অধিক লাভের জন্য প্রকল্পের খরচ নিয়ন্ত্রণ করুন

যে কোনো আর্থিক কৌশলে খরচ নিয়ন্ত্রণ একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। আপনি যখন আপনার প্রকল্পের অর্থের ট্র্যাক রাখছেন তখন আপনি কীভাবে বাজেটে থাকবেন? ব্যক্তিগত বাজেটের বিকাশের মতোই, আপনার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প উপলব্ধ রয়েছে: ব্যয় শ্রেণীবদ্ধ করুন, সবচেয়ে ব্যয়বহুল আইটেমগুলি নির্ধারণ করুন এবং প্রতিটি ক্ষেত্রে ব্যয় সীমিত করার জন্য সমাধান খুঁজুন। এই সমস্ত ক্রিয়া সম্পন্ন করার পরে, আপনি বাজেট নিয়ন্ত্রণ করতে সক্ষম হবেন, আপনার লাভজনকতা বিশ্লেষণ করতে এবং লাভ বৃদ্ধি।

কর্পোরেট বা ব্যক্তিগত যাই হোক না কেন খরচ নিয়ন্ত্রণের মূল নীতিগুলি সব বাজেটের জন্যই একই। এই অনুচ্ছেদে, Finance de Demain Consulting খরচ নিয়ন্ত্রণের ধারণা ব্যাখ্যা করে এবং কীভাবে এটি একটি বৃহত্তর খরচ ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে ফিট করে।

খরচ নিয়ন্ত্রণ কি?

খরচ নিয়ন্ত্রণ হল কোম্পানির মুনাফা বাড়ানোর লক্ষ্যে ব্যয় সনাক্তকরণ এবং হ্রাস করার একটি নীতি। এটি প্রকল্প স্তরে বা সম্পূর্ণ কোম্পানি স্তরে বাহিত হতে পারে।

এই ক্ষেত্রে, আমরা একটি প্রকল্প বা প্রকল্পের গ্রুপের কাঠামোর মধ্যে খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া প্রয়োগ করার উপর ফোকাস করব।

প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসেবে, খরচ নিয়ন্ত্রণ আপনাকে আপনার রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান নিরীক্ষণ করতে এবং বাজেট ওভাররানের প্রতিক্রিয়া জানাতে সাহায্য করবে।

আপনি যদি আপনার প্রকল্পের জন্য বাজেটের বেশি যান, একটি রিপোর্টিং টুলও কাজে আসতে পারে। ধরুন আপনি যে ফ্রিল্যান্স ডিজাইনারটিকে একটি নতুন প্রকল্পের জন্য নিয়োগ করেছেন তিনি ছবিগুলি সম্পাদনা করতে প্রত্যাশার চেয়ে অনেক বেশি সময় নিয়েছেন৷

এই অতিরিক্ত খরচ শনাক্ত করার পর, আপনি খরচ কমাতে এবং দক্ষতা অর্জনের জন্য আপনার পরবর্তী প্রকল্পের জন্য একজন ইন-হাউস ডিজাইনার নিয়োগের সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

কিভাবে খরচ নিয়ন্ত্রণ একটি পার্থক্য করতে পারেন?

আপনার দল কি প্রকল্পের সুযোগ বা বাজেট পূরণ করতে ব্যর্থ হচ্ছে? এখানেই খরচ নিয়ন্ত্রণ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। এমনকি যদি আপনি বাজেটে থাকেন, খরচ নিয়ন্ত্রণ করা আপনাকে এটিকে আরও কমাতে এবং পথে রাজস্ব বাড়াতে সাহায্য করতে পারে।

এই প্রক্রিয়াটি কোম্পানির সামগ্রিক ব্যয় সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে: এটি সবচেয়ে ব্যয়বহুল ক্ষেত্রগুলিকে হাইলাইট করে এবং এই প্রতিটি ক্ষেত্রে ব্যয়কে আরও চিহ্নিত করে৷

প্রথম ধাপ হিসেবে, এই স্কেলে খরচ কমানোর লক্ষ্যে এবং এইভাবে কোম্পানির সম্ভাব্য মুনাফা বাড়ানোর লক্ষ্যে প্রকল্পে খরচ নিয়ন্ত্রণ প্রয়োগ করা যেতে পারে।

খরচ নিয়ন্ত্রণ কৌশল কি কি?

