Vloga virtualnega asistenta v podjetju

Če ste kot večina blogerjev, ali ste vedno mislili, da morate iti sami? Je to vaš primer? In ja, večina podjetnikov začne sama ali najame virtualnega pomočnika.

V tem članku vam pokažem, zakaj je virtualni asistent pomemben za vaše podjetje. Toda najprej je tukaj tečaj usposabljanja, ki bo omogoča uspeh v podjetništvu.

Kaj je virtualni pomočnik?

Virtualni pomočnik (VA) je nekdo, ki nudi podporne storitve drugim podjetjem z oddaljene lokacije.

Izraz se je rodil v devetdesetih letih 1990. stoletja iz možnosti virtualnega dela zahvaljujoč tehnološkim izboljšavam. Virtualni pomočnik je nekdo, ki je najet za opravljanje dolgočasnih vsakodnevnih nalog vašega podjetja.

Morda je v drugem mestu, državi ali državi. To so lahko tudi ljudje, ki pridejo v vašo pisarno ali se srečajo v coworking prostoru enkrat na teden. Res je odvisno od vas.

Najpomembneje je, da brez težav opravijo naloge, ki jih njihova stranka potrebuje, bodisi zato, ker to sovraži ali ker jim vzame preveč časa.

Virtualni pomočniki so še posebej iskani med podjetniki in spletnimi podjetji. Ta podjetja potrebujejo pomoč, vendar ne želijo fizično zaposliti osebja. Da vam služim, Finance de Demain deluje s povprečno dvema virtualnima pomočnikoma.

Kaj počne virtualni pomočnik

V teoriji lahko virtualni pomočnik naredi vse, kar počne katero koli drugo podporno osebje. Vendar naloge virtualne podpore niso omejene na pisarniško delo. Številni virtualni pomočniki ponujajo marketinške storitve, spletno oblikovanje in drugo.

Nekateri virtualni pomočniki so specializirani za določen nabor spretnosti. Na primer, marketinški virtualni asistent opravlja le marketinško delo. Drugi virtualni pomočniki opravljajo različne naloge, vendar v določeni panogi. Na primer, virtualni asistent za nepremičninske družbe.

Večina virtualnih pomočnikov ima svoje domače podjetje za virtualne pomočnike. To jim omogoča, da zaslužijo več in imajo boljši nadzor nad nalogami, ki jih opravljajo. Vendar številna mala podjetja najamejo virtualne pomočnike kot del službe ali pogodbe.

Nazadnje, mnogi VA uporabljajo spletna mesta za samostojne sodelavce ali spletna mesta za coworking, da bi našli hitre, časovno omejene projekte.

Kako lahko virtualni asistent koristi vašemu podjetju?

Ker delegiranje nalog, ki jemljejo vaš čas in energijo, v katerih ne uživate in vas držijo v ciklu premikanja od ene dolgočasne naloge k drugi, vam bo VA omogočil, da ponovno pridobite nadzor nad svojimi zadevami.

Povečanje vaše ekipe pomeni, da lahko opravite bistveno delo, se osredotočite na strategijo in širšo sliko. Lahko začnete sanjati in načrtovati v večjem obsegu.

Kako veste, kdaj ste pripravljeni najeti virtualnega pomočnika?

Kdaj boste pripravljeni na zaposlitev, je za vsakogar drugače, zato je odločitev tako težka. Priporočamo, da najamete VA, preden mislite, da ste pripravljeni na delo.

Razlog za to je, da večina ljudi (vključno z mano!) čaka, da smo že na točki "norosti", da začnemo delegirati in prositi za pomoč pri poslu. Torej, če ste pripravljeni razširiti svoje podjetje in mislite, da ste pripravljeni, toplo priporočam, da začnete iskati svojega virtualnega pomočnika.

Za oba bo veliko lažje, če nekoga pripelješ v ekipo, ko so razmere nekoliko bolj umirjene, tako da stvari tečejo gladko, ko so najbolj obremenjeni.

Tukaj je nekaj vprašanj, na katera morate odgovoriti, preden sprejmete končno odločitev o zaposlitvi:

• Ste pripravljeni na hitrejšo rast vašega podjetja kot do sedaj?
• Si lahko privoščite, da nekoga plačate vsak mesec?
• Imate definirane naloge za začetek delegiranja?

