Vai trò của trợ lý ảo trong công ty

Nếu bạn giống như hầu hết các blogger, bạn có luôn nghĩ mình phải đi một mình không? Đây có phải là trường hợp của bạn? Và đúng vậy, hầu hết các doanh nhân đều tự khởi nghiệp hoặc thuê trợ lý ảo.

Trong bài viết này, tôi cho bạn thấy lý do tại sao trợ lý ảo lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Nhưng trước tiên, đây là một khóa đào tạo sẽ làm cho nó có thể thành công trong kinh doanh.

Trợ lý ảo là gì?

Trợ lý ảo (VA) là người cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các doanh nghiệp khác từ một địa điểm ở xa.

Thuật ngữ này ra đời vào những năm 1990 từ khả năng hoạt động ảo nhờ những cải tiến công nghệ. Trợ lý ảo là người được thuê để thực hiện các công việc tẻ nhạt hàng ngày trong doanh nghiệp của bạn.

Nó có thể ở một thành phố, tiểu bang hoặc quốc gia khác. Đó cũng có thể là những người đến văn phòng của bạn hoặc gặp nhau trong một không gian làm việc chung mỗi tuần một lần. Nó thực sự phụ thuộc vào bạn.

Điều quan trọng nhất là họ quan tâm đến việc hoàn thành các nhiệm vụ mà khách hàng của họ cần mà không gặp vấn đề gì, bởi vì họ ghét làm việc đó hoặc vì nó mất quá nhiều thời gian.

Trợ lý ảo được các doanh nhân và doanh nghiệp trực tuyến đặc biệt săn đón. Các công ty này cần giúp đỡ nhưng không muốn thuê nhân viên. Để phục vụ bạn, Finance de Demain hoạt động với trung bình hai trợ lý ảo.

Trợ lý ảo làm gì

Về lý thuyết, một trợ lý ảo có thể làm mọi thứ mà bất kỳ nhân viên hỗ trợ nào khác làm. Tuy nhiên, các tác vụ hỗ trợ ảo không chỉ giới hạn trong công việc văn phòng. Nhiều trợ lý ảo cung cấp dịch vụ tiếp thị, thiết kế web và những thứ khác.

Một số trợ lý ảo chuyên về một bộ kỹ năng cụ thể. Mệnh dụ, một trợ lý ảo tiếp thị chỉ làm công việc tiếp thị. Các trợ lý ảo khác thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau nhưng trong một ngành cụ thể. Mệnh dụ, một trợ lý ảo cho các công ty bất động sản.

Hầu hết các trợ lý ảo đều có doanh nghiệp trợ lý ảo tại nhà của riêng họ. Điều này cho phép họ kiếm được nhiều tiền hơn và kiểm soát tốt hơn các nhiệm vụ họ thực hiện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê trợ lý ảo như một phần của công việc hoặc hợp đồng.

Cuối cùng, nhiều VA sử dụng các trang web dành cho người làm việc tự do hoặc các trang web làm việc chung để tìm các dự án nhanh chóng, có giới hạn thời gian.

Làm thế nào một trợ lý ảo có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn?

Bởi vì việc giao phó những nhiệm vụ tiêu tốn thời gian và năng lượng của bạn, những nhiệm vụ mà bạn không thích làm và khiến bạn luôn phải chuyển từ nhiệm vụ tẻ nhạt này sang nhiệm vụ tẻ nhạt khác, VA sẽ cho phép bạn giành lại quyền kiểm soát công việc của mình.

Phát triển nhóm của bạn có nghĩa là bạn có thể làm những công việc thiết yếu, tập trung vào chiến lược và bức tranh toàn cảnh. Bạn có thể bắt đầu mơ ước và lập kế hoạch ở quy mô lớn hơn.

Làm thế nào để bạn biết khi nào bạn sẵn sàng thuê một trợ lý ảo?

Thời điểm bạn sẵn sàng tuyển dụng là khác nhau đối với mọi người, điều này khiến cho việc đưa ra quyết định trở nên rất khó khăn. Chúng tôi khuyên bạn nên thuê VA trước khi bạn nghĩ rằng mình đã sẵn sàng.