প্রাথমিকভাবে, খরচ নিয়ন্ত্রণ ব্যবসার উচ্চ স্তরে ঘটতে পারে, তবে এটি প্রায়শই প্রকল্প স্তরে সঞ্চালিত হয়। এই স্তরে আপনি প্রকল্প প্রতি প্রকৃত খরচ মূল্যায়ন করতে পারেন এবং কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারেন।

একটি প্রকল্পের খরচ আরও ভালভাবে নিয়ন্ত্রণ করার জন্য অনুসরণ করার জন্য এখানে পাঁচটি পদক্ষেপ রয়েছে:

1. আপনার বাজেট পরিকল্পনা করুন

প্রথমত, একটি বিস্তারিত খরচ অনুমান পেতে এবং কার্যকরভাবে সম্পদ বরাদ্দ করার জন্য আপনাকে আপনার বাজেট পরিকল্পনা করতে হবে। একটি বিশদ প্রজেক্ট প্ল্যান ডেভেলপ করলে খরচের পার্থক্য কমে যাবে, যা আপনার আসল বাজেট এবং প্রকৃত খরচের মধ্যে পার্থক্য।

আপনার বাজেট পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত করুন:

• প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় দলের সদস্য সংখ্যা
• প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময়ের একটি অনুমান
• প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ

প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং উপকরণ গণনা করার সময়, আপনার বাজেটে কিছুটা শিথিলতা রাখুন। অপ্রত্যাশিতটি অস্বাভাবিক নয় এবং আপনাকে প্রকল্পের সময়সীমা বাড়ানো বা অতিরিক্ত সংস্থানগুলির অনুরোধ করতে হতে পারে।

2. সমস্ত খরচ নিরীক্ষণ

প্রকল্প ব্যয় নিয়ন্ত্রণের দ্বিতীয় ধাপ হল প্রকল্প ব্যয়ের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা। আপনি যদি রিয়েল টাইমে খরচের পার্থক্য লক্ষ্য করেন তবে আপনি আরও সহজে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নিতে সক্ষম হবেন।

প্রজেক্ট শেষ হলে অনেক দেরি হয়ে যাবে, টাকাও খরচ হবে। এই মুহুর্তে, আপনাকে যা করতে হবে তা হল ভবিষ্যতে এই পরিস্থিতির পুনরাবৃত্তি রোধ করার জন্য এটি থেকে শিখতে হবে।

একটি প্রকল্পের সময় আপনার খরচ কার্যকরভাবে নিরীক্ষণ করতে, প্রকল্পের মাইলফলক সেট করুন। প্রতিটি মাইলফলক এ, আপনি আপনার খরচ বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে প্রকল্পের সুযোগকে সম্মান করা হয়েছে। এবং আপনি যদি কখনও প্রদত্ত মাইলফলকে খরচ বাড়ার বিষয়টি লক্ষ্য করেন, আপনি পরবর্তীতে প্রকল্পে সেগুলি কমানোর একটি সমাধান খুঁজে পেতে পারেন।

3. পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ব্যবহার করুন

প্রকল্পের পরিকল্পনা পর্বের সময় স্পষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করা অপরিহার্য। আপনি এই লক্ষ্যগুলি অর্জন নিশ্চিত করতে, একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া প্রয়োজন হতে পারে।

পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ হল একটি প্রকল্পের সময় স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা করা সমস্ত পরিবর্তনগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করে এমন একটি ধাপ। এটি আপনাকে লক্ষ্যগুলির প্রবাহকে রোধ করার অনুমতি দেয় পরিবর্তনগুলি উপস্থিত হওয়ার সাথে সাথে আপনাকে প্রস্তুত করে এবং এইভাবে প্রকল্পটিকে সেই অনুযায়ী অভিযোজিত করে।

4. একটি নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার পর্যায়গুলি

প্রাইমিং

পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া শুরু হয় যখন কোনো স্টেকহোল্ডার প্রকল্পে পরিবর্তনের জন্য অনুরোধ করে। অনুরোধটি পরিবর্তিত হতে পারে: এটি সময়সীমার এক্সটেনশন বা নতুন প্রকল্প সরবরাহযোগ্য হতে পারে।

মূল্যায়ন

প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা বিভাগীয় প্রধান প্রাথমিক তথ্যের জন্য অনুরোধ স্ক্যান করেন, যেমন প্রয়োজনীয় সংস্থান, অনুরোধের প্রভাব এবং অনুরোধের প্রাপক। প্রাথমিক মূল্যায়নের পর, পরিবর্তনের অনুরোধ বিশ্লেষণের পর্যায়ে চলে যায়।