Če ste na vsa ta vprašanja odgovorili pritrdilno, potem ste pripravljeni začeti postopek najema VA.

Kako najeti VA?

Medtem ko je virtualna pomoč odlična ideja za domače podjetje, je pridobitev virtualne pomoči ključnega pomena za lastnike domačih podjetij, da povečajo svoje prihodke in pospešijo rast. Kot lastnik domačega podjetja pride čas, ko je nemogoče narediti vse, vsaj dovolj dobro, da bi bilo uspešno in učinkovito.

Z najemom virtualnega asistenta boste sprostili čas, da se boste lahko osredotočili na svoje delo, na naloge, ki za vas prinašajo najboljše poslovne rezultate. Poleg tega mnogi virtualni pomočniki so boljši od vas pri nekaterih opravilih.

Dolgoročno je vedno hitreje in ceneje zaposliti dela, za katera niste usposobljeni.

Prvi korak pri zaposlovanju virtualnega pomočnika je, da naredite seznam nalog, ki jih želite oddati zunanjemu izvajalcu. Naredite izčrpen seznam in najprej določite dejavnosti, ki jih želite prenesti. Na primer, upravljanje e-pošte je dolgotrajno in dolgočasno, zato ga postavite na vrh seznama.

Ali pa vam morda tehnološke težave jemljejo preveč časa, lahko upravljanje spletnega mesta oddate zunanjim izvajalcem. Ali pa posodabljajte račune svojega podjetja.

Naslednji korak ugotavlja, koga naj zaposli. Obstaja veliko načinov za najem virtualnega pomočnika. Uporabite lahko storitev VA, ki jih najame in usposobi, nato pa vam dodelijo osebo glede na storitve, ki jih potrebujete.

Zadnja možnost je, da najamete nekoga v svoji mreži, ki ima reference. Čeprav lahko objavite oglas, v katerem iščete virtualnega pomočnika, vam bo iskanje tistega, ki že ima zaupanja vredne poverilnice, prihranilo čas in glavobole.

Seznam storitev, ki jih lahko nudijo virtualni pomočniki

kreativno pisanje

• Pišite objave v spletnem dnevniku
• Pišite e-knjige, knjige, glasila, e-poštne tokove itd.
• Pisanje ali urejanje avdio ali video prepisov.
• Pišite objave v družabnih medijih za Facebook, Twitter ali Instagram.
• Urejanje in pregledovanje objav v blogih, knjig, spletnih mest, glasil, receptov itd.
• Pripravite e-poštna sporočila za vaš e-poštni marketing
• Izdelava opisov izdelkov za spletne trgovine (trgovina / produktni vodja)
• Zbiranje / urejanje pričevanj.
• Itd ...

Administrator / vodstvo

• Storitev za stranke prek e-pošte, klepeta ali telefona.
• Sledite in odgovarjajte na e-pošto.
• Organizirajte poštne predale
• Upravljajte komentarje na spletnem dnevniku.
• Podpora za spletne seminarje v živo
• Upravljanje koledarja
• Ustvarite PowerPoint predstavitve
• Upravljanje zalog in zalog
• Dogovorite se za intervjuje
• Odgovorite na telefonske klice
• Ponovna uporaba vsebine (Primer: pretvorba videoposnetka v pisno objavo v spletnem dnevniku ali objave v spletnem dnevniku v objavo v družabnem omrežju)
• Pišite zapisnike videokonferenčnih sestankov
• Upravljajte uredniške koledarje spletnega dnevnika
• Naloge vključevanja strank, kot je odgovarjanje na e-pošto ter predložitev računov in pogodb
• Spremljanje potencialnih / trenutnih strank
• Predstavitev gostov
• Organizirajte potovanja
• Priprava obrazcev
• Ustvarjanje življenjepisa
• Zaposlovanje in usposabljanje novih članov ekipe
• Traduction
• Razmislite o objavah v spletnem dnevniku, izdelkih itd.

