Nadzorujte stroške projekta za večjo donosnost

Nadzor nad stroški igra ključno vlogo v vsaki finančni strategiji. Kako ostanete v skladu s proračunom, ko spremljate svoje projektne finance? Tako kot pri oblikovanju osebnega proračuna vam je na voljo več možnosti: razvrščanje stroškov, določanje najdražjih postavk in iskanje rešitev za omejitev izdatkov na posameznem področju. Ko boste izvedli vsa ta dejanja, boste lahko nadzorovali proračun, za analizo vaše donosnosti in povečati dobiček.

Osnovna načela obvladovanja stroškov so enaka za vse proračune, bodisi poslovne ali osebne. V tem članku Finance de Demain Consulting Razloži koncept nadzora stroškov in kako se prilega širšemu sistemu upravljanja stroškov.

Kaj je obvladovanje stroškov?

Obvladovanje stroškov je načelo prepoznavanja in zmanjševanja stroškov z namenom povečanja dobička podjetja. Izvaja se lahko na ravni projekta ali na ravni celotnega podjetja.

V tem primeru se bomo osredotočili na uporabo procesa obvladovanja stroškov v okviru projekta ali skupine projektov.

Kot vodja projekta vam bo nadzor stroškov služil za spremljanje vašega načrta upravljanja virov in odzivanje na prekoračitve proračuna.

Če za svoj projekt presežete proračun, vam lahko pride prav tudi orodje za poročanje. Recimo, da je samostojni oblikovalec, ki ste ga najeli za nov projekt, urejanje slik potreboval veliko dlje, kot je bilo pričakovano.

Ko ugotovite te dodatne stroške, se lahko odločite, da za svoj naslednji projekt najamete notranjega oblikovalca, da zmanjšate stroške in povečate učinkovitost.

Kako lahko obvladovanje stroškov vpliva?

Ali vaša ekipa ne dosega obsega projekta ali proračuna? Tukaj postane nadzor nad stroški pomemben. Tudi če ste omejeni s proračunom, vam lahko z nadzorom stroškov pomagate, da jih dodatno zmanjšate in s tem povečate prihodke.

Ta proces zagotavlja vpogled v celotno porabo podjetja: izpostavi najdražja področja in dodatno identificira porabo na vsakem od teh področij.

Kot prvi korak se lahko za projekt uporabi nadzor stroškov s ciljem zmanjšanja stroškov v tem obsegu in s tem potencialnega povečanja dobička podjetja.

Kaj so tehnike nadzora stroškov?

Na začetku se lahko nadzor nad stroški pojavi na višjih ravneh podjetja, pogosto pa na ravni projekta. Na tej ravni lahko ocenite dejanske stroške na projekt in jih učinkovito upravljate.

Tukaj je pet korakov, ki jih morate upoštevati za boljši nadzor nad stroški projekta:

1. Načrtujte svoj proračun

Najprej morate načrtovati svoj proračun, da dobite podrobno oceno stroškov in učinkovito razporedite sredstva. Razvijanje podrobnega načrta projekta bo zmanjšalo odstopanja stroškov, ki so razlika med vašim prvotnim proračunom in dejanskimi stroški.

V proračunski načrt vključite:

• Število članov ekipe, potrebnih za projekt
• Ocena časa, potrebnega za dokončanje projekta
• Materiali, potrebni za projekt

Pri izračunu časa in materialov, potrebnih za projekt, upoštevajte proračun. Nepričakovano ni neobičajno in morda boste morali podaljšati časovnico projekta ali zahtevati dodatne vire.

2. Spremljajte vse stroške

Drugi korak pri nadzoru stroškov projekta je spremljanje napredka stroškov projekta. Lažje boste lahko sprejeli korektivne ukrepe, če boste opazili odstopanja stroškov v realnem času.

Ob koncu projekta bo prepozno, denar bo porabljen. Na tej točki se morate le nekaj naučiti iz tega, da preprečite, da bi se ta situacija v prihodnosti ponovila.

Za učinkovito spremljanje stroškov med projektom določite mejnike projekta. Pri vsakem mejniku lahko analizirate svoje stroške in zagotovite, da se upošteva obseg projekta. In če kdaj opazite prekoračitve stroškov na danem mejniku, lahko pozneje v projektu najdete rešitev za njihovo zmanjšanje.

3. Uporabljajte sisteme za nadzor sprememb

Bistveno je, da si v fazi načrtovanja projekta določite jasne cilje. Za zagotovitev doseganja teh ciljev bo morda potreben postopek nadzora sprememb.