বিশ্লেষণ

বিশ্লেষণ পর্বের সময়, প্রাসঙ্গিক প্রকল্প ব্যবস্থাপক অনুরোধটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন। কিছু ক্ষেত্রে, পরিবর্তনের অনুমোদন নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ কমিটি গঠন করা যেতে পারে। প্রজেক্ট ম্যানেজার অনুরোধটি অনুমোদন বা অস্বীকার করেন এবং দলকে অবহিত করেন।

প্রকল্পের আকারের উপর নির্ভর করে, প্রকল্প ব্যবস্থাপক সমস্ত প্রকল্পের স্টেকহোল্ডারদের তথ্য প্রাপ্ত হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি পরিবর্তন লগের পরিবর্তনটিও লগ করতে পারেন।

বাস্তবায়ন

একটি পরিবর্তন বাস্তবায়ন প্রকল্পের পর্যায়ের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে, তবে সাধারণত টাইমলাইন এবং বিতরণযোগ্য আপডেট করা, সেইসাথে প্রকল্প দলকে অবহিত করা জড়িত।

আপনাকে প্রকল্পের সুযোগ মূল্যায়ন করতে হবে এবং যাচাই করতে হবে যে টাইমলাইন পরিবর্তন করা পরিকল্পিত উদ্দেশ্যগুলিতে বড় প্রভাব ফেলবে না।

বেড়া

অনুরোধটি নথিভুক্তকরণ, প্রচার এবং বাস্তবায়নের পরে, আপনি সমাপ্তি পর্যায়ে যেতে পারেন। এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনার কাছে একটি আনুষ্ঠানিক ক্লোজআউট পরিকল্পনা রয়েছে যাতে সমস্ত দলের সদস্য ভবিষ্যতে এই তথ্যটি অ্যাক্সেস করতে এবং উল্লেখ করতে পারে।

কার্যকরভাবে আপনার প্রকল্পের পরিবর্তন পর্যালোচনা করে, খরচ নিয়ন্ত্রণ স্বাভাবিকভাবে আসা উচিত.

একটি প্রকল্পের বাজেট এবং সাফল্যের সঠিকভাবে পূর্বাভাস দেওয়ার সাথে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বিবেকপূর্ণ ব্যবস্থাপনা বজায় রাখা জড়িত। পথে অপ্রত্যাশিত ঘটনাগুলি অবশ্যম্ভাবী, কিন্তু নির্দিষ্ট সিস্টেমের প্রতিষ্ঠা এই বিচ্যুতিগুলির বিরুদ্ধে রক্ষা করতে সাহায্য করে।

4. আপনার সময় পরিচালনা করুন

সময় ব্যবস্থাপনা ব্যয় নিয়ন্ত্রণের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ: যখন একটি প্রকল্পের মোট সময়কাল বৃদ্ধি পায়, তখন প্রকল্পের মোট ব্যয়ও বৃদ্ধি পায়। বরাদ্দকৃত বাজেট অতিক্রম না করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই সর্বোপরি প্রকল্পের সময়সূচীকে সম্মান করতে হবে।

উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল গ্রহণ করুন এবং দলের সদস্যদের বাজেটের মধ্যে সময়মতো কাজ সম্পূর্ণ করতে সহায়তা করুন।

এখানে কিছু সময় ব্যবস্থাপনা টিপস আছে:

টাইমবক্সিং

টাইমবক্সিং হল একটি লক্ষ্য-ভিত্তিক সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল যা একটি "এর মধ্যে কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে জড়িত। সময়ের ব্লক ».

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি ব্লগ পোস্ট লিখতে চান, আপনি এটির রূপরেখার জন্য একটি দুই-ঘন্টা ব্লক তৈরি করতে পারেন। তারপর, বিরতির পরে, আপনি প্রথম খসড়া তৈরি করতে তিন ঘন্টার অন্য ব্লকে ফিরে যেতে পারেন।

টাইম ব্লকিং

টাইম ব্লকিং টাইমবক্সিংয়ের অনুরূপ, তবে প্রতিটি পৃথক কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণের পরিবর্তে, আপনি সম্পর্কিত কাজের জন্য আপনার ক্যালেন্ডারের নির্দিষ্ট সময়সীমা ব্লক করবেন।

পোমোডোরো পদ্ধতি

টাইমবক্সিং এবং টাইম ব্লকিংয়ের মতো, পোমোডোরো কৌশল আপনাকে অল্প সময়ের মধ্যে আপনার কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে এবং কাজের সেশনগুলির মধ্যে বিরতি নিতে সহায়তা করে।

উদাহরণস্বরূপ, 25 মিনিটের জন্য কাজ করুন, তারপর চারবার পাঁচ মিনিটের বিরতি নিন। তারপর, চতুর্থ কাজের সেশনের পরে, একটি দীর্ঘ বিরতি নিন 20 বা 30 মিনিটs.

