốn kém nhất và xác định thêm chi tiêu trong từng lĩnh vực này.

Bước đầu tiên, kiểm soát chi phí có thể được áp dụng cho dự án với mục tiêu giảm chi phí ở quy mô này và do đó có khả năng tăng lợi nhuận của công ty.

Kỹ thuật kiểm soát chi phí là gì?

Ban đầu, việc kiểm soát chi phí có thể xảy ra ở các cấp cao hơn của doanh nghiệp, nhưng nó thường diễn ra ở cấp dự án. Ở cấp độ này, bạn có thể đánh giá chi phí thực tế cho mỗi dự án và quản lý chúng một cách hiệu quả.

Dưới đây là năm bước cần tuân theo để kiểm soát tốt hơn chi phí của một dự án:

1. Lập kế hoạch ngân sách của bạn

Đầu tiên, bạn cần lên kế hoạch ngân sách để có được dự toán chi tiết và phân bổ nguồn lực hiệu quả. Phát triển một kế hoạch dự án chi tiết sẽ làm giảm chênh lệch chi phí, đó là sự khác biệt giữa ngân sách ban đầu của bạn và chi phí thực tế.

Bao gồm trong kế hoạch ngân sách của bạn:

• Số lượng thành viên nhóm cần thiết cho dự án
• Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành dự án
• Vật liệu cần thiết cho dự án

Khi tính toán thời gian và vật liệu cần thiết cho dự án, hãy tiết kiệm một chút trong ngân sách của bạn. Điều bất ngờ không phải là hiếm và bạn có thể cần kéo dài thời gian của dự án hoặc yêu cầu các nguồn lực bổ sung.

2. Theo dõi tất cả các khoản chi tiêu

Bước thứ hai trong kiểm soát chi phí dự án là theo dõi tiến độ của chi phí dự án. Bạn sẽ có thể thực hiện hành động khắc phục dễ dàng hơn nếu nhận thấy sự khác biệt về chi phí trong thời gian thực.

Khi kết thúc dự án thì đã quá muộn, tiền tiêu hết. Lúc này, tất cả những gì bạn phải làm là rút kinh nghiệm để ngăn chặn tình trạng này tái diễn trong tương lai.

Để theo dõi hiệu quả chi phí của bạn trong một dự án, hãy đặt các mốc quan trọng của dự án. Tại mỗi mốc quan trọng, bạn có thể phân tích chi phí của mình và đảm bảo rằng phạm vi của dự án được tôn trọng. Và nếu bạn nhận thấy chi phí vượt mức tại một mốc nhất định, bạn có thể tìm giải pháp để giảm chúng sau này trong dự án.

3. Sử dụng hệ thống kiểm soát thay đổi

Điều cần thiết là phải đặt ra các mục tiêu rõ ràng trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Để đảm bảo bạn đạt được những mục tiêu này, có thể cần phải có quy trình kiểm soát thay đổi.

Kiểm soát thay đổi là một tập hợp các bước quản lý tất cả các thay đổi do các bên liên quan thực hiện trong một dự án. Nó cho phép bạn ngăn chặn sự trôi dạt của các mục tiêu bằng cách chuẩn bị cho bạn những thay đổi ngay khi chúng xuất hiện và do đó điều chỉnh dự án cho phù hợp.

4. Các giai đoạn của một quy trình kiểm soát

sơn lót

Quá trình kiểm soát thay đổi bắt đầu khi một bên liên quan yêu cầu thay đổi dự án. Yêu cầu có thể khác nhau: đó có thể là gia hạn thời hạn hoặc sản phẩm bàn giao dự án mới.

Sự đánh giá

Người quản lý dự án hoặc trưởng bộ phận quét yêu cầu để biết thông tin cơ bản, chẳng hạn như tài nguyên cần thiết, tác động của yêu cầu và người nhận yêu cầu. Sau khi đánh giá ban đầu, yêu cầu thay đổi chuyển sang giai đoạn phân tích.

Phân tích

Trong giai đoạn phân tích, người quản lý dự án có liên quan sẽ phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Trong một số trường hợp, một ủy ban kiểm soát thay đổi có thể được thành lập để kiểm soát việc chấp thuận các thay đổi. Người quản lý dự án phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu và thông báo cho nhóm.

Tùy thuộc vào quy mô của dự án, người quản lý dự án cũng có thể ghi lại thay đổi trong nhật ký thay đổi để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của dự án đều nhận được thông tin.