Lý do cho điều này là hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi!) đợi cho đến khi chúng ta đã ở mức “điên rồ” mới bắt đầu ủy thác và yêu cầu trợ giúp trong công việc kinh doanh. Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của mình và nghĩ rằng mình đã sẵn sàng, tôi thực sự khuyên bạn nên bắt đầu tìm kiếm trợ lý ảo của mình.

Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều cho cả hai bạn nếu bạn đưa ai đó vào nhóm khi mọi thứ đã ổn định hơn một chút, để mọi thứ diễn ra suôn sẻ khi họ gặp phải thời điểm bận rộn nhất.

Dưới đây là một số câu hỏi cần trả lời trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng:

• Bạn đã sẵn sàng để phát triển doanh nghiệp của mình nhanh hơn so với trước đây chưa?
• Bạn có đủ khả năng để trả tiền cho ai đó mỗi tháng không?
• Bạn đã xác định nhiệm vụ để bắt đầu ủy quyền chưa?

Nếu bạn trả lời có cho tất cả những câu hỏi này, thì bạn đã sẵn sàng bắt đầu quá trình tuyển dụng VA.

Làm thế nào để thuê VA?

Mặc dù hỗ trợ ảo là một ý tưởng kinh doanh tại nhà tuyệt vời, nhưng việc nhận được trợ giúp ảo là rất quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp tại nhà để tối đa hóa doanh thu của họ và tạo điều kiện phát triển. Với tư cách là chủ doanh nghiệp gia đình, sẽ có lúc không thể làm mọi thứ, ít nhất là đủ tốt để đạt hiệu quả và năng suất.

Việc thuê một trợ lý ảo sẽ giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào công việc của mình, vào những nhiệm vụ mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất cho bạn. Hơn nữa, nhiều trợ lý ảo tốt hơn bạn trong một số nhiệm vụ.

Về lâu dài, thuê những công việc mà bạn không đủ tiêu chuẩn luôn nhanh hơn và rẻ hơn.

Bước đầu tiên của việc tuyển dụng của một trợ lý ảo là lập danh sách các nhiệm vụ bạn muốn thuê ngoài. Lập một danh sách toàn diện, ưu tiên các hoạt động bạn muốn ủy quyền trước. Mệnh dụ, quản lý email tốn thời gian và tẻ nhạt, hãy đặt nó ở đầu danh sách của bạn.

Hoặc có thể các vấn đề về công nghệ đang chiếm quá nhiều thời gian của bạn, bạn có thể thuê ngoài việc quản lý website của mình. Hoặc giữ cho tài khoản của công ty bạn được cập nhật.

Bước tiếp theo đang tìm ra người để thuê. Có nhiều cách để thuê một trợ lý ảo. Bạn có thể sử dụng dịch vụ VA thuê và đào tạo họ, sau đó họ chỉ định cho bạn một người dựa trên các dịch vụ bạn cần.

Tùy chọn cuối cùng là thuê ai đó trong mạng lưới của bạn, người có tài liệu tham khảo. Mặc dù bạn có thể đăng quảng cáo tìm trợ lý ảo, nhưng việc tìm một quảng cáo đã có thông tin xác thực đáng tin cậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đỡ đau đầu.

Danh sách các dịch vụ trợ lý ảo có thể cung cấp

văn bản sáng tạo

• Viết bài blog
• Viết sách điện tử, sách, bản tin, kênh email, v.v.
• Viết hoặc chỉnh sửa bản ghi âm thanh hoặc video.
• Viết các bài đăng trên mạng xã hội cho Facebook, Twitter hoặc Instagram.
• Chỉnh sửa và sửa đổi các bài đăng trên blog, sách, trang web, bản tin, công thức nấu ăn, v.v.
• Chuẩn bị email cho tiếp thị qua email của bạn
• Tạo mô tả sản phẩm cho các cửa hàng trực tuyến (quản lý cửa hàng / sản phẩm)
• Biên soạn / chỉnh sửa lời chứng thực.
• Vv ...

