Faze projektnega načrta, ki zagotavljajo uspeh projekta

Projektni načrt je vrhunec skrbnega načrtovanja vodje projekta. Je glavni dokument, ki usmerja napredek projekta. To je vodnik za vodjo projekta.

Čeprav se projektni načrti razlikujejo od podjetja do podjetja, obstaja deset korakov, ki jih nujno mora vsebovati projektni načrt, da se izognete zmedi in prisilni improvizaciji v fazi izvajanja projekta.

V tem članku je Predstavljam vam svoj nasvet, ki vam bo pomagal pri pravilnem pisanju načrta projekta. Če želite uspešno izvesti svoj projekt, mora vaš projektni načrt nujno vsebovati naslednje elemente:

1. Cilji projekta

Cilji projekta so opredeljeni v projektni listini. Vendar jih je treba vključiti tudi v projektni načrt, da bi dodatno pojasnili cilje projekta. Ne glede na to, ali se vodja projekta odloči vključiti cilje v načrt projekta, je pomembno ohraniti jasno povezavo med projektna listina – prvi ključni dokument projekta – in drugi ključni dokument projekta, njegov projektni načrt.

2. Obseg projekta

Tako kot cilji projekta je tudi obseg opredeljen v listini in ga mora vodja projekta v načrtu projekta še natančneje določiti. Z opredelitvijo obsega lahko vodja projekta začne prikazovati, kako bo izgledal cilj projekta.

Če obseg ni opredeljen, se lahko razširi skozi celoten projekt. To vodi do prekoračitev stroškov in zamude rokov.

Članek za branje: Kako voditi uspešno podjetje?

Na primer, če vodite marketinško ekipo pri ustvarjanju brošure za proizvodno linijo podjetja, bi morali navesti število strani in navesti primere, kako bo videti končni izdelek.

Za nekatere člane skupine lahko brošura pomeni dve strani, medtem ko se drugim morda zdi dovolj deset strani. Določitev obsega lahko celotno ekipo postavi na isto stran od samega začetka.

3. Mejniki in glavni rezultati

Glavni dosežki projekta se imenujejo mejniki, glavni rezultati dela pa glavni rezultati. Oba predstavljata glavne komponente dela na projektu. Projektni načrt mora identificirati te elemente, jih definirati in določiti časovne okvire za njihovo dokončanje.

Če se organizacija loteva projekta za razvoj nove programske opreme, so lahko glavni rezultati končni seznam poslovnih zahtev in načini njihove implementacije.

Potem bi lahko projekt imel mejnike za dokončanje načrtovanja, testiranje sistema, testiranje sprejemljivosti za uporabnike in datum uvedbe programske opreme. Ti mejniki so povezani z delovnimi izdelki, vendar se nanašajo bolj na procese kot na same izdelke.

Članek za branje: Mesto digitalnega marketinga v poslu

Ni nujno, da so mejniki in ključni dobavni roki natančni datumi, vendar natančnejši, tem bolje. Natančni datumi pomagajo vodjem projektov natančneje razčleniti delovne strukture.

V tej fazi načrta boste ustvarili mejnike, tako da boste lahko vzeli velike rezultate ali rezultate na visoki ravni in jih razdelili na manjše rezultate, ki jih je mogoče opisati v naslednji fazi.

4. Struktura razdelitve dela

Struktura razčlenitve dela razdeli mejnike in glavne rezultate projekta na manjše dele, tako da se lahko ena oseba dodeli odgovornosti za vsak vidik.

Pri razvoju te strukture vodja projekta upošteva številne dejavnike, kot so prednosti in slabosti članov projektne skupine, soodvisnosti med nalogami, razpoložljivi viri in splošni rok projekta.

Projektni vodje so na koncu odgovorni za uspeh projekta, vendar dela ne morejo opraviti sami. Struktura razčlenitve je orodje, ki ga vodja projekta uporablja za zagotavljanje odgovornosti za projekt.

Članek za branje: Tukaj je 14 nasvetov za hitro obogatitev

To orodje tudi pove zainteresiranim stranem projekta, kdo je za kaj odgovoren. Če je vodja projekta zaskrbljen zaradi naloge, točno ve, s kom se mora srečati glede te skrbi.

