Comment faire le plan de communication d’un projet ?

29 juillet 2021 Par Faustin Djoufouet

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Les plans de communication sont importants pour vos projets. Une communication efficace, à la fois interne et externe, est essentielle à la réussite du projet. Il est essentiel d’avoir un plan de communication du projet décrivant les parties prenantes, ainsi que quand et comment les atteindre. Cet article couvre :

  • Les avantages des plans de communication de projet
  • Quoi inclure dans un plan de communication
  • Comment rédiger un plan de communication
  • Et comment utiliser un plan de communication tout au long du projet

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Avantages Des Plans De Communication De Projet

À la base, les plans de communication du projet facilitent une communication efficace. Ils faciliteront le déroulement de vos projets et vous aideront à éviter l’échec du projet. Parmi les autres avantages majeurs, citons la définition et la gestion des attentes, une meilleure gestion des parties prenantes et l’assistance au processus de planification du projet.

Définir et gérer les attentes

Les communications du projet sont une voie à double sens. Tout comme la planification de projet, les attentes doivent être définies et l’équipe de projet et les parties prenantes du client doivent assumer leurs responsabilités pour que la communication se déroule sans heurts.

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Bien qu’un projet ne démarre pas sans un plan de projet en place, les plans de communication du projet ne sont pas aussi facilement discutés, mais ils devraient l’être.

En informant le client dès le début du processus de projet de ce à quoi il peut s’attendre, vous donnez le ton à l’ensemble du projet, en commençant par le processus de proposition de projet.

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Il est également utile pour eux de savoir à l’avance ce dont vous aurez besoin de leur part afin qu’ils puissent être préparés le moment venu.

Gestion des parties prenantes et des clients

Tout au long d’un projet, une communication réussie sur l’alignement sur les objectifs et les jalons, et le réalignement ultérieur sur ceux-ci à mesure que les projets changent, sont essentiels pour l’adhésion des parties prenantes et la transparence sur l’ état du projet .

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La communication est essentielle pour maintenir une bonne relation avec le client, et un plan de communication de projet peut vous aider à maintenir cette compréhension partagée de ce qui se passe et de ce qui devrait se passer tout au long de votre projet.

Planification de projet

Un plan de communication de gestion de projet définit comment les informations critiques seront fournies tout au long du projet, par qui et à quelle fréquence. Pendant que vous terminez la planification du projet, vous devez également terminer la planification des communications.

Tous les projets ne sont pas créés égaux, et pour cette raison, un plan de communication de projet est unique à votre projet, c’est pourquoi il est important d’y penser lorsque vous créez votre plan de projet après le lancement.

Les grands projets ont des besoins de communication différents de ceux des petits projets, et il en va de même pour les projets avec des équipes de parties prenantes par rapport à un seul contact de projet.

Les projets avec des objectifs, des budgets, des délais et même des livrables différents nécessitent tous une communication adaptée à ces besoins, et c’est quelque chose à garder à l’esprit lorsque vous créez un plan de communication de projet.

Quoi Inclure Dans Les Plans De Communication

Bien que les spécificités de votre plan de communication varient en fonction du type et de la portée du projet, quelques éléments clés doivent être inclus dans chaque plan de communication de projet que vous créez :

Parties prenantes clés

Notez toutes les parties prenantes clés, y compris votre contact client principal. Incluez des informations de contact telles que des numéros de téléphone et des e-mails, afin que toute personne qui accède au plan de communication puisse trouver ces informations.

Membres de l’équipe

Incluez les principaux membres de l’équipe de votre projet ainsi que leurs rôles. Ceci est pratique pour toute personne nouvelle ou peu familiarisée avec le projet. Dressez la liste des membres de votre équipe impliqués dans la communication des livrables, dans la conduite des discussions stratégiques ou dans la manière dont vous gérerez les conversations techniques entre les parties prenantes et votre équipe.

Méthodes de communication

Décrivez les principales méthodes de communication et les différents canaux que vous utiliserez pour contacter les parties prenantes. Utilisez les e-mails, les appels téléphoniques, les réunions en présentiel, les réunions vidéo, les médias sociaux ou tout autre. Inclure des notes sur les canaux préférés des parties prenantes.

Type de communication

Incluez les types de communication, comment cette communication sera partagée, ce qui sera inclus et avec qui cette communication sera. Par exemple, vous pouvez fournir des rapports d’état hebdomadaires au client.

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Réfléchissez à la façon dont vous fournirez cela, à qui cela sera fourni et quelles informations doivent figurer dans le rapport.

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Style de communication

Cela peut être décomposé par les parties prenantes et les méthodes de communication. Une certaine partie prenante préfère-t-elle uniquement la communication formelle, ou pouvez-vous adopter un ton un peu plus décontracté ?

Calendrier des réunions

Bien que vous puissiez ajuster cela au besoin tout au long du projet, il est utile d’avoir une première idée de la fréquence à laquelle vous rencontrerez les parties prenantes. Selon la portée du projet, vous pouvez également indiquer la fréquence à laquelle vous enverrez des e-mails au client. Incluez également des réunions d’équipe internes dans votre calendrier de réunions.

Messages clés

Pour chaque partie prenante, déterminez le message ou l’information clé qui devra leur être communiquée tout au long du projet. Cela inclut également toutes les informations ou commentaires dont vous aurez besoin de leur part.

