Controle os custos do projeto para maior lucratividade

O controle de custos desempenha um papel vital em qualquer estratégia financeira. Como você se mantém dentro do orçamento quando está acompanhando as finanças do seu projeto? Assim como na elaboração de um orçamento pessoal, várias opções estão à sua disposição: classificar despesas, determinar os itens mais caros e encontrar soluções para limitar despesas em cada área. Após realizar todas essas ações, você poderá controlar o orçamento, para analisar sua lucratividade e aumentar os lucros.

Os princípios básicos de controle de custos são os mesmos para todos os orçamentos, sejam corporativos ou pessoais. Neste artigo, Finance de Demain Consulting Explica o conceito de controle de custos e como ele se encaixa em um sistema de gerenciamento de custos maior.

O que é controle de custos?

O controle de custos é um princípio de identificação e redução de despesas que visa aumentar os lucros da empresa. Pode ser realizado no nível do projeto ou em toda a empresa.

Neste caso, nos concentraremos na aplicação do processo de controle de custos no âmbito de um projeto ou grupo de projetos.

Como gerente de projeto, o controle de custos servirá para monitorar seu plano de gerenciamento de recursos e reagir a estouros de orçamento.

Se você ultrapassar o orçamento do seu projeto, uma ferramenta de relatório também pode ser útil. Suponha que o designer freelance que você contratou para um novo projeto demorou muito mais do que o esperado para editar as imagens.

Depois de identificar esse custo adicional, você pode decidir contratar um designer interno para seu próximo projeto para reduzir custos e ganhar eficiência.

Como o controle de custos pode fazer a diferença?

Sua equipe não está cumprindo o escopo ou o orçamento do projeto? É aqui que o controle de custos se torna importante. Mesmo se você estiver dentro do orçamento, controlar os custos pode ajudá-lo a reduzi-lo ainda mais e aumentar a receita ao longo do caminho.

Esse processo fornece informações sobre os gastos gerais da empresa: destaca as áreas mais caras e identifica ainda mais os gastos em cada uma dessas áreas.

Como primeiro passo, o controle de custos pode ser aplicado ao projeto com o objetivo de reduzir custos nessa escala e, assim, potencialmente aumentar os lucros da empresa.

O que são técnicas de controle de custos?

Inicialmente, o controle de custos pode ocorrer em níveis superiores do negócio, mas geralmente ocorre no nível do projeto. É neste nível que você pode avaliar os custos reais por projeto e gerenciá-los de forma eficaz.

Aqui estão os cinco passos a seguir para controlar melhor os custos de um projeto:

1. Planeje seu orçamento

Primeiro, você precisa planejar seu orçamento para obter uma estimativa de custo detalhada e alocar recursos de maneira eficaz. O desenvolvimento de um plano de projeto detalhado reduzirá as variações de custo, que são a diferença entre o orçamento original e as despesas reais.

Inclua no seu plano de orçamento:

• O número de membros da equipe necessários para o projeto
• Uma estimativa do tempo necessário para concluir o projeto
• Materiais necessários para o projeto

Ao calcular o tempo e os materiais necessários para o projeto, mantenha um pouco de folga em seu orçamento. O inesperado não é incomum e pode ser necessário estender o cronograma do projeto ou solicitar recursos adicionais.

2. Monitore todas as despesas

O segundo passo no controle de custos do projeto é monitorar o andamento das despesas do projeto. Você poderá tomar ações corretivas mais facilmente se notar variações de custo em tempo real.

No final do projeto, será tarde demais, o dinheiro será gasto. Neste ponto, tudo o que você precisa fazer é aprender com isso para evitar que essa situação se repita no futuro.

Para monitorar efetivamente suas despesas durante um projeto, defina os marcos do projeto. A cada marco, você pode analisar seus gastos e garantir que o escopo do projeto seja respeitado. E se você notar excessos de custo em um determinado marco, poderá encontrar uma solução para reduzi-los posteriormente no projeto.

3. Use sistemas de controle de mudanças

É essencial definir objetivos claros durante a fase de planejamento do projeto. Para garantir que você atinja essas metas, pode ser necessário um processo de controle de alterações.