টড গিলে ফেলুন

Sমার্ক টোয়েনের একটি বিখ্যাত উদ্ধৃতি অনুসারে: "আপনাকে যদি একটি টোড গিলে ফেলতে হয়, তবে আপনি সকালে প্রথমে এটি করা ভাল।" সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল "ব্যাঙ খাও" এই শব্দগুলি দ্বারা অনুপ্রাণিত হয় এবং আপনাকে কম গুরুত্বপূর্ণ বা কম জরুরী বিষয়ে কাজ করার আগে গুরুত্বপূর্ণ বা জটিল কাজগুলির যত্ন নিতে উত্সাহিত করে।

প্যারেটো নীতি

তারপরও ফোন করে 80-20 নিয়ম এই নীতিটি একটি মৌলিক নিয়মের উপর ভিত্তি করে: আমরা 20% কাজ সম্পন্ন করার জন্য আমাদের সময়ের 80% ব্যয় করি। সুনির্দিষ্টভাবে, এই 80% কাজগুলিকে পর্যাপ্তভাবে দ্রুত প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হওয়ার ফলে বাকি 20% এর যত্ন নেওয়ার জন্য আমাদের কাজের দিনে আমাদের আরও বেশি সময় দেয় যা আমাদের 80% সময় নেবে।

কাজ করা হচ্ছে (GTD)

দ্বারা উদ্ভাবিত ডেভিড অ্যালেন 2000 এর দশকের প্রথম দিকে, পদ্ধতি " থিংস সম্পন্ন হচ্ছে » বা ফরাসি ভাষায় "জিনিস সম্পন্ন করা", আগে থেকে লিখিতভাবে পরিকল্পিত কাজের একটি তালিকা তৈরি করার সুপারিশ করে। এই বিবেচনাগুলি থেকে মুক্ত হয়ে গেলে, কাজের ব্যবস্থাপনার সরঞ্জামগুলির উপর নির্ভর না করে, আপনি কী করবেন তা চিন্তা না করেই পদক্ষেপ নিতে সক্ষম হবেন।

খরচ নিয়ন্ত্রণের অংশ হিসাবে উত্পাদনশীলতার উপর ফোকাস করা বিপরীতমুখী বলে মনে হতে পারে, কিন্তু প্রকল্পের কর্মক্ষমতা নগদ প্রবাহের ভিত্তি।

যদি আপনার দল উৎপাদনশীল না হয়, তাহলে আপনি প্রকল্পের সময়সীমা পূরণ করবেন না এবং সময়সীমা পূরণ করতে ব্যর্থ হলে অতিরিক্ত খরচ হবে। যৌক্তিকভাবে, আপনার প্রকল্পের খরচ বেশি হলে, আপনার কোম্পানির নগদ প্রবাহ কমে যায়। 

5. ট্র্যাক অর্জিত মান

আপনার অর্জিত মূল্য ট্র্যাক করা আপনাকে একটি প্রকল্পের আর্থিক ফলাফলের পূর্বাভাস দিতে সাহায্য করতে পারে। এই খরচ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি খরচ অ্যাকাউন্টিং জ্ঞান প্রয়োজন. এটি আপনাকে পরিবর্তনশীল খরচের সূত্রপাত সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে এবং সেইজন্য ভবিষ্যতের প্রকল্পগুলিতে বৈচিত্র্য প্রতিরোধ করতে পারে।

অর্জিত মূল্য হল একটি প্রকল্পের মধ্যে প্রকৃতপক্ষে সম্পন্ন করা কাজের পরিমাণ। অর্জিত মূল্য ট্র্যাক করতে এবং আপনি সময়সূচীতে আছেন কিনা তা দেখতে, আপনাকে প্রকল্প বাজেট দ্বারা সম্পন্ন করা কাজের শতাংশ গুণ করতে হবে।

অর্জিত মান ট্র্যাক করার পদক্ষেপ

অর্জিত মান ট্র্যাক করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

পদক্ষেপ 1: শতাংশ হিসাবে প্রতিটি কাজ সমাপ্তির ডিগ্রী নির্ধারণ করুন।

পদক্ষেপ 2: পরিকল্পিত মান সেট করুন (পরিকল্পিত মান বা PV) বা পরিকল্পিত কাজের বাজেট করা খরচ। এটি পরিকল্পিত কাজ সম্পন্ন করার জন্য অনুমোদিত বাজেট।