Quản trị viên / quản lý

• Dịch vụ khách hàng qua email, trò chuyện hoặc điện thoại.
• Theo dõi và trả lời email.
• Sắp xếp hộp thư
• Quản lý bình luận trên blog.
• Hỗ trợ hội thảo trên web trực tiếp
• quản lý lịch
• Tạo bản trình bày PowerPoint
• Quản lý vật tư, vật tư
• Sắp xếp phỏng vấn
• Trả lời cuộc điện thoại
• Sử dụng lại nội dung (Ví dụ: chuyển đổi video thành bài viết trên blog hoặc bài đăng trên blog thành bài đăng trên mạng xã hội)
• Ghi biên bản cuộc họp hội nghị truyền hình
• Quản lý lịch biên tập blog
• Các tác vụ giới thiệu của khách hàng như trả lời email và gửi hóa đơn và hợp đồng
• Theo dõi khách hàng tiềm năng/khách hàng hiện tại
• Trình bày của khách
• Sắp xếp chuyến đi
• Chuẩn bị các biểu mẫu
• Tiếp tục tạo
• Tuyển dụng và đào tạo thành viên nhóm mới
• Traduction
• Động não cho các bài đăng trên blog, sản phẩm, v.v.

NB: Nhiệm vụ hành chính là một trong những dịch vụ được tìm kiếm nhiều nhất. Giúp các chủ doanh nghiệp thực hiện những công việc hàng ngày này sẽ giải phóng thời gian của họ để kiếm nhiều tiền hơn. Rất quý!

Thiết kế đồ họa

• Tạo đồ họa cho bài đăng trên blog
• chỉnh sửa ảnh
• Tạo slide cho hội thảo trên web hoặc hội thảo.
• Thiết kế danh thiếp, tờ rơi, logo, menu, bảng hiệu, v.v.
• Tìm kiếm hình ảnh cho các bài đăng trên blog, sách, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.
• Tạo ra các hướng dẫn phong cách thương hiệu.
• Thiết kế sách điện tử hoặc tệp PDF để đăng ký bản tin

NB: Canva có rất nhiều mẫu và rất dễ sử dụng nếu bạn muốn tạo đồ họa.

Truyền thông xã hội

• Lập kế hoạch cập nhật phương tiện truyền thông xã hội.
• Tạo và quản lý tài khoản Pinterest
• Tạo và quản lý ghim quảng cáo
• Quản lý nhóm Facebook
• Tạo và quản lý nhóm LinkedIn
• Tạo các cuộc thăm dò trên mạng xã hội
• Điều chỉnh lịch xuất bản.
• Tạo và quản lý các bài đăng trên Instagram.
• Trả lời tin nhắn truyền thông xã hội.

Kế toán tài khoản

• Quản lý thanh toán và hóa đơn.
• Xử lý đơn đặt hàng và trả lại.
• quản lý bộ sưu tập
• Quản lý biên chế
• Thanh toán và hóa đơn.

Làm thế nào để sử dụng danh sách các dịch vụ trợ lý ảo này?

Như bạn có thể thấy, có nhiều dịch vụ bạn có thể cung cấp với tư cách là Trợ lý ảo.

Tùy thuộc vào loại dịch vụ mà bạn quan tâm, bạn có thể kết hợp một gói các dịch vụ có liên quan và bán dưới dạng một gói dịch vụ: được lập hóa đơn cho mỗi dự án hoặc như một dịch vụ hàng tháng đang diễn ra.

Nếu bạn tìm thấy thứ gì đó khơi gợi sự quan tâm của mình, hãy nghiên cứu thêm. Nếu sau khi nghiên cứu mà bạn vẫn quan tâm, hãy tìm hiểu cách bạn có thể đạt được những kỹ năng cần thiết nếu bạn chưa có chúng.