O controle de mudanças é um conjunto de etapas que regem todas as mudanças feitas pelas partes interessadas durante um projeto. Ele permite que você evite o desvio de objetivos, preparando-o para mudanças assim que elas aparecem e, assim, adaptando o projeto de acordo.

4. As etapas de um processo de controle

preparação

O processo de controle de mudanças começa quando uma parte interessada solicita uma mudança no projeto. A solicitação pode variar: pode ser a extensão de prazos ou novas entregas de projetos.

L'évaluation

O gerente de projeto ou chefe de departamento verifica a solicitação de informações básicas, como os recursos necessários, o impacto da solicitação e os destinatários da solicitação. Após a avaliação inicial, a solicitação de mudança segue para a fase de análise.

L'analyse

Durante a fase de análise, o gerente de projeto relevante aprova ou rejeita a solicitação. Em alguns casos, um comitê de controle de mudanças pode ser estabelecido para controlar a aprovação das mudanças. O gerente de projeto aprova ou nega a solicitação e notifica a equipe.

Dependendo do tamanho do projeto, o gerente de projeto também pode registrar a alteração em um log de alterações para garantir que todas as partes interessadas do projeto recebam as informações.

Implementação

A implementação de uma mudança pode variar dependendo do estágio do projeto, mas geralmente envolve a atualização do cronograma e das entregas, bem como a informação à equipe do projeto.

Você deve avaliar o escopo do projeto e verificar se a alteração do cronograma não terá grandes impactos nos objetivos planejados.

A cerca

Depois de documentar, divulgar e implementar a solicitação, você pode passar para a fase de fechamento. É recomendável que você tenha um plano formal de encerramento para que todos os membros da equipe possam acessar e consultar essas informações no futuro.

Ao analisar eficazmente as alterações nos seus projetos, o controle de custos deve ocorrer naturalmente.

Prever com precisão o orçamento e o sucesso de um projeto envolve manter uma gestão consciente do início ao fim. Acontecimentos imprevistos ao longo do caminho são inevitáveis, mas o estabelecimento de certos sistemas ajuda a prevenir esses desvios.

4. Gerencie seu tempo

A gestão do tempo é parte integrante do controle de custos: quando a duração total de um projeto aumenta, o custo total do projeto também aumenta. Para não exceder o orçamento alocado, você deve, acima de tudo, respeitar o cronograma do projeto.

Adote estratégias de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade e ajudar os membros da equipe a concluir o trabalho no prazo e dentro do orçamento.

Aqui estão algumas dicas de gerenciamento de tempo:

Timeboxing

Timeboxing é uma estratégia de gerenciamento de tempo orientada a objetivos que envolve a conclusão de tarefas dentro de um " bloco de tempo ".

Por exemplo, se precisar escrever uma postagem de blog, você pode criar um bloco de duas horas para delineá-la. Então, após uma pausa, você pode voltar para outro bloco de três horas para fazer um primeiro rascunho.

Bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo é semelhante ao timeboxing, mas em vez de definir uma certa quantidade de tempo para cada tarefa individual, você bloqueará períodos específicos de seu calendário para trabalhos relacionados.

O Método Pomodoro

Assim como o timeboxing e o bloqueio de tempo, a técnica Pomodoro ajuda você a concluir suas tarefas em um curto período de tempo e a fazer pausas entre as sessões de trabalho.

Por exemplo, trabalhe por 25 minutos e faça uma pausa de cinco minutos quatro vezes. Então, após a quarta sessão de trabalho, faça uma pausa mais longa 20 ou 30 minutoss.

engolir o sapo

SDe acordo com uma famosa citação de Mark Twain: “Se você tiver que engolir um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã”. A estratégia de gerenciamento de tempo “eat the frog” é inspirado nessas palavras e incentiva você a cuidar primeiro de tarefas importantes ou complexas, antes de trabalhar em tarefas menos importantes ou menos urgentes.