Opomba: Administrativna dela so med najbolj iskanimi storitvami. Pomoč lastnikom podjetij pri teh dnevnih opravilih sprosti njihov čas, da zaslužijo več denarja. Zelo dragoceno!

Grafično oblikovanje

• Ustvarjanje grafike za blog objave
• Urejanje fotografij
• Izdelava diapozitivov za spletne seminarje ali delavnice.
• Oblikovanje vizitk, letakov, logotipov, menijev, napisov itd.
• Iskanje slik za objave v spletnem dnevniku, knjige, družbena omrežja itd.
• Izdelava slogovnih vodnikov blagovnih znamk.
• Oblikovanje e-knjig ali datotek PDF za naročanje na novice

Opomba: Canva ima ogromno predlog in je preprosta za uporabo, če želite ustvarjati grafiko.

Socialni mediji

• Načrtovanje posodobitev družbenih medijev.
• Ustvarjanje in upravljanje računa Pinterest
• Ustvarite in upravljajte promovirane žebljičke
• Upravljajte Facebook skupine
• Ustvarjanje in upravljanje skupin LinkedIn
• Ustvarite ankete družbenih medijev
• Prilagodite urnike objavljanja.
• Ustvarjanje in upravljanje objav na Instagramu.
• Odgovarjajte na sporočila družbenih medijev.

Računsko knjigovodstvo

• Upravljanje plačil in fakturiranje.
• Obdelava naročil in vračil.
• Upravljanje zbirke
• Upravljanje plač
• Obračunavanje in računi.

Kako uporabljati ta seznam storitev virtualnega pomočnika?

Kot lahko vidite, obstaja veliko storitev, ki jih lahko ponudite kot virtualni pomočnik.

Glede na vrsto storitve, ki vas zanima, lahko združite paket povezanih storitev in prodajate kot paket storitev: zaračunana na projekt ali kot stalna mesečna storitev.

Če najdete nekaj, kar vas zanima, naredite več raziskav. Če vas po raziskavi še vedno zanima, ugotovite, kako lahko pridobite potrebna znanja, če jih še nimate.

Učite se lahko iz videoposnetkov YouTube, knjig na Amazonu ali tečajev, ki jih najdete na spletu.

In ne pozabite, samo zato, ker začnete s storitvijo, kot je VA, še ne pomeni, da boste to storitev ponujali do konca svojega življenja. Prosto lahko nadgradite ali dodate dodatne storitve.

Spretnosti, potrebne za virtualnega pomočnika

Številne veščine, ki jih potrebujete za virtualnega pomočnika, so enake tistim, ki jih potrebujete za administrativnega pomočnika ali tajnika. Na primer, imeti morate vrhunske organizacijske sposobnosti. Imeti morate tudi prijetno telefoniranje in veščine uporabe novih tehnologij.

Kot VA boste potrebovali tudi posebna znanja za samozaposlitev. Na primer, morali bi biti sposobni opravljati več nalog, še posebej, če žonglirate z več strankami.

Morate biti sposobni osredotočiti se na delo v domačem okolju. Prav tako potrebujete ustrezno opremo v domači pisarni.

Nekatera delovna mesta virtualnih pomočnikov zahtevajo dodatna znanja, vključno z oblikovanje spletnih strani, načrtovanje dogodkov, računovodstvo in še veliko več.

Iščete lahko delovna mesta virtualne pomoči, ki zahtevajo vaše posebne sposobnosti. Poleg posebnih veščin delodajalci pogosto iščejo kandidate z usposabljanjem in/ali pisarniškimi izkušnjami na nekaterih upravnih položajih.

Bistvene lastnosti virtualnega pomočnika

Zanesljivost

To je eden najpomembnejših, saj se zdi, da je na žalost najpogostejši. Številne stranke so mi povedale, da so bile razočarane nad VA, ki niso poročali o svojem napredku ali preprosto niso dosegli rezultatov.

To je popolnoma neopravičljivo in ne samo, da daje industriji virtualne pomoči slab glas, ampak mora naslednji poklicani virtualni asistent nositi sume in dvome stranke o učinkovitosti uporabe tovrstnih storitev.