Thực hiện

Việc thực hiện thay đổi có thể khác nhau tùy thuộc vào giai đoạn của dự án, nhưng nhìn chung liên quan đến việc cập nhật tiến trình và sản phẩm bàn giao, cũng như thông báo cho nhóm dự án.

Bạn nên đánh giá phạm vi của dự án và xác minh rằng việc thay đổi dòng thời gian sẽ không có tác động lớn đến các mục tiêu đã hoạch định.

Hàng rào

Sau khi lập tài liệu, phổ biến và thực hiện yêu cầu, bạn có thể chuyển sang giai đoạn kết thúc. Bạn nên có một kế hoạch khóa tài khoản chính thức để tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập và tham khảo thông tin này trong tương lai.

Bằng cách xem xét hiệu quả các thay đổi đối với dự án của bạn, việc kiểm soát chi phí sẽ diễn ra một cách tự nhiên.

Dự báo chính xác ngân sách và sự thành công của một dự án liên quan đến việc duy trì sự quản lý tận tâm từ đầu đến cuối. Những sự kiện không lường trước được trong quá trình thực hiện là không thể tránh khỏi, nhưng việc thiết lập một số hệ thống nhất định sẽ giúp ngăn ngừa những sai lệch này.

4. Quản lý thời gian của bạn

Quản lý thời gian là một phần không thể thiếu trong kiểm soát chi phí: khi tổng thời lượng của dự án tăng lên, tổng chi phí của dự án cũng tăng theo. Để không vượt quá ngân sách được phân bổ, trước hết bạn phải tôn trọng tiến độ dự án.

Áp dụng các chiến lược quản lý thời gian để tăng năng suất và giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc đúng hạn trong ngân sách.

Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian:

hộp thời gian

Hộp thời gian là một chiến lược quản lý thời gian có mục tiêu, bao gồm việc hoàn thành các nhiệm vụ trong một " khối thời gian '.

ví dụ, nếu bạn cần viết một bài đăng trên blog, bạn có thể tạo một khối hai giờ để phác thảo nó. Sau đó, sau khi nghỉ giải lao, bạn có thể quay lại khoảng thời gian ba giờ khác để tạo bản nháp đầu tiên.

chặn thời gian

Chặn thời gian tương tự như sắp xếp thời gian, nhưng thay vì đặt một lượng thời gian nhất định cho từng nhiệm vụ riêng lẻ, bạn sẽ chặn các khoảng thời gian cụ thể trong lịch của mình cho công việc liên quan.

Phương pháp Pomodoro

Giống như hộp thời gian và chặn thời gian, kỹ thuật Pomodoro giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình trong một khoảng thời gian ngắn và nghỉ giải lao giữa các phiên làm việc.

ví dụ, làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ năm phút bốn lần. Sau đó, sau buổi làm việc thứ tư, hãy nghỉ ngơi lâu hơn từ 20 hoặc 30 phúts.

nuốt cóc

STheo một câu nói nổi tiếng của Mark Twain: “Nếu bạn phải nuốt một con cóc, tốt nhất bạn nên làm điều đó vào buổi sáng”. Chiến lược quản lý thời gian “ăn ếch” được lấy cảm hứng từ những từ này và khuyến khích bạn thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hoặc phức tạp trước khi thực hiện những nhiệm vụ ít quan trọng hơn hoặc ít khẩn cấp hơn.

Nguyên tắc Pareto

Vẫn được gọi là quy tắc 80-20 Nguyên tắc này dựa trên một quy tắc cơ bản: chúng ta dành 20% thời gian để hoàn thành 80% công việc. Cụ thể, việc có thể xử lý đủ nhanh 80% nhiệm vụ này sẽ giúp chúng ta có nhiều thời gian hơn trong ngày làm việc để xử lý 20% còn lại, điều này sẽ khiến chúng ta mất 80% thời gian.

Hoàn thành công việc (GTD)

Phát minh bởi David Allen vào đầu những năm 2000, phương pháp “ Bắt Những điều Xong » hoặc “Hoàn thành công việc” bằng tiếng Pháp, khuyên bạn nên lập trước danh sách các nhiệm vụ đã lên kế hoạch bằng văn bản. Sau khi thoát khỏi những cân nhắc này, thay vì dựa vào các công cụ quản lý công việc, bạn sẽ có thể hành động mà không cần phải tìm hiểu xem phải làm gì.