O Princípio de Pareto

Ainda chamado de regra 80-20 Este princípio assenta numa regra fundamental: dedicamos 20% do nosso tempo a realizar 80% do trabalho. Concretamente, ser capaz de processar esses 80% das tarefas com rapidez suficiente, portanto, nos deixa mais tempo durante o dia de trabalho para cuidar dos 20% restantes, o que nos levará 80% do tempo.

Fazer as coisas (GTD)

Inventado por David Allen no início dos anos 2000, o método “ Getting Things Done » ou “Fazer as coisas” em francês, recomenda fazer previamente uma lista de tarefas planejadas por escrito. Uma vez livre destas considerações, em vez de depender de ferramentas de gestão do trabalho, você será capaz de agir sem ter que descobrir o que fazer.

Pode parecer contra-intuitivo focar na produtividade como parte do controle de custos, mas o desempenho do projeto é a base do fluxo de caixa.

Se sua equipe não for produtiva, você não cumprirá os prazos do projeto, e o não cumprimento dos prazos gera custos adicionais. Logicamente, se o seu projeto custa mais, o fluxo de caixa da sua empresa diminui. 

5. Rastreie o valor agregado

Rastrear seu valor agregado pode ajudá-lo a prever o resultado financeiro de um projeto. Este método de controle de custos requer conhecimento de contabilidade de custos. Ele pode ajudá-lo a detectar o início de custos variáveis ​​e, portanto, evitar variações em projetos futuros.

O valor agregado é a quantidade de tarefas realmente concluídas em um projeto. Para acompanhar o valor agregado e ver se você está dentro do cronograma, você precisa multiplicar a porcentagem de tarefas concluídas pelo orçamento do projeto.

Etapas para rastrear o valor agregado

Para rastrear o valor ganho, siga estas etapas:

Etapa 1: determinar o grau de conclusão de cada tarefa como uma porcentagem.

Etapa 2: definir o valor planejado (Valor planejado ou PV) ou o custo orçado do trabalho planejado. Este é o orçamento autorizado para realizar o trabalho planejado.

Etapa 3: determinar o valor ganho (EValor adquirido ou EV), ou o custo orçamentado do trabalho executado. Esta é a quantidade de trabalho realmente concluída.

Etapa 4: estabelecer o custo real (Custo Real ou AC), que representa o custo real do trabalho realizado. São despesas relativas a trabalhos já realizados.

Etapa 5: calcular variações de custo (Variação de custo ou CV) subtraindo o valor ganho do custo real (CV = EV – AC).

Etapa 6: compilar os resultados.

Nas três primeiras etapas, você precisa coletar informações de custo do seu projeto, enquanto nas três últimas, você precisa realizar cálculos e análises. As variações de custo representam o status de custo do seu projeto.

Quando você controla os custos, seu currículo é a métrica que determina se o seu projeto está dentro do orçamento. A CV negativo significa que o projeto ultrapassou o orçamento.

Você deve controlar custos ou gerenciar custos?

É comum confundir controle de custos com gerenciamento de custos. Estes são dois termos distintos que precisam ser definidos e entendidos corretamente. O controle de custos é um subprocesso dentro do sistema maior de gerenciamento de custos.

Enquanto o controle de custos trata de identificar despesas e reduzi-las para aumentar os lucros, o gerenciamento de custos é o processo geral de estimar, orçar e controlar os custos de um projeto.

Sua empresa provavelmente tem muitos funcionários envolvidos no gerenciamento de custos. Dependendo do tamanho de sua equipe, pessoas diferentes podem trabalhar no planejamento e orçamento de recursos.

Para um controle de custos eficaz, as equipes precisam monitorar os gastos em diferentes níveis do negócio para dar atenção suficiente a cada parte do orçamento empresarial e analisá-lo minuciosamente.

Use o controle de custos para rastrear e reduzir as despesas do seu projeto

O rastreamento de dados de custo para reduzir os gastos do projeto é um processo tedioso, mas o gerenciamento de custos tem um impacto direto na lucratividade.

Para uma gestão eficaz dos custos, crie um dashboard personalizável para ter toda a informação ao seu alcance. Essa automação permitirá que você faça malabarismos entre o gerenciamento de projetos e o controle de custos, tudo em um só lugar.

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