Nadzor sprememb je nabor korakov, ki urejajo vse spremembe, ki jih izvedejo deležniki med projektom. Omogoča vam, da preprečite zamik ciljev, tako da vas pripravi na spremembe takoj, ko se pojavijo, in tako ustrezno prilagodi projekt.

4. Faze kontrolnega procesa

polnjenje

Postopek nadzora sprememb se začne, ko deležnik zahteva spremembo projekta. Zahteva je lahko različna: lahko gre za podaljšanje rokov ali nove rezultate projekta.

Evalvacija

Vodja projekta ali vodja oddelka pregleda zahtevo za osnovne informacije, kot so potrebni viri, učinek zahteve in prejemniki zahteve. Po začetni oceni se zahteva za spremembo premakne v fazo analize.

analiza

Med fazo analize zadevni vodja projekta odobri ali zavrne zahtevo. V nekaterih primerih se lahko ustanovi odbor za nadzor sprememb, ki nadzoruje odobritev sprememb. Vodja projekta odobri ali zavrne zahtevo in o tem obvesti ekipo.

Odvisno od velikosti projekta lahko vodja projekta spremembo zabeleži tudi v dnevnik sprememb, da zagotovi, da vse zainteresirane strani projekta prejmejo informacije.

Izvajanje

Izvedba spremembe se lahko razlikuje glede na stopnjo projekta, vendar na splošno vključuje posodobitev časovnice in rezultatov ter obveščanje projektne skupine.

Oceniti morate obseg projekta in preveriti, ali sprememba časovnice ne bo imela večjega vpliva na načrtovane cilje.

Ograja

Po dokumentiranju, razširjanju in izvajanju zahteve lahko preidete na zaključno fazo. Priporočljivo je, da imate uradni načrt za zaprtje, tako da lahko vsi člani ekipe dostopajo do teh informacij in se nanje obrnejo v prihodnosti.

Z učinkovitim pregledovanjem sprememb vaših projektov bi moral nadzor nad stroški priti sam po sebi.

Natančna napoved proračuna in uspeha projekta vključuje vzdrževanje vestnega upravljanja od začetka do konca. Nepredvideni dogodki na poti so neizogibni, vendar vzpostavitev določenih sistemov pomaga zaščititi pred temi odstopanji.

4. Upravljajte s svojim časom

Upravljanje s časom je sestavni del obvladovanja stroškov: ko se celotno trajanje projekta poveča, se povečajo tudi skupni stroški projekta. Da ne bi presegli dodeljenega proračuna, morate predvsem upoštevati časovni načrt projekta.

Sprejmite strategije upravljanja s časom, da povečate produktivnost in pomagate članom ekipe dokončati delo pravočasno v okviru proračuna.

Tukaj je nekaj nasvetov za upravljanje časa:

Timeboxing

Timeboxing je ciljno usmerjena strategija upravljanja s časom, ki vključuje dokončanje nalog znotraj blok časa ".

Na primer, če morate napisati objavo v spletnem dnevniku, lahko ustvarite dvourni blok, da jo orišete. Potem se lahko po odmoru vrnete v drug blok treh ur, da naredite prvi osnutek.

Časovna blokada

Blokiranje časa je podobno časovnemu razporejanju, vendar namesto da bi nastavili določeno količino časa za vsako posamezno opravilo, boste blokirali določena obdobja svojega koledarja za povezano delo.

Metoda Pomodoro

Tako kot timeboxing in časovno blokiranje vam tehnika Pomodoro pomaga dokončati svoje naloge v kratkem času in si vzeti odmore med delovnimi sejami.

Na primer, delajte 25 minut, nato štirikrat naredite petminutni odmor. Nato po četrti delovni seji naredite daljši odmor 20 ali 30 minuts.

pogoltniti krastačo

SPo znanem citatu Marka Twaina: "Če morate pogoltniti krastačo, je bolje, da to storite zjutraj." Strategija upravljanja s časom »pojej žabo« je navdihnjen s temi besedami in vas spodbuja, da najprej poskrbite za pomembne ali zapletene naloge, preden začnete z manj pomembnimi ali manj nujnimi.

Paretovo načelo

Še vedno se imenuje Pravilo 80-20 To načelo temelji na temeljnem pravilu: 20 % svojega časa posvetimo izvedbi 80 % dela. Natančneje, zmožnost obdelave teh 80 % opravil dovolj hitro nam torej pusti več časa med delovnim dnem, da poskrbimo za preostalih 20 %, kar nam bo vzelo 80 % časa.