Bạn có thể học từ các video trên YouTube, sách trên Amazon hoặc các khóa học bạn tìm thấy trực tuyến.

Và hãy nhớ rằng, chỉ vì bạn đang bắt đầu với một dịch vụ như VA không có nghĩa là bạn sẽ bị mắc kẹt trong việc cung cấp dịch vụ đó trong suốt phần đời còn lại của mình. Bạn có thể tự do nâng cấp hoặc thêm các dịch vụ bổ sung.

Kỹ năng cần có để trở thành trợ lý ảo

Nhiều kỹ năng cần thiết để trở thành trợ lý ảo cũng giống như những kỹ năng cần thiết để trở thành trợ lý hành chính hoặc thư ký. Mệnh dụ, bạn phải có kỹ năng tổ chức vượt trội. Bạn cũng phải có cách cư xử dễ chịu khi nói chuyện điện thoại và kỹ năng sử dụng các công nghệ mới.

Là một VA, bạn cũng sẽ cần những kỹ năng cụ thể để tự kinh doanh. Mệnh dụ, bạn sẽ có thể đa nhiệm, đặc biệt nếu bạn đang xử lý nhiều khách hàng.

Bạn phải có khả năng tập trung vào công việc, trong môi trường gia đình của bạn. Bạn cũng cần các thiết bị phù hợp trong văn phòng tại nhà của bạn.

Một số công việc trợ lý ảo yêu cầu các kỹ năng bổ sung, bao gồm thiết kế web, lập kế hoạch sự kiện, kế toán và nhiều hơn nữa.

Bạn có thể tìm kiếm các công việc Hỗ trợ ảo yêu cầu các kỹ năng cụ thể của bạn. Ngoài các kỹ năng cụ thể, nhà tuyển dụng thường tìm kiếm các ứng viên có kinh nghiệm đào tạo và/hoặc văn phòng ở một số năng lực hành chính.

Những phẩm chất cần thiết của một trợ lý ảo

Fiabilité

Đây là một trong những điều quan trọng nhất bởi vì, thật không may, nó dường như là phổ biến nhất. Nhiều khách hàng đã nói với tôi rằng họ thất vọng với các VA không báo cáo tiến độ của họ hoặc đơn giản là không giao hàng.

Điều này hoàn toàn không thể bào chữa được và không chỉ mang tiếng xấu cho ngành trợ lý ảo mà trợ lý ảo tiếp theo được gọi tên phải gánh chịu sự dè bỉu, nghi ngờ của khách hàng về hiệu quả của việc sử dụng các loại dịch vụ này.

Tính chuyên nghiệp là điều tối quan trọng trong ngành này, vì vậy nếu khách hàng gọi cho bạn, bạn nên gọi lại cho họ. Nếu bạn nhận được một email, bạn phải trả lời! Nó không nhất thiết phải ngay lập tức, nhưng ít nhất nó phải là ngày hôm sau.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Ngay từ điểm đầu tiên, bạn phải thông báo cho khách hàng về tiến độ công việc của mình, vì vậy hãy thiết lập cách thức và thời điểm cập nhật chúng khi họ trở thành khách hàng và trước khi bắt đầu mỗi nhiệm vụ mới.

Nếu một khách hàng phải liên tục theo đuổi bạn để cập nhật, thì bạn đang làm không đúng công việc của mình.

Quản lý thời gian

Nghiên cứu rõ ràng nói rằng bạn chỉ nên tập trung vào một việc và điều đó không hiệu quả khi làm nhiều việc cùng một lúc. Tất nhiên, bạn phải tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, nhưng bạn cũng sẽ làm việc với nhiều khách hàng; những người nghĩ rằng họ là khách hàng duy nhất và quan trọng nhất của bạn.

Bạn có thể có nhiều việc phải làm trong một ngày, vì vậy hãy lên kế hoạch trước. Lên lịch các nhiệm vụ khi bạn làm việc hiệu quả nhất. Sử dụng lịch Google và đánh dấu các mục cá nhân bằng một màu và các mục công việc bằng một màu khác.