Việc tập trung vào năng suất như một phần của kiểm soát chi phí có vẻ phản trực giác, nhưng hiệu quả hoạt động của dự án lại là nền tảng của dòng tiền.

Nếu nhóm của bạn làm việc không hiệu quả, bạn sẽ không đáp ứng được thời hạn của dự án và việc không đáp ứng được thời hạn sẽ tạo ra thêm chi phí. Về mặt logic, nếu dự án của bạn có chi phí cao hơn thì dòng tiền của công ty bạn sẽ giảm. 

5. Theo dõi giá trị kiếm được

Theo dõi giá trị kiếm được của bạn có thể giúp bạn dự đoán kết quả tài chính của một dự án. Phương pháp kiểm soát chi phí này đòi hỏi kiến ​​thức về kế toán chi phí. Nó có thể giúp bạn phát hiện sự khởi đầu của chi phí biến đổi và do đó ngăn chặn sự khác biệt trong các dự án trong tương lai.

Giá trị thu được là số lượng nhiệm vụ thực sự được hoàn thành trong một dự án. Để theo dõi giá trị thu được và xem liệu bạn có đang thực hiện đúng tiến độ hay không, bạn cần nhân tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành với ngân sách dự án.

Các bước để theo dõi giá trị kiếm được

Để theo dõi giá trị kiếm được, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: xác định mức độ hoàn thành của từng nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm.

Bước 2: đặt giá trị theo kế hoạch (Giá trị kế hoạch hoặc PV) hoặc chi phí dự toán của công việc đã lên kế hoạch. Đây là ngân sách được phép để hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Bước 3: xác định giá trị thu được (EGiá trị hoặc EV), hoặc chi phí dự toán của công việc được thực hiện. Đây là khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành.

Bước 4: xác định chi phí thực tế (Chi phí thực tế hoặc AC), thể hiện chi phí thực tế của công việc được thực hiện. Đây là những chi phí liên quan đến công việc đã thực hiện.

Bước 5: tính toán chênh lệch chi phí (Chênh lệch chi phí hoặc CV) bằng cách trừ đi giá trị thu được từ chi phí thực tế (CV = EV – AC).

Bước 6: tổng hợp kết quả.

Đối với ba bước đầu tiên, bạn cần thu thập thông tin chi phí cho dự án của mình, trong khi đối với ba bước cuối cùng, bạn cần thực hiện tính toán và phân tích. Phương sai chi phí đại diện cho tình trạng chi phí của dự án của bạn.

Khi bạn kiểm soát chi phí, CV của bạn là thước đo xác định xem dự án của bạn có đi đúng hướng với ngân sách hay không. MỘT CV tiêu cực có nghĩa là dự án vượt quá ngân sách.

Bạn nên kiểm soát chi phí hay quản lý chi phí?

Người ta thường nhầm lẫn kiểm soát chi phí với quản lý chi phí. Đây là hai thuật ngữ riêng biệt cần được định nghĩa và hiểu một cách chính xác. Kiểm soát chi phí là một quy trình phụ trong hệ thống quản lý chi phí lớn hơn.

Trong khi kiểm soát chi phí là xác định chi phí và giảm chúng để tăng lợi nhuận, thì quản lý chi phí là quá trình tổng thể để ước tính, lập ngân sách và kiểm soát chi phí của một dự án.

Công ty của bạn có thể có nhiều nhân viên tham gia vào việc quản lý chi phí. Tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, những người khác nhau có thể làm việc trong việc lập kế hoạch tài nguyên và lập ngân sách.

Để kiểm soát chi phí hiệu quả, các nhóm cần theo dõi chi tiêu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp để chú ý đầy đủ đến từng phần của ngân sách kinh doanh và phân tích kỹ lưỡng.

Sử dụng kiểm soát chi phí để theo dõi và giảm chi phí dự án của bạn

Theo dõi dữ liệu chi phí để giảm chi tiêu dự án là một quá trình tẻ nhạt, nhưng quản lý chi phí có tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

Để quản lý chi phí hiệu quả, hãy tạo bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để có tất cả thông tin trong tầm tay bạn. Quá trình tự động hóa này sẽ cho phép bạn kết hợp giữa quản lý dự án và kiểm soát chi phí, tất cả ở cùng một nơi.

Để lại cho chúng tôi một bình luận. Nhưng trước khi bạn rời đi, đây là một robot cho phép bạn kiếm tiền rất dễ dàng với giao dịch EUR/USD.