Objectifs de communication

Un plan de communication qui comprend des objectifs de communication peut vous aider à prendre des décisions en fonction de ce que vous essayez d’atteindre.

Comment Rédiger Votre Propre Plan De Communication De Projet

1. Comprenez vos paramètres

Un plan de communication de projet n’a pas besoin d’être formel. Mais il doit au moins être écrit pour votre propre référence. Tenez compte de la grammaire, non pas parce que vous voulez avoir l’air intelligent, mais parce que vous voulez être clair et compris.

Les outils d’écriture peuvent vous aider à gérer cela sans prendre trop de temps. Avec cela dans l’ordre, vous pouvez commencer à créer votre contenu en toute confiance.

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Tout d’abord, il permet de s’asseoir et de définir les paramètres du projet. Il s’agit de la taille du projet, informations sur l’entreprise du client, les livrables du projet, le calendrier et l’équipe de projet.

Pensez aux styles de communication de votre équipe et de celui de votre client :

  • Quel est le succès des communications jusqu’à présent ?
  • Votre client a-t-il indiqué une préférence pour la communication : a-t-il tendance à téléphoner lorsqu’il a une question ou est-il centré sur le courrier électronique ?
  • Vous êtes-vous rencontré en personne ou par vidéo ?
  • À quelle fréquence votre équipe interagit-elle directement avec vous sur un projet ? Préfèrent-ils le contexte écrit aux réunions ?

Une fois que vous avez compris l’équipe et les clients avec lesquels vous travaillez, vous pouvez appliquer cela à un plan d’action de communication.

2. Définissez vos objectifs et vos parties prenantes

Énumérez les livrables de votre projet et les principales parties prenantes du projet. Ensuite, ajoutez les objectifs de votre projet à cette liste : réfléchissez à ce qu’est une communication de projet réussie, non seulement avec votre client, mais aussi avec votre équipe.

Cette liste guidera les décisions liées à la communication.

3. Faire un plan de communication

Maintenant, il est temps de faire le plan. Définissez votre approche des communications que vous aurez tout au long de votre projet. Connaissant les objectifs de votre projet, réfléchissez à la fréquence à laquelle vous communiquerez avec vos parties prenantes clientes, comment vous le ferez et ce que ces communications incluront.

Vous pouvez décider d’utiliser plusieurs approches, comme des enregistrements téléphoniques hebdomadaires pour mettre à jour le calendrier et l’avancement du budget, ainsi que des e-mails quotidiens pour des questions à la volée et des réunions en personne moins fréquentes pour présenter les principaux jalons du projet.

Quoi que vous décidiez, gardez à l’esprit vos paramètres et objectifs. Ceux-ci devraient vous aider à identifier les types de communication qui seront les plus bénéfiques pour votre projet et à quel point vos communications devront être détaillées ou approfondies.

Comment utiliser un plan de communication du projet

1. Partagez-le avec votre équipe

Le partage du plan avec votre équipe les informera de votre cadence de communication, ce qui affecte leur travail et les dates de livraison, mais leur donnera également plus de contexte sur la façon dont vous communiquerez et avec qui.

Le partage de ces informations signifie que votre équipe peut vous aider à mettre en œuvre le plan de communication.

2. Restez sur la bonne voie

Assurez-vous que votre équipe connaît et comprend votre plan de communication afin que votre client reçoive des informations cohérentes et significatives qui lui sont transmises tout au long du projet.

Réservez toutes les réunions clés du projet dès que vous avez un plan en place et ajoutez des rappels à votre calendrier pour des enregistrements réguliers et même des e-mails de projet afin que vous restiez sur la bonne voie avec les éléments importants que vous avez définis dans votre plan.

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Si à un moment donné vous vous écartez de votre plan de communication et que vous avez du mal à y revenir, reconsidérez l’approche que vous avez définie :

  • Est-ce que cela correspond toujours aux objectifs de votre projet ?
  • Les objectifs ou les parties prenantes ont-ils changé de quelque manière que ce soit depuis le début du projet ?
  • Existe-t-il des moyens plus efficaces de communiquer les informations sur le projet à ce stade ?

Plan De Communication = Succès

Avoir un plan de communication de projet vous donne les outils pour communiquer efficacement. Un plan peut également vous permettre de réévaluer votre approche et les besoins de votre client si nécessaire.

Peu importe à quel point votre plan de communication de projet peut être formel ou informel, cela peut faire la différence entre un projet très réussi et efficace et un projet qui ne fait que patiner sans un plan solide en place.

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Considérez-le comme un autre moyen de définir et de vérifier les attentes tout au long d’un projet. Considérez-le comme un moyen d’assurer une communication significative et réussie en toute simplicité.

Qu’est-Ce Que Tu Penses ?

Dans quelle mesure un plan de communication de projet est-il essentiel pour la réussite d’un projet ? Pensez-vous que les chefs de projet doivent toujours rédiger un plan de communication pour les projets, quelle que soit leur taille ? Faites-moi part de vos impressions en laissant un commentaire !

Cependant, si vous souhaitez prendre le contrôle de vos finances personnelles en six mois, je vous recommande fortement ce guide.

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