5. Naložbeni proračun

Proračun projekta prikazuje, koliko denarja je dodeljenega za dokončanje projekta. Vodja projekta je odgovoren za ustrezno razporeditev teh sredstev.

Pri projektu, ki ima dobavitelje, vodja projekta zagotavlja, da so dobavni izdelki dokončani v skladu s pogodbenimi pogoji, pri čemer je še posebej pozoren na kakovost. Nekateri proračuni projektov so povezani z načrtom človeških virov.

Pomembno je določiti stroške vsakega koraka tako, da pogledate potreben čas in stroške dela, potrebnega za dokončanje nalog. Stroški projekta so povezani s trajanjem projekta, ki se zmanjša na obseg projekta. Obseg, mejniki, naloge in proračun morajo biti usklajeni in realni.

6. Kadrovski načrt

Načrt človeških virov prikazuje, kako bo projekt zaposlovan. Določa, kdo bo del projektne skupine in koliko časa se mora vsaka oseba posvetiti.

Pri razvoju tega načrta se vodja projekta pogaja s člani ekipe in njihovimi nadzorniki, koliko časa lahko vsak član ekipe posveti projektu. Če je za svetovanje pri projektu potrebno dodatno osebje, ki pa je del projektne skupine, je to prav tako dokumentirano v kadrovskem načrtu. Ponovno se posvetuje z ustreznimi nadzorniki.

7. Načrt obvladovanja tveganj

Pri izvajanju projekta gre lahko marsikaj narobe. Čeprav je težko predvideti vsako morebitno katastrofo ali manjši incident, je mogoče predvideti številne pasti. Vodja projekta v načrtu obvladovanja tveganj opredeli vsa tveganja projekta. Določa tudi verjetnost pojava teh scenarijev in strategije za njihovo ublažitev.

Pri oblikovanju tega načrta lahko vodja projekta zaprosi za mnenje sponzorja projekta ali njegovo projektno skupino.

Za tveganja, ki se bodo verjetno pojavila ali so z njimi povezani visoki stroški, so vzpostavljene strategije ublažitve. Tveganja, za katera je malo verjetno, da se bodo pojavila, in tista, ki imajo nizke stroške, so navedena v načrtu, tudi če nimajo strategij za ublažitev.

8. Komunikacijski načrt

Komunikacijski načrt opisuje, kako bo projekt posredovan različnim občinstvom. Podobno kot struktura razčlenitve dela tudi komunikacijski načrt dodeli odgovornost za dokončanje vsake komponente članu projektne skupine.

V tem koraku je pomembno opisati, kako se bodo težave komunicirale in reševale znotraj ekipe. Določiti je treba tudi pogostost komunikacije z ekipo in deležniki. Vsako sporočilo ima ciljno publiko. Vodjem projektov pomaga zagotoviti, da prave informacije pridejo do pravih ljudi ob pravem času.

Članek za branje: 1 finančnih nasvetov za mladoporočenca

9. Načrt upravljanja deležnikov

Načrt upravljanja deležnikov določa, kako bodo deležniki uporabljeni v projektu. Včasih morajo zainteresirane strani le prejeti informacije. To se lahko upošteva v komunikacijskem načrtu.

10. Načrt upravljanja sprememb

Načrt upravljanja sprememb vzpostavlja okvir za spreminjanje projekta. Čeprav se vodje projektov ponavadi želijo izogniti spremembam projekta, so te včasih neizogibne.

Načrt upravljanja sprememb zagotavlja protokole in postopke za izvajanje sprememb. Za odgovornost in preglednost je bistveno, da sponzorji projekta, vodje projektov in člani projektne skupine sledijo načrtu upravljanja sprememb.

V povzetku….

Projektni načrt je pomemben dokument za uspeh projekta. Služi kot kompas pri vodenju projekta od začetka do konca. Zato zahteva aktivno sodelovanje vseh zainteresiranih strani, da bi se dogovorili o različnih točkah. Pomembno je tudi, da si vzamete ves čas, ki je potreben za njegovo opredelitev.

Največje tveganje pri slabo definiranem načrtu je, da ste izpostavljeni sporom, ki jih je treba rešiti glede nesoglasij, ki niso bila oblikovana.

Vabim vas, da svoja mnenja in izkušnje delite v komentarjih.