Strokovnost je najpomembnejša v tej panogi, zato, če vas stranka pokliče, jo pokličite nazaj. Če prejmete e-pošto, morate odgovoriti! Ni nujno, da je takoj, mora pa biti vsaj naslednji dan.

Dobre komunikacijske sposobnosti

Od prve točke morate stranko obveščati o napredku svojega dela, zato določite, kako in kdaj jih posodobiti, ko postane stranka, in pred začetkom vsake nove naloge.

Če vas mora stranka nenehno loviti za posodobitvami, potem svojega dela ne opravljate pravilno.

Upravljanje s časom

Raziskave očitno pravijo, da bi se morali osredotočiti le na eno stvar, kar pa je neučinkovito za večopravilnost. Seveda se morate osredotočiti na zastavljeno nalogo, a delali boste tudi z več strankami; ki mislijo, da so vaša ena in najpomembnejša stranka.

Verjetno imate v enem dnevu veliko opravkov, zato načrtujte vnaprej. Načrtujte naloge, ko ste najbolj učinkoviti. Uporabite Google koledar in osebne predmete označite z eno barvo, delovne pa z drugo.

Če veste, da najbolje pišete zjutraj, poskusite sestanke načrtovati za pozno popoldne. Prav tako lahko vse svoje delovne naloge vnesete v svoj koledar (vključno s časom načrtovanja), da realno veste, ali imate čas narediti vse.

Vir

Pogosto boste prejeli e-poštna sporočila s tehničnimi vprašanji, ki bi jih zlahka našli z Googlom, ali spraševali, koliko stanejo vaše storitve, ko se sploh niso potrudili obiskati vaše spletne strani in/ali vaših družbenih omrežij.

Morali boste narediti veliko stvari, ki jih še nikoli niste storili, in le ugotoviti morate, kako to storiti. Pričakuje se, da bodo VA zagotavljali rešitve in reševali težave strank.

Če nimate sposobnosti rešiti težave in ugotoviti, kako nekaj narediti, potem ne boste dober VA.

Virtualni pomočnik ni Yoda, zato je nerealno domnevati, da bo zmogel vse. Morate pa znati raziskovati, da boste informacije našli sami. Dokler ste iskreni s svojo stranko glede obsega svojih sposobnosti, boste v redu.

Stranke tudi ne pričakujejo, da boste vedeli vse. Povejte jim, da še nikoli niste opravljali tega posebnega dela; vendar z veseljem ugotovite, kako in se k temu vrnete.

Nadaljujte z usposabljanjem, kjer lahko gledate videoposnetke YouTube, izmenjujete veščine z drugimi VA, postavljate vprašanja na forumih VA in na splošno sodelujete.

Poskušajte biti na tekočem s tem, kar se premika in spreminja, tako v vaši panogi kot v tehnološkem svetu. Odločite se za stvari, o katerih želite izvedeti več, nato raziščite.

Obvladovanje pričakovanj in izgradnja zaupanja

Ne samo, da morate vedeti, kaj počnete, ampak se morate tudi prepričati, da stranka ve, kaj počne. Pogosto stranka še nikoli ni delala z virtualnim asistentom, tako da, če ne ve, kaj lahko naredi in kako vse deluje, bo resno podvomila o vaši sposobnosti, da ji pomagate.

Nova stranka vas bo verjetno poiskala, da jo vodite skozi postopek, zato morate poznati in razložiti, kako delate. To večinoma pride z izkušnjami, vendar vadite svoj novi seznam vprašanj ali igro vlog; in celo prostovoljno delo za izvajalca, ki ga poznate, tako da lahko dobite izjavo in poskusite, če vas to skrbi.

Delajte sami

Zdi se, da je precej običajno, da se samostojni podjetniki počutijo osamljene, kar me preseneča, saj sem popolnoma srečen, ko delam sam, in nikoli si nisem mislil, da bodo nekateri ljudje pogrešali druge.

Seveda, včasih uporabljam co-working prostore, drugič pa delam v kavarnah, vendar je treba upoštevati, da sem ves teden sam.

Če imate izkušnje z virtualno pomočjo, mi ne pozabite pustiti komentarja. Vendar vas ne morem zapustiti brez predstavitve tega vrhunskega usposabljanja o osebnih financah.