Nếu bạn biết mình viết tốt nhất vào buổi sáng, hãy thử lên lịch các cuộc họp vào cuối buổi chiều. Bạn cũng có thể sắp xếp tất cả các nhiệm vụ công việc vào lịch của mình (bao gồm cả thời gian lập kế hoạch) để biết một cách thực tế liệu bạn có thời gian để làm mọi thứ hay không.

Nguồn

Bạn sẽ thường xuyên nhận được email hỏi bạn các câu hỏi kỹ thuật mà họ có thể dễ dàng tìm thấy khi sử dụng Google hoặc hỏi giá dịch vụ của bạn là bao nhiêu khi họ thậm chí còn không thèm truy cập trang web và/hoặc mạng xã hội của bạn.

Bạn sẽ được yêu cầu làm rất nhiều việc mà bạn chưa từng làm trước đây, và bạn chỉ cần tìm ra cách thực hiện. VA được kỳ vọng sẽ cung cấp giải pháp và giải quyết các vấn đề của khách hàng.

Nếu bạn không có khả năng giải quyết vấn đề và tìm ra cách thực hiện điều gì đó, thì bạn sẽ không phải là một VA giỏi.

Trợ lý ảo không phải là Yoda, vì vậy sẽ không thực tế khi cho rằng anh ấy sẽ có thể làm tất cả. Nhưng bạn phải biết cách nghiên cứu để tự mình tìm kiếm thông tin. Miễn là bạn trung thực với khách hàng về mức độ kỹ năng của mình, bạn sẽ ổn thôi.

Khách hàng cũng không mong đợi bạn biết mọi thứ. Nói với họ rằng bạn chưa bao giờ làm công việc cụ thể này trước đây; nhưng bạn rất vui khi tìm ra cách và quay lại với nó.

Bạn nên tiếp tục đào tạo, nơi bạn có thể xem video YouTube, trao đổi kỹ năng với các VA khác, đặt câu hỏi trên diễn đàn VA và tham gia nói chung.

Cố gắng cập nhật những gì đang chuyển động và thay đổi, cả trong ngành của bạn và trong thế giới công nghệ. Quyết định những điều bạn muốn biết thêm, sau đó thực hiện nghiên cứu của bạn.

Quản lý kỳ vọng và xây dựng lòng tin

Bạn không chỉ cần biết mình đang làm gì mà còn cần đảm bảo khách hàng biết họ đang làm gì. Thường thì một khách hàng chưa bao giờ làm việc với trợ lý ảo, vì vậy nếu họ không biết họ có thể làm gì và tất cả hoạt động như thế nào, họ sẽ thực sự nghi ngờ khả năng của bạn để giúp họ.

Một khách hàng mới có khả năng tìm kiếm bạn để hướng dẫn họ thực hiện quy trình, vì vậy bạn cần biết và giải thích cách bạn làm việc. Điều này chủ yếu đi kèm với kinh nghiệm, nhưng hãy thực hành danh sách câu hỏi hoặc nhập vai mới của bạn; và thậm chí làm việc tình nguyện cho một nhà thầu mà bạn biết, để bạn có thể nhận được lời chứng thực và thử làm, nếu điều đó khiến bạn lo lắng.

Làm việc một mình

Có vẻ như việc những người làm nghề tự do cảm thấy cô đơn là điều khá phổ biến, điều này khiến tôi ngạc nhiên vì tôi hoàn toàn hạnh phúc khi làm việc một mình và chưa bao giờ nghĩ rằng một số người sẽ bỏ lỡ việc có những người khác ở bên.

Chắc chắn, đôi khi tôi sử dụng không gian làm việc chung và những lần khác tôi làm việc trong quán cà phê, nhưng ở một mình cả tuần là điều cần lưu ý.

Nếu bạn có kinh nghiệm gì về hỗ trợ ảo thì đừng quên để lại nhận xét cho mình nhé. Tuy nhiên, tôi không thể rời xa bạn nếu không trình bày khóa đào tạo cao cấp này về tài chính cá nhân.