পদক্ষেপ 3: অর্জিত মান নির্ধারণ করুন (Eসজ্জিত মান বা ইভি), অথবা সম্পাদিত কাজের বাজেট করা খরচ। এটি আসলে সম্পন্ন কাজের পরিমাণ।

পদক্ষেপ 4: প্রকৃত খরচ নির্ধারণ করুন (প্রকৃত খরচ বা এসি), যা সম্পাদিত কাজের প্রকৃত খরচ প্রতিনিধিত্ব করে। এগুলি ইতিমধ্যে সম্পন্ন করা কাজের সাথে সম্পর্কিত ব্যয়।

পদক্ষেপ 5: খরচের পার্থক্য গণনা করুন (কস্ট ভ্যারিয়েন্স বা সিভি) প্রকৃত খরচ থেকে অর্জিত মান বিয়োগ করে (CV = EV – AC)।

পদক্ষেপ 6: ফলাফল কম্পাইল করুন।

প্রথম তিনটি ধাপের জন্য, আপনাকে আপনার প্রকল্পের জন্য খরচের তথ্য সংগ্রহ করতে হবে, যেখানে শেষ তিনটি ধাপে আপনাকে গণনা এবং বিশ্লেষণ করতে হবে। খরচের পার্থক্যগুলি আপনার প্রকল্পের খরচের অবস্থার প্রতিনিধিত্ব করে।

আপনি যখন খরচ নিয়ন্ত্রণ করেন, তখন আপনার সিভি হল সেই মেট্রিক যা নির্ধারণ করে যে আপনার প্রকল্প বাজেটের সাথে ট্র্যাকে আছে কিনা। ক নেতিবাচক সিভি মানে প্রকল্পের বাজেট বেশি।

আপনি খরচ নিয়ন্ত্রণ বা খরচ পরিচালনা করা উচিত?

ব্যয় নিয়ন্ত্রণের সাথে ব্যয় নিয়ন্ত্রণকে বিভ্রান্ত করা সাধারণ। এই দুটি স্বতন্ত্র পদ যা সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত এবং বোঝা প্রয়োজন। খরচ নিয়ন্ত্রণ হল খরচ ব্যবস্থাপনার বৃহত্তর ব্যবস্থার মধ্যে একটি উপ-প্রক্রিয়া।

যদিও খরচ নিয়ন্ত্রণ হল ব্যয় সনাক্তকরণ এবং লাভ বাড়ানোর জন্য সেগুলি হ্রাস করার বিষয়ে, খরচ ব্যবস্থাপনা হল একটি প্রকল্পের খরচ অনুমান, বাজেট এবং নিয়ন্ত্রণের সামগ্রিক প্রক্রিয়া।

আপনার কোম্পানী সম্ভবত খরচ ব্যবস্থাপনা জড়িত অনেক কর্মচারী আছে. আপনার দলের আকারের উপর নির্ভর করে, বিভিন্ন লোক সম্পদ পরিকল্পনা এবং বাজেটের উপর কাজ করতে পারে।

কার্যকর খরচ নিয়ন্ত্রণের জন্য, ব্যবসার বাজেটের প্রতিটি অংশে যথেষ্ট মনোযোগ দিতে এবং এটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বিশ্লেষণ করার জন্য দলগুলিকে ব্যবসার বিভিন্ন স্তরে ব্যয় নিরীক্ষণ করতে হবে।

আপনার প্রকল্পের খরচ ট্র্যাক এবং কমাতে খরচ নিয়ন্ত্রণ ব্যবহার করুন

প্রকল্প ব্যয় কমাতে খরচের ডেটা ট্র্যাক করা একটি ক্লান্তিকর প্রক্রিয়া, কিন্তু খরচ ব্যবস্থাপনা লাভজনকতার উপর সরাসরি প্রভাব ফেলে।

কার্যকরভাবে খরচ পরিচালনা করার জন্য, আপনার নখদর্পণে সমস্ত তথ্য পেতে একটি কাস্টমাইজযোগ্য ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন৷ এই অটোমেশন আপনাকে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট এবং কস্ট কন্ট্রোলের মধ্যে ধাক্কাধাক্কি করতে দেবে, সব এক জায়গায়।

আমাদের একটি মন্তব্য করুন. কিন্তু আপনি যাওয়ার আগে, এখানে আছে একটি রোবট যা আপনাকে EUR/USD ট্রেডিংয়ের মাধ্যমে খুব সহজে আয় করতে দেয়.