Opravljanje stvari (GTD)

Izumil David Allen v zgodnjih 2000-ih je metoda " Dokončati delo » ali »Getting things done« v francoščini priporoča, da vnaprej naredite seznam načrtovanih nalog v pisni obliki. Ko boste osvobojeni teh pomislekov, boste lahko ukrepali, ne da bi morali ugotoviti, kaj storiti, namesto da bi se zanašali na orodja za upravljanje dela.

Morda se zdi protislovno osredotočanje na produktivnost kot del nadzora stroškov, vendar je uspešnost projekta temelj denarnega toka.

Če vaša ekipa ni produktivna, se ne boste držali projektnih rokov, neizpolnjevanje rokov pa povzroča dodatne stroške. Logično je, da če vaš projekt stane več, se denarni tok vašega podjetja zmanjša. 

5. Sledite zasluženi vrednosti

Sledenje zasluženi vrednosti vam lahko pomaga napovedati finančni izid projekta. Ta metoda obvladovanja stroškov zahteva poznavanje stroškovnega računovodstva. Lahko vam pomaga zaznati nastanek variabilnih stroškov in tako preprečiti odstopanja v prihodnjih projektih.

Prislužena vrednost je količina dejansko opravljenih nalog znotraj projekta. Če želite slediti zasluženi vrednosti in preveriti, ali ste v skladu z urnikom, morate odstotek opravljenih nalog pomnožiti s proračunom projekta.

Koraki za sledenje zasluženi vrednosti

Če želite slediti zasluženi vrednosti, sledite tem korakom:

Korak 1: določite stopnjo dokončanja vsake naloge v odstotkih.

Korak 2: nastavite načrtovano vrednost (Načrtovana vrednost ali PV) ali predvideni stroški načrtovanega dela. To je odobreni proračun za izvedbo načrtovanega dela.

Korak 3: določi zasluženo vrednost (Eprislužena vrednost ali EV) ali predvideni stroški opravljenega dela. To je količina dejansko opravljenega dela.

Korak 4: ugotoviti dejanske stroške (Dejanski stroški ali AC), ki predstavlja dejansko ceno opravljenega dela. Gre za stroške, ki se nanašajo na že opravljena dela.

Korak 5: izračuna odstopanja stroškov (Stroškovno odstopanje ali CV) z odštevanjem zaslužene vrednosti od dejanskih stroškov (CV = EV – AC).

Korak 6: zbrati rezultate.

Za prve tri korake morate zbrati informacije o stroških za vaš projekt, medtem ko morate za zadnje tri izvesti izračune in analize. Variance stroškov predstavljajo stanje stroškov vašega projekta.

Ko nadzirate stroške, je vaš življenjepis metrika, ki določa, ali je vaš projekt v skladu s proračunom. A Negativen CV pomeni, da projekt presega proračun.

Bi morali nadzirati stroške ali upravljati s stroški?

Običajno je zamenjati nadzor stroškov z upravljanjem stroškov. To sta dva različna pojma, ki ju je treba pravilno opredeliti in razumeti. Nadzor stroškov je podproces znotraj širšega sistema upravljanja stroškov.

Medtem ko gre pri nadzoru stroškov za prepoznavanje stroškov in njihovo zmanjševanje za povečanje dobička, je upravljanje stroškov celoten proces ocenjevanja, načrtovanja in nadzora stroškov projekta.

Vaše podjetje ima verjetno veliko zaposlenih, ki sodelujejo pri upravljanju stroškov. Odvisno od velikosti vaše ekipe lahko različni ljudje delajo pri načrtovanju virov in oblikovanju proračuna.

Za učinkovit nadzor nad stroški morajo ekipe spremljati porabo na različnih ravneh poslovanja, da bodo dovolj pozorne na vsak del poslovnega proračuna in ga temeljito analizirale.

Uporabite nadzor nad stroški za sledenje in zmanjšanje stroškov vašega projekta

Sledenje podatkom o stroških za zmanjšanje porabe projekta je dolgočasen postopek, vendar upravljanje stroškov neposredno vpliva na dobičkonosnost.

Za učinkovito upravljanje stroškov ustvarite prilagodljivo nadzorno ploščo, da boste imeli vse informacije na dosegu roke. Ta avtomatizacija vam bo omogočila žongliranje med vodenjem projekta in nadzorom stroškov, vse na enem mestu.

Pustite nam komentar. Toda preden odidete, tukaj je robot, ki vam omogoča zelo enostaven zaslužek s trgovanjem EUR/USD.